Документооборот в туризме

Туроператор формирует турпродукт исходя из конъюнктуры рынка или по заданию туриста (иного заказчика). При этом для бронирования у поставщиков услуг, входящих в турпродукт, обычно

используется заявка на бронирование. Она составляется в произвольной форме, но, как правило, в ней указываются:

— наименование турфирмы и ее данные;

— наименование поставщика услуг и его данные;

— наименование документа (заявка на бронирование), его дата и номер;

— вид бронируемой услуги, сроки ее оказания и условия, класс обслуживания, количество человек в

группе и личные данные каждого туриста, дополнительные условия.

Заявка заверяется подписью уполномоченного лица турфирмы и печатью.

Одним из основных и наиболее распространенных видов документов, регламентирующих процесс создания турпродукта, является договор. Договор - это документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон по установлению, изменению и прекращению гражданских прав и обязанностей.

В ГК РФ не закреплено четких правил оформления договора, но сказано, что он должен оформляться в простой письменной форме, которая подразумевает собой составление письменного документа, выражающего сущность и содержание договора (ст. 160 ГК РФ). В некоторых случаях договор может заключаться в устной форме, может быть заменен распиской либо подлежать государственной регистрации и нотариальному заверению.

Договор содержит следующие реквизиты:

- наименование вида документа;

- дату;

- регистрационный номер;

- место составление документа;

- текст;

- справочные данные сторон;

- подписи должностных лиц каждой из сторон;

- визы согласования.

Содержание текста договора делится на разделы и включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; условия возмещения вреда (возможных убытков); срок действия договора. Раздел о взаимных обязательствах сторон является основным и четко, однозначно регламентирует взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.

Договор о предоставлении туристских услуг - это основной документ, юридически подтверждающий факт коммерческой сделки между туристом и туристической фирмой. Этот договор являются договором присоединения. Он оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит набор реквизитов, характерный для договора.

Текст договора о предоставлении туристских услуг разделен на пункты, имеющие заголовок и нумеруемые арабскими цифрами:

1. Заказ и подтверждение тура.

2. Стоимость и порядок оплаты турпродукта.

3. Изменение условий договора.

4. Ответственность сторон.

5. Разрешение споров.

6. Страховка.

Договор составляется в двух экземплярах: один отдается туристу, другой остается в турфирме.

Туристская путевка - это документ, содержащий условия путешествия, подтверждающий факт передачи туристского продукта, факт оплаты туристом полной стоимости тура, указанной в договоре, и гарантии организации определенных условий тура со стороны туроператора. Она представляет собой бланк строгой отчетности, утвержденный Приказом Минфина России от 09.07.2007 N 60н. Туристская путевка оформляется после подписания договора о предоставлении туристических услуг и имеет следующие реквизиты.

- указание на форму путевки;

- гриф утверждения;

- наименование организации-продавца;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- регистрационный номер;

- дату;

- текст, который включает в себя следующую информацию: сведения о заказчике туристского продукта и о туристе; вид туристского продукта (путешествия), единица измерения туристского продукта (путешествия), общая цена туристского продукта;

- подписи сторон;

- печать.

При заполнении туристической путевки в поле "Туроператор/Турагент" указываются данные как агента, так и оператора, при этом неважно, от чьего имени действует агент (своего или туроператора). Такой подход соответствует тем принципам, которые сформулированы в ст. ст. 10, 10.1 Закона об основах туристской деятельности: турист всегда должен знать, кто сформировал турпродукт, а значит, кто несет ответственность за оказание всех услуг, включенных в него.

Туристский ваучер - это документ, гарантирующий получение туристом оплаченных туристических услуг во время отдыха, который предназначен только для предоставления поставщикам туристических услуг и внутреннего учета и отчетности туроператора.

Субъекты туристической деятельности при оказании услуг в области международного и внутреннего туризма должны использовать единый бланк туристского ваучера и приложения к нему, который содержит следующие реквизиты:

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер;

- текст, который включает информацию об отеле, об оплаченных туристами туристских услугах, о сроках поездки и т.д.

- подпись;

- печать.

На основании туристского ваучера осуществляется урегулирование взаиморасчетов между туроператором или турагентом, направляющим туриста, и туроператором по приему или лицами, предоставившими конкретные услуги.

Ваучер является официальным документом, который направляющая фирма выдает туристам - индивидуалам или руководителю группы как подтверждение их права получить от принимающей фирмы перечисленные в нем услуги. По прибытии туриста (туристов) в пункт прибытия ваучер передается принимающей стороне.

Как правило, туристский ваучер используется на рынке международного туризма, где выполняет, по существу, функции туристической путевки.

Информационный листок (памятка) - это документ, призванный донести до туриста сведения об условиях предстоящей поездки, который является гарантией того, что турист ознакомлен со всей информацией о туре. Он оформляется в двух экземплярах и содержит общую информацию о стране или курорте, на который направляется турист, сведения о транспорте, которым можно добраться до места отдыха, краткое изложение правил пересечения границы, о перелете, о возможных угрозах жизни и здоровью и т.д.

Так же туроператор выдает турагенту акты выполненных работ, счета-фактуры, и пр.