Раздел 2 10 страница

Архивная справка — это вид информационного документа, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение о наличии в документах архива сведений, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных этих документов, например:

Архивная справка

В похозяйственных книгах д. Селютичи Грабовского сельсовета Петриковского района за 1946—1949 гг. значится колхозница колхоза “Власть Советов” Васильева Вера Титовна, 1920 года рождения.

Основание: филиал Госархива Гомельской области в г. Мозыре, ф. 832, оп. 1, д. 22, л. 105.

Директор архива В.В. Сидоров

Зав. отделом
научного использования
документов Н.К. Петрова

Архивная справка составляется по установленной форме на бланке государственного архива с обозначением названия документа “Архивная справка” (приложение 19). Она должна содержать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по рассматриваемому запросу или заявлению. Не относящиеся к запросу (заявлению) сведения в нее не включаются. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, содержащиеся в документах. При этом информация дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются, например:

Приказом № 169а по Минскому пединституту им. А.М. Горького от 26 августа 1951 г. Зябко Нина Макаровна зачислена на первый курс физико-математического факультета.

Приказом № 65 по Минскому пединституту им А.М. Горького от 21 апреля 1955 г. студентка четвертого курса Зябко Нина Макаровна отчислена из института.

Основание: Национальный архив, ф. 746, оп. 4, д. 36, л. 363, 369; д. 59, л. 168—169.

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица и фактов, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении (например, несовпадение в написании имени или отчества, года рождения, должности и т.д.).

В справке сведения даются так, как они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки (“так в документах”). Отмечаются также отсутствие и сокращенное написание имени или отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.

В справках о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводятся точное название должности, в которой работал заявитель, и годы работы.

Размер заработной платы в справках дается в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который наводится справка.

В справках об образовании при отсутствии в докумен­тах сведений об окончании заявителем учебного заведения сообщаются сведения, в каком классе или на каком курсе он учился.

Архивные справки подписываются руководством архива и заведующим отделом использования документов и заверяются гербовой печатью.

Разъяснения по существу обнаруженных в документах сведений, пояснения к документам, внушающим сомнения в их достоверности, причины выдачи неполной справки и т.п. сообщаются в сопроводительном письме, направляемом вместе с архивной справкой учреждению или гражданину.

При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений составляется отрицательный ответ на фирменном бланке архива, но без надписи “Архивная справка”. В нем указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда еще следует обратиться за справкой по данному вопросу, например:

В частично сохранившихся документах архива сведений о пребывании Воронина Владимира Алек­сеевича, 1935 года рождения, уроженца д. Ма­лодуша Хойникского района, в немецком концлагере “Озаричи” не обнаружено.

Рекомендуем обратиться в Государственный архив Российской Федерации: 119817, г. Москва, ул. Б.Пироговская, 17.

Отрицательные ответы не заверяются гербовой печатью.

По итогам рассмотрения запросов учреждений и заявлений граждан выдаются также архивные копии или выписки из документов.

Архивная копия — это дословное воспроизведение различными средствами (машинопись, фото, электрография и др.) всего текста документа, официально заверенное архивом.

Архивная выписка — это дословное воспроизведение части документов, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

В архивной выписке извлечениями из текста должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу или заявлению, причем связанность содержания и точный смысл каждого извлечения не должен нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

Для архивных копий и выписок делаются соответственно названия “Архивная копия”, “Архивная выписка”, в конце после текста или на обороте указываются поисковые данные. Они заверяются руководством архива и гербовой печатью.

При исполнении запросов социально-правового характера допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям, с разрешения руководства архива, подлинных личных документов: аттестатов, дипломов, свидетельств и других, кроме паспортов, воинских книжек. На место изъятого личного документа вкладывается копия документа и делается соответствующая отметка.

Все поступающие запросы учреждений и заявлений граждан регистрируются.

§ 6. Выдача архивных документов
во временное пользование учреждениям

Одной из форм информационного обслуживания является предоставление учреждениям документов во временное пользование для выполнения служебных заданий, организации выставок и т.п. Чаще всего в подобных случаях учреждения обращаются к своим же документам, переданным на госу­дарственное хранение.

Дела во временное пользование выдаются на основании письменного запроса учреждения, в котором обосновывается необходимость получения материалов, номера запрашиваемых дел и фамилия лица, которому доверяется их получение.

Передача архивных документов во временное пользование оформляется специальным актом, который подписывается руководителями архива и учреждения. Он заверяется гербовыми печатями обоих учреждений. Срок выдачи дел во временное пользование не должен превышать трех месяцев. При необходимости его продления архиву направляется письмо, в котором обосновывается причина продления срока.

Строгое соблюдение всех требований архива — обязательное условие получения учреждением документов во временное пользование.

Характеристика вышеприведенных форм использования до­ку­ментов не исчерпывает всех форм научно-инфор­мационной деятельности. Они весьма многообразны. Инициатива архивистов и растущие потребности общества в ретроспективной информации рождают новые формы.

Глава 16

Организация работы
архивных учреждений

§ 1. Государственная архивная
служба Беларуси

Для формирования, хранения и использования документов НАФ РБ создана система архивных учреждений.

Государственная архивная служба представляет собой субординационно построенную и функционально разграниченную систему органов управления архивным делом и подведомственную им сеть архивных учреждений.

В Беларуси Государственную архивную службу возглавляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. Он обеспечивает охрану прав и интересов республики в области архивного дела, генеалогии, геральдической службы, организации делопроизводства в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности и видов хозяйственной деятельности; осуществляет межотраслевую координацию работы государственных и ведомственных архивов, контролирует выполнение архивного законодательства Республики Беларусь, организует деятельность архивных учреждений.

Для руководства развитием архивного дела на местах созданы отделы по архивам и делопроизводству облисполкомов. Их задачами являются анализ состояния и регулирование развития архивного дела в области, управление государственными архивами области и обеспечение их деятельности; контроль за исполнением законодательных и нормативных актов по архивному делу и делопроизводству; координация деятельности пред­приятий, учреждений и организаций в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание им организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании системы делопроизводства и унифицированных систем документации; взаимодействие по этим вопросам с органами местного управления и самоуправления, ведение государственного учета документов НАФ на территории области; обеспечение участия архивной службы в создании и использовании государственных символов и наград.

Главным звеном Государственной архивной службы являются государственные архивы.

Государственный архив — это учреждение, осуществляющее прием, постоянное хранение и использование документов в интересах пользователей.

Его основные задачи:

— комплектование документами НАФ;

— обеспечение сохранности и государственный учет документов НАФ;

— информационное обеспечение органов государственной власти, граждан, научной общественности, использование и публикация документов, создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных о документах архива;

— ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии и других специальных исторических дисциплин. Государственные архивы создаются по решению Администрации Президента Беларуси, местных исполнительных и распорядительных органов. Каждый из них действует на основании утвержденного положения, в котором определяются его профиль и состав хранимых документов, задачи, функции и права. Структура архива разрабатывается на базе типовой структуры архивных учреждений с учетом профиля архива и состава содержащихся в нем документов. Как правило, в архивах отделы создаются по направлениям работы: отдел обеспечения сохранности документов и фондов; отдел информационно-поисковых систем; отдел комплектования НАФ, ведомственных архивов и делопроизводства; отдел использования документов НАФ и др.

Структурные подразделения в своей работе руководствуются утвержденными директором архива положениями о них.

На все должности, имеющиеся в госархиве согласно штатному расписанию (за исключением директора, его заместителя и обслуживающего персонала), составляются должностные инструкции, регламентирующие обязанности работников.

Для коллегиального обсуждения основных производственных проблем, вопросов контроля и проверки исполнения, подбора и использования кадров в госархиве создается совещательный орган — дирекция.

Работа государственных архивов строится на плановой основе. Разработка годовых планов осуществляется в соответствии с директивными указаниями Белкомархива и учетом задач, решаемых архивами в планируемый период.

Наряду с годовым планом работы архива каждое структурное подразделение имеет свой годовой план. На их базе руководители подразделений составляют квартальные и месячные планы, а также месячные планы для сотрудников.

Отчетность, как и планирование, является одной из главных функций управления, от постановки которой зависит организация работы госархива, ее эффективность.

Основа отчетности в архивных учреждениях — индивидуальные дневники учета труда сотрудников. По ним определяется ежедневное выполнение плановых заданий, действующих норм выработки, процент выполнения плана и состояния производительности труда.

С использованием данных индивидуальных дневников готовится отчетность структурных подразделений, которая в свою очередь обеспечивает материалом общеархивную отчетность.

Архивы отчитываются о выполнении плановых заданий перед вышестоящими архивными органами раз в год.

Кроме того, в них для учета рабочего времени работников ведутся табели учета рабочего времени. Они обеспечивают контроль за использованием рабочего времени, состоянием трудовой дисциплины, помогают при начислении заработной платы.

В архивных учреждениях осуществляется контроль за выполнением плановых заданий и качеством работы. Практикуется ежеквартальное заслушивание итогов работы на дирекциях архивов, проводятся проверки работы структурных подразделений и сотрудников.

§ 2. Научно-исследовательская работа
архивных учреждений

Для развития и совершенствования на научной основе архивного дела архивные учреждения ведут научно-исследовательскую работу (НИР). НИР — это осуществление научных исследований в целях получения теоретических, методических и практических разработок. Она ведется в области архивоведения, археографии, документоведения, специальных исторических дисциплин и научно-информационной деятельности госархивов.

Научные исследования архивных учреждений подразделяются на теоретические (фундаментальные), прикладные и научные разработки.

Теоретические исследования направлены на разработку научных теорий, получение систематизированных сведений по определенной научной проблематике. Они создают теоретическую базу для дальнейшего развертывания НИР. Крупнейшим достижением, имевшим важное значение для архивов, явилась, например, разработка ВНИИДАД теории экспертизы ценности документов.

Прикладные исследования — это применение имеющихся теоретических знаний и опыта работы для принципиального решения определенных практических задач. Они способствуют выработке рекомендаций о целесообразности, возможностях и путях использования полученных новых знаний в практической деятельности архивных учреждений. В результате прикладных исследований могут быть разработаны принципиальные методы работы в определенном направлении или технологические процессы; обосновано применение новой техники и технологии; получены экспериментальные данные по применению конкретного метода работы.

Примером прикладного исследования могут служить “Методические рекомендации по дифференцированному подходу к описанию документальных материалов” (М., 1968).

Научные разработки — это последняя стадия НИР, обеспечивающая возможность использования полученных результатов прикладных исследований для практических нужд архивов. К ним относятся методические пособия общего характера и нормативные документы. В качестве примера можно назвать “Основные правила работы государственных архивов СССР”, подготовленные Главархивом СССР в 1983 г.

Поскольку научные разработки носят общий характер, обычно они требуют дальнейшего, более конкретного раскрытия своих положений применительно к определенным условиям работы, конкретным фондам и документам, т.е. создания методических пособий узко прикладного характера. Но это уже задача не научно-исследовательской, а методической работы.

Государственные архивы, как правило, выступают соразработчиками НИР. Головными организациями в настоящее время являются Белкомархив и Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.

Они отвечают за разработку темы в целом, готовят организационно-методические документы, координируют работу исполнителей, оказывают им методическую помощь, контролируют ход подготовки первичных материалов, обобщают и оформляют итоговые документы по теме, составляют научный отчет.

Госархив-соразработчик ведет в соответствии с программой исследования разработку части темы, готовит по ней исходные материалы, участвует в рецензировании подготовленных проектов по НИР, проводит работу по внедрению результатов исследований.

Для работы над темами могут создаваться творческие (рабочие) коллективы из представителей архивных учреждений.

Процесс работы над темой подразделяется на следующие этапы:

ознакомление с темой;

сбор и обработка исходных материалов;

оформление результатов исследования;

рецензирование, обсуждение и доработка проекта подготовленного документа;

внедрение результатов НИР в практику работы.

На первом этапе изучается литература по теме, степень разработки проблем и составляется библиографический список. Завершается он подготовкой организационно-методических до­кументов по теме. К ним относятся программа исследования (техническое задание), план-проспект, координационный план.

Программа исследования (техническое задание) должна включать круг вопросов, необходимых для организации работы. В ней дается обоснование темы, показывается состояние ее разработки, цели и задачи исследования, ожидаемый эффект от НИР. Затем рассматривается предмет разработки: оговаривается весь комплекс вопросов, подлежащих исследованию, направления и аспекты темы, формируется рабочая гипотеза (научное предположение решения темы), технические требования и расчеты для технических работ, поясняется исходная терминология, употребляемая в программе, особенно если она уточняется и изменяется. В программе излагается также организация и методика работы, намечаются этапы исследования, определяются виды документов, оформляющие каждый этап и завершение разработки всей темы в целом, состав исполнителей, сроки представления материалов разработчиками, общий период работы.

При подготовке пособий, справочников, сборников и т.п. составляется план-проспект, в котором намечается основная концепция и структура будущей работы в целом, кратко раскрывается основное содержание каждого раздела (главы) или этапа работы.

По темам, разработка которых ведется несколькими организациями, головной организацией готовится координационный план, который содержит поэтапное раскрытие исследования с указанием видов и результатов работы по каждому этапу, сроков и ответственных за их выполнение. Координационный план согласовывается с соискателями и утверждается руководителем головной организации.

На втором этапе НИР идет сбор и обработка полученных данных, разработка существа темы, проводятся рабочие эксперименты, формируются выводы.

На следующем этапе оформляются результаты исследования, готовятся проекты итоговых документов.

Четвертый этап посвящен рецензированию, обсуждению и доработке по замечаниям проекта труда, подготовке окончательной его редакции.

В завершение по каждой выполненной теме исследования готовятся предложения (справка) о внедрении НИР в практику работы.

По завершенным научным темам составляются отчеты в соответствии с действующим ГОСТом.

Тема считается завершенной, если итоговые документы рассмотрены и утверждены в установленном порядке.

Для рассмотрения основных проблем научно-исследовательской работы в архивных учреждениях создаются научные (научно-технические) советы.

§ 3. Методическая работа
архивных учреждений

Для изучения и обобщения практического опыта архивные учреждения ведут методическую работу. Она заключается в разработке и совершенствовании методов проведения архивных работ и внедрении их в практику. Методическая работа базируется на результатах научных исследований и обобщении передового опыта работы государственных архивов.

Основными ее формами являются:

— составление методических пособий;

— обсуждение и решение методических вопросов на заседаниях совещательных органов (методических комиссий, ЭПК и др.);

— изучение и обобщение передового опыта;

— методическая помощь сотрудникам архива.

Методические пособия создаются архивными учреждениями на основе действующих нормативных и методических документов общего характера, научных разработок научно-исследовательских учреждений Беларуси и зарубежных стран, по направлениям и видам работ государственных и ведомственных архивов. При этом учитывается и обобщается имеющийся опыт работы.

В методических пособиях конкретизируются общие методические положения и определяются особенности работы применительно к специфике профильных для архива документов. В них указываются цели, основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами, а также в необходимых случаях способы внедрения и ожидаемый эффект.

Методические пособия, создаваемые в архивных учреждениях, имеют много видов: методические указания, методические рекомендации, рабочие инструкции, памятки и др.

Инструкции разрабатываются по отдельным видам работы (каталогизация, учет, редактирование описей и т.д.) или по отдельным группам документов, отражающим особенности конкретного архива. Инструкции пишутся по пунктам в императивной форме. Например, бывшим ЦГАОР БССР разрабо­тана Инструкция по выдаче и подкладке дел из архивохра­нилища.

Методические указания по своей форме и назначению сходны с инструкциями, но содержат больше организационных вопросов. Чаще они создаются для подведомственных архивных учреждений или ведомственных архивных и делопроизводственных служб для усовершенствования приемов проводимых работ. К ним могут прилагаться формы документов, различные перечни и т.д. Например, Архивным управлением при СМ БССР были разработаны для архивных учреждений “Мето­дические указания об учете работы по каталогизации документальных материалов госархивов БССР и их филиалов”.

Методические рекомендации и методические письма разрабатываются по конкретным вопросам и излагаются в повествовательной форме. В них обычно дается объяснение причин, вызвавших необходимость проведения данной работы, иногда дается краткий обзор ее состояния. В 1989 г. Главархив БССР, например, подготовил “Методические рекомендации по проведению целевой экспертизы фондов”.

Рабочие инструкции определяют организацию и методику работы по конкретному заданию (подготовка сборника документов к изданию, обработка фондов и др.). Они имеют, как правило, разделы: цели и задачи работы, состав материалов, по которым они проводятся, организация работы (в том числе последовательность проведения), методические указания по выполнению каждого вида работы (с примерами). К рабочей инструкции нередко составляется расчетная часть, в которой указываются объемы каждого вида работы, нормы выработки и бюджет времени по разрабатываемой теме. К ней могут прилагаться различные справки, схемы, таблицы, помогающие проведению работы. Например, в ЦГАОР БССР широко практиковалась подготовка рабочих инструкций при усовершенствовании описей фондов (в том числе Наркомата финансов БССР, Наркомата продовольствия БССР, НК РКИ БССР, Белкоопсоюза, Центрального совета профсоюзов БССР и др.).

Памятки — это краткие методические пособия менее официального характера. В них включаются установленные методические нормы по каким-либо конкретным вопросам. Памятки составляются для того, чтобы обеспечить полное единство выполнения работы, проводимой работниками различной квалификации. Например, чтобы облегчить работу сотрудникам архива в ЦГАОР БССР, была подготовлена “Памятка-вопросник проведения контрольной проверки организации документов в делопроизводстве, обеспечения сохранности и упорядочения документов в учреждениях, организациях и на предприятиях”.

Разработка методических пособий требует углубленной серьезной работы и проводится квалифицированными сотрудниками. Она включает следующие этапы: разработка плана, подготовка проекта, рецензирование и обсуждение его методической комиссией (ЭПК), доработка проекта по замечаниям и предложениям, окончательное оформление проекта и утверждение пособия руководством архивного учреждения.

Для рассмотрения и решения вопросов методического обес­печения работ в архивах создаются методические (экспертно-методические) комиссии.

Правильная организация работы, постановка планирования, учета и отчетности, состояние контроля — залог успешной работы архивных учреждений.

* В практике работы госархивов Беларуси встречаются случаи, когда отдельные архивные фонды хранятся в нескольких архивах.

[1] Тематика исследований по документам государственных архивов БССР за 1971—1972 гг.: Справочник. Мн., 1974; То же за 1973—1976 гг. Мн., 1978; То же за 1977—1979 гг. Мн., 1980.