Методические рекомендации 4 страница

задаваться, идти к, иметь, иметь перед

собой, отвечать, попадать в, поражать,

преследовать, скрывать, ставить себе целью

черта, черты - выявлять, подводить (син. подытоживать),

проводить, проявлять, характеризовать

число - быть в, входить в, выходить из, определять,

уточнять

шефство - брать (син. шефствовать), осуществлять

(син. шефствовать), устанавливать

штат, штаты - зачислять в, сокращать, увеличивать,

уменьшать, утверждать

штраф - взимать, взыскивать, налагать (син.

штрафовать), платить, подвергать (син.

штрафовать)

экономия - добиваться, повышать, понижать, приносить,

снижать, соблюдать (син. экономить)

эксперимент - анализировать, заканчивать, изучать,

прекратить, приостановить, проводить (син.

экспериментировать), ставить

экспертиза - проводить, производить

эксплуатация - вводить в, вступать в, входить в, принимать

в, сдавать в, осуществлять (син.

эксплуатировать)

энергия - вкладывать, затрачивать, проявлять,

сохранять, тратить, экономить

энтузиазм - вызывать, испытывать, проявлять

эффект - давать, добиваться, производить

ясность - вносить (син. разъяснять)

Приложение 2

СПИСОК СЛОВ ДЕЛОВОГО ЯЗЫКА,

ВЫЗЫВАЮЩИХ ТРУДНОСТИ В УПОТРЕБЛЕНИИ

автобиография - биография лица, написанная им самим. Не

следует употреблять тавтологическое

сочетание "моя автобиография"

адресант - лицо, отправляющее документ

адресат - лицо, которому адресован документ

адресовать - кому (к кому - недопустимо), например:

адресовать запрос директору

аппарат - орган, выполняющий административно-

хозяйственные функции; чего, для чего

(например, "аппарат для регулирования

процесса производства", "аппарат

управления")

ассигнование - на что (например, "ассигнование на

строительство")

благодаря - предлог употребляется с дат. п., а не с

род. п. - "благодаря кому", а не "кого"

более - недопустимо сочетание этого наречия с

прилагательными и наречиями в сравнительной

степени (например, "более лучший")

бухгалтер - мн. ч. бухгалтеры

вакансия - не рекомендуется употреблять тавтологическое

сочетание "свободная вакансия"

вложение - во что (не "на что"), например: "рост

капитальных вложений в строительство"

выговор - мн. ч. выговоры (не выговора)

директор - мн. ч. директора

договор - род. п. договора, мн. ч. договоры

заведующий - чем (например, отделом)

информация - о чем, а не по чему

конференция - по чему, а не о чем

опись - чего, на что

отпуск - род. п. отпуска, предл. п. об отпуске, в

отпуске (не в "отпуску"), мн. ч. отпуска

расписка - в чем, а не о чем (например, "расписка в

получении денег")

рационализировать - не "рационализовать"

секретарь - употребляют по отношению к лицам мужского и

женского пола

совещание - о чем, по вопросу о чем, по чему (например,

совещание по проекту, совещание о внедрении)

сосредоточивать - не сосредотачивать

табель - род. п. табеля, мн. ч. табели

уполномочивать - не "уполномачивать"

Приложение 3

1. Общие положения сокращения слов и словосочетаний <*>

--------------------------------

<*> При подготовке Приложения использована Методика стандартизации сокращений русских слов и словосочетаний. М., ВНИИКИ, 1975; ГОСТ 7.12-77 "Система информационно-библиографической документации. Сокращение русских слов и словосочетаний в библиографическом описании произведений печати".

1. Сокращения слов, словосочетаний (аббревиатуры) могут быть лексическими или графическими. Лексические сокращения образуются из частей или инициалов слов (словосочетаний) и употребляются как краткая форма слова или словосочетания в устной и письменной речи. Графические сокращения образуются из частей или букв слова (словосочетания) и употребляются только в письменной речи.

2. Классификация лексических сокращений

2.1. Инициальные аббревиатуры - сокращения, построенные из начальных букв полных наименований. Они подразделяются в свою очередь по произношению на:

буквенные (например: МПС - (эм - пэ - эс), УСД - (у - эс - де));

звуковые (ГОСТ - (гост), АКИД - (акид), ТЭЦ (тэц));

буквенно-звуковые (часть аббревиатуры произносится по буквам, часть - по звукам (например: ЦДСА - (цэ - дэ - са)).

2.2. Усечения - сокращения, образованные отбрасыванием последней части слова (например: авиа - авиация, зам. - заместитель).

2.3. Смешанный тип - сокращения, образованные различными сочетаниями аббревиатур, полных слов и усечений. Различают следующие виды сокращений смешанного вида:

сочетание аббревиатуры с полным словом (ИК-спектр - инфракрасный спектр);

сочетание усечения и инициальной аббревиатуры (ВНИИторгмаш - Всесоюзный научно-исследовательский институт торгового машиностроения, КамАЗ - Камский автомобильный завод, ГИТИС - Государственный институт театрального искусства);

сочетание усечения и полного слова (пластмасса - пластическая масса, рембаза - ремонтная база, завкафедрой - заведующий кафедрой, завотделом - заведующий отделом);

сочетание начальных или начального и конечного элементов слова или словосочетания (рация - радиостанция, мопед - мотоцикл педальный).

3. Классификация графических сокращений

Различают следующие типы графических сокращений:

3.1. Точечные сокращения представляют собой первые буквы слова, после которых ставится точка (т. - "товарищ", др. - "другие", в. - "век", с. - "страница", л. - "лист").

3.2. Дефисные сокращения. Дефис ставится на месте опущенной средней части слова (з-д - "завод", ин-т - "институт").

Такие сокращения удобны тем, что позволяют сохранить грамматическую информацию слова (общ-во (им. п.), общ-вом (тв. п.)).

3.3. Сокращения словосочетаний или сложных слов через косую черту (б/ц - "без цены", в/с - "высший сорт", п/о - "почтовое отделение").

3.4. Нулевые (графически не выделенные) сокращения без каких-либо показателей (г - "грамм", м - "метр", в - "вольт").

Чаще всего таким образом сокращаются слова, обозначающие единицы измерения. При их употреблении следует руководствоваться соответствующими ГОСТами.

3.5. Комбинированные сокращения могут быть дефисно-точечными (ж.д. - железнодорожный; точечно-косолинейными (об./мин. - оборотов в минуту) и другими.

4. Общие правила написания лексических сокращений

4.1. Все лексические сокращения пишутся слитно без точек, за исключением сокращений, образованных сочетанием аббревиатуры с полным словом (типа УФ-лучи), например: АПН - Агентство печати "Новости", ЛатвССР - Латвийская Советская Социалистическая Республика, торгпред - торговый представитель. Аббревиатуры, составляющие исключение (п. 2.3), пишутся через дефис, если аббревиатура предшествует полному слову (ИК-спектр - инфракрасный спектр). Если аббревиатура пишется за полным словом, дефис не ставится (приборы СВЧ - приборы сверхвысокочастотные).

4.2. Все инициальные аббревиатуры пишутся прописными буквами (АСУ - автоматизированная система управления).

Если аббревиатуры этого типа склоняются, то окончания их пишутся строчными буквами (например, "предусмотрено ГОСТом", "содержится в ГОСТе").

4.3. Усечения пишутся с прописной или строчной буквы в зависимости от написания полного наименования (Минхиммаш - Министерство химического машиностроения СССР, универмаг - универсальный магазин).

Аббревиатуры, образованные из частей слов, пишутся строчными буквами, за исключением названий организаций и учреждений (профком, замдиректора, Моссовет, Госплан).

4.4. В том случае, если наименование какого-либо понятия составляется из двух самостоятельных аббревиатур, между ними делается пропуск (АН СССР, ЦК КПСС).

4.5. Род аббревиатур определяется по стержневому слову (УСОРД - унифицированная система организационно-распорядительной документации - жен. род; ЦГАДА - Центральный государственный архив древних актов - муж. род; РСУ - ремонтно-строительное управление - ср. род).

Ряд сокращенных слов в настоящее время перешли в разряд обычных слов, приобрели склоняемость и собственную категорию рода, независимую от расшифровки (вуз - муж. род (стержневое слово "заведение" - ср. род); загс - муж. род. (стержневое слово "запись" - жен. род)).

5. Правила написания графических сокращений

5.1. Имена существительные, прилагательные и причастия сокращаются одинаково во всех падежных формах ед. и мн. ч. (экз. - экземпляр (ед. ч.), экземпляра (род. п.), экземпляры (мн. ч.); гл. - глава (ед. ч.), главы (род. п.), главы (мн. ч.); л. - лист (ед. ч.), листа (род. п.), листы (мн. ч.)).

5.2. Сокращения, принятые для имен существительных, распространяются на образованные от этого же корня имена прилагательные и причастия как в полной, так и в краткой форме (изд. - издание, изданный, издан, издано).

5.3. Графическое сокращение не должно оканчиваться на гласную, если она не начальная в слове, а также на й, ь, ъ.

5.4. Прописные, строчные буквы и дефисы в графических сокращениях употребляются в соответствии с написанием полного наименования (Ю.-З. ж.д. - Юго-Западная железная дорога, ж.-д. - железнодорожный (но ж.д. - железная дорога)).

При сокращении слова не опускается начальная часть слова, нельзя также опускать все гласные буквы (не следует, например, сокращать слово "фабрика - "фбрка", так как будут опущены линейно не расчлененные части "а" и "и"). Это правило нарушается при сокращении слов "миллион" - млн., "миллиард" - млрд., "столбец" - стб., а также при сокращении имен собственных.

Приложение 4

ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ТЕКСТОВ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ <*>

--------------------------------

<*> Подготовлено совместно со ст. науч. сотр. ВНИИДАД Л.А. Степановой.

Внедрение унифицированных текстов управленческих документов позволяет получить социальный и экономический эффект. Социальный эффект достигается за счет повышения исполнительской дисциплины работников аппарата управления, оперативности составления и оформления документов, культуры документирования, что в целом способствует совершенствованию работы управленческого аппарата и повышению качества управленческих решений. Внедрение унифицированных текстов позволит свести к минимуму количество ошибок в текстах, отказаться от черновиков, редактирования документов, повторной перепечатки текста.

Экономическая эффективность определяется в целях обоснования разработок по унификации текстов документов и выбора наиболее рационального объема сборника унифицированных текстов.

Ниже приведен пример расчета экономической эффективности от внедрения сборника трафаретных текстов объемом 100 документов (при повторении каждого из них 30 раз в год). Исходные данные для примера получены в результате обобщения практики документирования и работ по унификации текстов. Использование данного расчета в конкретной разработке требует, конечно, формирования собственных исходных данных на основе анализа производительности труда работников аппарата управления и особенностей подготовки документов в учреждении. При наличии нормативных данных следует пользоваться ими.

РАСЧЕТ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

ОТ ВНЕДРЕНИЯ СБОРНИКА ТРАФАРЕТНЫХ ТЕКСТОВ <*>

--------------------------------

<*> Экономия от автоматизации процесса составления документов рассчитывается по "Методическим указаниям по определению экономической эффективности Единой государственной системы делопроизводства". М., 1980.

Таблица 1

ИСХОДНЫЕ ДАННЫЕ ДЛЯ РАСЧЕТА СНИЖЕНИЯ

СЕБЕСТОИМОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

ОТ ВНЕДРЕНИЯ ТРАФАРЕТНЫХ ТЕКСТОВ

Наименование операции	Среднемесяч- ный фонд за- работной пла- ты исполните- ля, руб.	Стоимость обработки документа, коп./мин. (З)	Время на обработку документа (T)	Общее количество документов (N)
до внед- рения трафа- ретных текстов, мин.	после внедрения трафарет- ных текс- тов, мин.	до внед- рения	после внедре- ния
Составление оригинала вручную	составителя	1,52	14,5	частично
Исправления и изменения	-"-	-"-		-	(30%)	-
Переписка вручную	-"-	-"-		-	(30%)	-
Перепечатка на пиш. ма- шинке	машинистки	0,95
Исправление ошибок или повторная перепечатка	-"-	-"-		-	(10%)	-
Время на считывание и проверку	составителя	1,52
Время подпи- сания руко- водителем (у отправителя)	руководителя	1,9
Время на чтение руко- водителем (у получателя)	-"-	-"-
Время на чтение ис- полнителем (у получате- ля)	исполнителя	1,52
Обоснование данных	Постановление ВЦСПС N 1058 от 24.12.1976	Расчет сделан на ср. ме- сячн. фонд ра- боч. вре- мени = 175,4 час.	Данные хрономет- ражных измерений	Расчет

Снижение себестоимости составления и обработки документов от внедрения трафаретных текстов рассчитывается по формуле:

l l

1 1 2

П = --- [SUM (З x T x N) - SUM (З x T x N)],

t 100 n=1 1 1 n=2 2 2

где:

П - снижение себестоимости обработки документа по всем

t

операциям в результате применения трафаретных текстов, руб.;

--- - коэффициент перевода копеек в рубли;

l и l - количество "n - x" операций по составлению документа

1 2

до и после внедрения трафаретных текстов;

З - стоимость обработки документа за мин., коп./мин.;

T и T - время на обработку одного документа до и после

1 2

внедрения трафаретных текстов по каждой операции, мин.;

N и N - общее количество обрабатываемых документов до и

1 2

после внедрения трафаретных текстов по каждой операции.

l l

1 1 2

П = --- [SUM (З x T x N) - SUM (З x T x N)] =

t 100 n=1 1 1 n=2 2 2

= --- (66120 + 4104 + 6840 + 17100 + 1710 + 22800 + 28500 +

+ 22800) - 3000 (4,56 + 2,85 + 3,04 + 3,8 + 3,8 + 4,56) -

1 1

- --- x (198474 - 3000 x 22,61) = --- (198474 - 67830) =

100 100

= ------ = 1306,4 руб.

Таблица 2

РАСЧЕТ

ЗАТРАТ НА ТИРАЖИРОВАНИЕ ТРАФАРЕТНЫХ ТЕКСТОВ

НА ЭП-1 РМ (К)

зт

┌────────────┬───────┬───────┬────────┬────────────┬────────────┐

│Наименование│ Ед. │Норма │Общее │Часовой фонд│Обоснование │

│ операции │ изм. │времени│количес-│заработной │ данных │

│ │ │на фор-│тво ко- │платы опера-│ │

│ │ │мат 11 │пий │тора К │ │

│ │ │в мин. │(N, N)│ час │ │

│ │ │(Н, │ n к │ │ │

│ │ │ врп │ │ │ │

│ │ │Н) │ │ │ │

│ │ │ врк │ │ │ │

├────────────┼───────┼───────┼────────┼────────────┼────────────┤

│1. Изготов- │печатн.│11,44 │100 │150: 174,56│Типовые нор-│

│ление печат-│форма │ │ │= 0,86 руб. │мы времени │

│ных форм │ │ │ │ │на работы по│

│2. Тиражиро-│3 копии│9,5 │3000 │ │копированию │

│вание текс- │формата│ │ │ │и оператив- │

│тов │11 │ │ │ │ному размно-│

│ │ │ │ │ │жению доку- │

│ │ │ │ │ │ментов. М., │

│ │ │ │ │ │1976 (табл. │

│ │ │ │ │ │4, 6) │

└────────────┴───────┴───────┴────────┴────────────┴────────────┘

Затраты рассчитываются по формуле:

Н x N

1 врк к

К = К -- (Н x N + ---------),

зт час 60 врп п n

где:

К - затраты на тиражирование трафаретных текстов, руб.;

зт

К - часовой фонд зарплаты оператора; руб./час;

час

-- - коэффициент перевода минут в часы;

Н, Н - норма времени на получение печатной формы и

врп врк

копии, мин.;

N, N - общее количество печатных форм и копий;

п к

n - количество копий, полученных с одной экспозиции.

1 9,5 x 3000

К = 0,86 -- (11,44 x 100 + ----------) =

зт 60 3

1 10644

= 0,86 -- x (1144 + 9500) = 0,86 ----- = 152,6 руб.

60 60

Расчет общих затрат на составление набора трафаретных текстов и их тиражирование:

SUM К = К + К,

зт зн

где:

SUM К - общие затраты на составление и тиражирование

трафаретных текстов, руб.;

К - затраты на составление сборника трафаретных текстов (на

зн

подготовку сборника специалист с месячным фондом 160 руб.

затрачивает 10 месяцев работы), руб.:

К = 160 x 10 = 1600 руб.;

зн

К - затраты на тиражирование трафаретных текстов, руб.

зт

SUM К = 152,6 руб. + 1600 = 175,26 руб.

Расчеты снижения себестоимости от внедрения сборника трафаретных текстов и затрат на его составление и тиражирование дают возможность определить экономическую эффективность. Она выступает в виде хозрасчетного эффекта, который определяется по формуле:

Э = П - Е SUM К,

x t н

где:

Э - хозрасчетный эффект от использования сборника трафаретных

x

бланков, руб.;

Е - нормативный коэффициент, равный 0,15.

н

Э = П - Е SUM К = 1306 - 0,15 x 1752 = 1306 - 263 =

x t н

= 1143 руб.

Срок окупаемости затрат на внедрение сборника трафаретных текстов рассчитывается по формуле:

SUM К

Т = -----.

П

t

Т - срок окупаемости затрат. Следовательно

SUM К 1752,6

Т = ----- = ------ = 1,3 года.

П 1306

t

Приложение 5

ПРИМЕРНЫЙ СОСТАВ И СТРУКТУРА СБОРНИКА

УНИФИЦИРОВАННЫХ ТЕКСТОВ

В состав сборника унифицированных текстов входит:

1. Оглавление (содержание сборника).

2. Предисловие.

В предисловии излагаются основания разработки сборника унифицированных текстов и его назначение, а также даются указания по практическому применению унифицированных текстов в работе исполнителей.

3. Классификатор унифицированных текстов.

Применение классификатора значительно облегчает пользование сборником унифицированных текстов. Рубрики классификатора могут строиться в соответствии с видами деятельности учреждения и структурными подразделениями, которые их осуществляют.

Например, классификатор может быть построен следующим образом:

┌──────────┬────────────────────────────┬───────────────┬────────┐

│ Индекс │ Наименование функции, │ Структурное │Страница│

│ │ задачи │ подразделение │ │

├──────────┼────────────────────────────┼───────────────┼────────┤

│01. │Планирование │ │ │

│01.01. │Текущее планирование │Руководство ПЭО│ │

│01.01.01. │О распределении плана │ │ 3 │

│01.01.02. │О составлении плана на 19__ │ │ 4 │

│ │г. │ │ │

└──────────┴────────────────────────────┴───────────────┴────────┘

4. Унифицированные тексты (и при необходимости образцы их заполнения).

5. Словарь терминов и специальных сокращений.

6. Правила написания наименований учреждений, организаций, предприятий, должностей.

Приложение 6

ПРИМЕРНАЯ ПРОГРАММА СЕМИНАРА ПО ТЕМЕ

"УНИФИКАЦИЯ ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ УПРАВЛЕНИЯ"

Состав слушателей: служащие и специалисты аппарата управления, работники делопроизводственной службы и службы НОТ.

1. Современные требования к документационному обеспечению управления. Место унификации текстов в комплексе задач по рационализации управленческой документации.

2. Деловой стиль в системе функциональных стилей русского языка. Факторы, определяющие специфику делового языка.

Общие характеристики, определяющие язык и стиль управленческих документов.

3. Основные методы унификации текстов управленческих документов.

4. Формы представления документной информации.

5. Синтаксис, лексика и морфология текстов управленческих документов.

6. Организация и проведение оргпроектных работ по унификации текстов документов. Эффективность внедрения унифицированных текстов.

7. Служебный этикет в документах.

Приложение 7

СПИСОК НОРМАТИВНЫХ АКТОВ И ЛИТЕРАТУРЫ,

РЕКОМЕНДУЕМЫХ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРИ УНИФИКАЦИИ ТЕКСТОВ

УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Государственные стандарты

ГОСТ 6.10.1-80 "Унифицированные системы документации. Основные положения".

ГОСТ 6.10.2-75 "Унифицированные системы документации. Термины и определения".

ГОСТ 6.11.1-76 "Унифицированные системы документации. Система плановой документации. Основные положения".

ГОСТ 6.12.2-75 "Унифицированные системы документации. Система плановой документации. Формуляр-образец".

ГОСТ 6.12.1-75 "Унифицированные системы документации. Система отчетно-статистической документации. Основные положения".

ГОСТ 6.12.2-75 "Унифицированные системы документации. Система отчетно-статистической документации. Формуляр-образец".

ГОСТ 6.13.1-75 "Унифицированные системы документации. Система первичной учетной документации. Основные положения".

ГОСТ 6.13.2-75 "Унифицированные системы документации. Система первичной учетной документации. Формуляр-образец".

ГОСТ 6.14.1-75 "Унифицированные системы документации. Система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций. Основные положения".

ГОСТ 6.14.2-75 "Унифицированные системы документации. Система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций. Формуляр-образец".

ГОСТ 6.15.1-75 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения".

ГОСТ 6.38-72 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

ГОСТ 6.39-72 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец".

ГОСТ 6.16.1-75 "Унифицированные системы документации. Система документации по материально-техническому снабжению и сбыту. Основные положения".

ГОСТ 6.16.2-75 "Унифицированные системы документации. Система документации по материально-техническому снабжению. Формуляр-образец".

ГОСТ 6.17.1-75 "Унифицированные системы документации. Система документации по ценообразованию. Основные положения".

ГОСТ 6.18.1-75 "Унифицированные системы документации. Система документации по внешней торговле. Основные положения".

ГОСТ 6.19.1-75 "Унифицированные системы документации. Система расчетно-денежной документации. Основные положения".

ГОСТ 6.19.2-75 "Унифицированные системы документации. Система расчетно-денежной документации. Формуляр-образец".

ГОСТ 6.20.1-75 "Унифицированные системы документации. Система документации по торговле. Основные положения".