Методические рекомендации 2 страница

4.2.1. В тексте унифицированного документа должны быть соблюдены нормы литературного языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие и слова профессионального жаргона исключаются.

Например: "Министерство химической промышленности СССР просит профилировать ежегодно по 25 студентов для работы в области очистки сточных вод" ("профилировать" - слово из профессионального жаргона должно быть заменено словом "готовить").

Или: "При обследовании были выявлены отступления от требований Правил по кранам..." (разговорный вариант наименования правил следует заменить точным названием этого документа).

4.2.2. При унификации текстов управленческих документов следует исключать из текста новообразования, не ставшие нормой делового языка.

Например: "В целях изжития аварийности...", "Справка о неболезнях и некомандировании ст. бухгалтера т. Симоновой И.М....", "Главное управление вузами считает нецелесообразным оставление т. Петрова А.И. для работы...".

Такие слова следует отличать от тех, которые вошли в законодательные акты, в деловую речь и закрепились длительным употреблением, например: "заслушать", "должный", "избрание", "недостатки", "неиспользование", "местожительство" и т.п.

4.2.3. В текстах управленческих документов широко употребляются слова специального назначения - термины, что обусловлено тематикой и содержанием документов. Как правило, термины должны употребляться без объяснения их значения и дополнительного толкования во внутриотраслевой документации. Причем терминология, используемая в текстах документов, должна быть понятна работникам отрасли и соответствовать системе терминов, нормативно закрепленной в терминологических стандартах, классификаторах, словарях.

4.2.4. Каждое слово в тексте документа должно нести определенную смысловую нагрузку, поэтому при унификации необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не имеют смысла и не несут никаких смысловых оттенков.

Например: не "настоящий акт", а "акт"; не "при этом направляем", а "направляем", не "упомянутое на 3 л.", а "на 3 л."; не "настоящим предлагается", а "предлагается" или "предлагаем"; не "развернуть работу по разъяснению...", а "разъяснить"; не "практические мероприятия", а "мероприятия"; не "повседневная работа", а "работа"; не "исправить имеющиеся ошибки", а "исправить ошибки"; не "результат проведенных испытаний", а "результат испытаний".

Следует также употреблять слова, однозначно выражающие смысл текста и не допускающие различных толкований.

4.3. При употреблении в унифицированном тексте документа словосочетаний, состоящих из глагола и отглагольного существительного, различают два вида словосочетаний:

словосочетания, в которых глагол несет дополнительную информацию о действии, выраженном отглагольным существительным. Такие словосочетания вполне закономерны и допустимы, например: "обеспечить ввод в действие", т.е. провести организационные мероприятия, необходимые для ввода объекта в действие;

словосочетания, которые по смыслу не отличаются от соответствующего глагола, например: "провести анализ" - "проанализировать", "оказать влияние" - "повлиять", "провести сбор" - "собрать" и т.д. В таких случаях вместо сочетания глагола и отглагольного существительного лучше употреблять только соответствующий глагол.

4.4. При унификации текстов следует учитывать, что в деловой речи часто употребляются словосочетания с последовательным расположением зависимых слов в родительном падеже. Широкое распространение таких конструкций в деловой речи закономерно и целесообразно, поскольку однородная последовательная зависимость слов в письменной речи делает более наглядным развертывание информации в тексте при максимально возможной краткости выражения.

Например: "разработка проблем (род. п.) дальнейшего совершенствования (род. п.) отбора (род. п.) документов (род. п.)";

"освоение проектной мощности (род. п.) цеха (род. п.) крупнопанельного домостроения (род. п.) Прибалтийского завода (род. п.) железобетонных изделий (род. п.) и конструкций (род. п.)";

"комплектование (род. п.) продукции (род. п.) машиностроения (род. п.)".

4.5. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы, а также в заголовках строк анкеты главное, опорное слово стоит в именительном падеже, единственном числе, а другие слова согласуются с опорным в падеже.

Например:

Наименование и номер детали	Единица измерения	Завод-поставщик по плану текущего года	Наименование авто- мобиля с указанием марки

4.5.1. Если заголовки граф и строк делятся на подзаголовки, то слово или словосочетание, составляющее подзаголовок, может быть или независимым в грамматическом плане от заголовка, или составлять с ним единую конструкцию.

Например:

┌─────────────────────┐ ┌─────────────────┐

│ Шифр │ │ 198_ год │

├─────┬───────┬───────┤ ├──────┬──────────┤

│марки│профиля│размера│ │ План │Ожидаемое │

└─────┴───────┴───────┘ │ │выполнение│

└──────┴──────────┘

4.5.2. Если в графе таблицы суммируются конкретные показатели нескольких граф, то заголовок этой графы начинается со слова "Всего": "Всего на ____", "Всего на 198_ г.".

В том случае, если в графах таблицы содержится характеристика количества за определенные периоды времени, то слово "Количество", как правило, составляет заголовок графы, а указания временных отрезков - подзаголовки.

Например:

Количество
всего на 198_ год	I кв.	II кв.	III кв.	IV кв.

4.6. В унифицированных текстах документов употребляется довольно большое число сокращений как лексических, так и графических. Сокращения должны быть понятны адресату, для чего в текстах употребляются или общепринятые сокращения, или расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте, например: "разработка унифицированной системы документации (УСД)".

Рекомендации по сокращению слов и словосочетаний даны в Приложении 3.

4.7. При унификации связанных текстов наряду с правильным употреблением слов и словосочетаний не менее важным является правильный выбор типа предложения и порядка слов в предложении.

В зависимости от границы между постоянной и переменной (новой) информацией определяется порядок слов в предложении. В русском языке место каждого слова в предложении не может быть точно зафиксировано, поэтому можно говорить только о наиболее предпочтительных вариантах словорасположения.

4.7.1. Если предложение двусоставное, т.е. в предложении есть и подлежащее и сказуемое, то подлежащее одиночное или с зависимыми от него словами предшествует сказуемому. Подлежащее, как правило, выражает известную информацию, а сказуемое вводит новую информацию.

Например: "Главное управление совхозов (подлежащее) рассмотрело (сказуемое) проект "Методики тарификации рабочих, профессий и специальностей на сельскохозяйственных работах", разработанный ВНИИ экономики сельского хозяйства";

или: "Неоднократные запросы Минэнерго СССР (подлежащее) в Минбумпром и Минхиммаш о приближении сроков поставки не дали (сказуемое) положительных результатов".

Если двусоставное предложение имеет деепричастные или причастные обороты, то они ставятся рядом с теми словами, к которым относятся.

Например: "Министерство энергетики и электрификации согласно протоколу, утвержденному Минэнерго и Минцветметом СССР (причастный оборот), выполняет по генеральному договору...";

или: "Для проведения государственной аттестации качества изделий, изготовляемых Опытным производственно-техническим предприятием... (причастный оборот),

ПРИКАЗЫВАЮ...".

4.7.2. В односоставных предложениях на первом месте ставится главный член, который в текстах документов, как правило, выражается глаголом.

Например: "Просим выделить дополнительно на IV квартал текущего года материалы для ведения ремонтных работ в соответствии с прилагаемой заявкой".

Подлежащему в двусоставном предложении и главному члену в односоставном может предшествовать обстоятельство одиночное или с зависимыми словами, вводное слово или предложение, являющееся, как правило, обоснованием действия.

Например: "В настоящее время (обстоятельство) план распределения (подлежащее) столярных изделий по главным управлениям еще не составлен (сказуемое)";

"Ввиду ограниченности выделяемых Госпланом СССР капитальных вложений (обстоятельство со значением причины) предусмотреть (сказуемое) вновь начинаемую стройку нет возможности".

Простые предложения (односоставные и двусоставные), употребляемые в документах со связным текстом, могут быть достаточно распространенными.

Например: "По решению районных, городских, сельских, поселковых штабов добровольных народных дружин в производственных объединениях (комбинатах), на предприятиях, в учреждениях, организациях и учебных заведениях с большим числом работающих и учащихся создаются дружины производств (филиалов), цехов, отделов, участков, бригад, факультетов и т.д., а также штабы для руководства данными дружинами".

4.8. Наряду с простыми предложениями в текстах документов употребляются сложные предложения. Наиболее распространенными из них являются предложения сложноподчиненные с придаточными определительными, причинными, изъяснительными, условными, целевыми. При унификации сложных предложений следует учитывать, что придаточное предложение должно стоять непосредственно за словом, к которому оно относится, за исключением тех случаев, когда придаточное стоит в начале предложения и относится ко всему содержанию главного предложения.

Например: "Главснаб сообщает, что в 1981 году тресту будет выделено три металлорежущих станка (придаточное изъяснительное)".

При унификации связанных текстов допускается сохранить предложения с большим числом однородных членов, осложненных зависимыми словами. В таких предложениях все его части должны быть логически связаны между собой.

Например: "...ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Министру угольной промышленности УССР т. _____________, генеральным директорам производственных объединений, начальникам комбинатов...

1.1. Разработать до 00.00.00 и осуществить в 1982 г. дополнительные мероприятия, направленные на выполнение постановления...

1.2. Обязать технических директоров и главных инженерных работников...

1.3. Обеспечить такую систему контроля, при которой...

1.4. Принять меры по улучшению эксплуатации электромеханического хозяйства...".

4.8.1. При построении сложных предложений большого размера следует учитывать, что перечисляемые части предложения (отдельные слова, распространенные обороты или придаточные предложения) должны быть однородными, т.е. отвечать на один вопрос.

Например: "Машинист должен:

осмотреть механизмы крана, их крепление и тормоза, а также ходовую часть;

проверить наличие и исправность ограждений механизмов, исправность дополнительных опор, стабилизаторов...".

4.9. Правильность предложения с точки зрения расстановки слов, а следовательно, и логичность текста зависят также от порядка расположения определений, дополнений, обстоятельств, вводных слов. Расстановка их в текстах управленческих документов в целом не отличается от правил их употребления в литературном языке: определения ставятся впереди определяемого слова ("опытная эксплуатация", "финансовая работа", "техническая реконструкция"); дополнения ставятся позади управляющего слова ("отделы министерства", "аттестация изделий", "руководство предприятий", "контроль за проведением"); обстоятельства могут располагаться более свободно, но тем не менее их рекомендуется ставить ближе к тому слову, к которому они относятся ("осуществить ввод предприятия в действие в 1981 году" (обстоятельство времени); "ведение делопроизводства в Союзугле" (обстоятельство места); "в месячный срок рассмотреть итоги" (обстоятельство времени); "Управление кадров совместно с другими управлениями" (обстоятельство образа действия)).

5. Организационно-методические вопросы унификации текстов

5.1. Унификация текстов управленческих документов проводится на основе существующих нормативно-методических материалов в области документационного обеспечения управления: государственных стандартов на документы, Единой государственной системы делопроизводства, унифицированных систем документации, общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.

Унификации могут подвергаться документы независимо от того, как часто они повторяются в течение года. С точки зрения экономической эффективности использования унифицированных текстов в аппарате управления считается целесообразным, если документ повторяется в среднем 30 раз в год (см. Приложение 5).

5.2. Работа по унификации текстов управленческих документов имеет следующие этапы:

определение объекта унификации;

анализ текстов документов и обобщение результатов анализа;

подготовка сборника унифицированных текстов.

5.2.1. Работа по определению объекта унификации начинается прежде всего с определения функций и задач учреждения, документы которого предстоит унифицировать. С этой целью изучаются положения об учреждении и структурных подразделениях, должностные инструкции специалистов, а также другие нормативные акты, касающиеся распределения функций, задач и обязанностей внутри учреждения, составляется классификатор или перечень вопросов, входящих в компетенцию того или иного структурного подразделения.

В соответствии с классификатором изучаются номенклатуры дел учреждения и непосредственно сами документы, отложившиеся в делах, устанавливается комплекс документов, обеспечивающих решение данного конкретного вопроса, отсекаются излишние документы, объединяются документы, несущие близкую по смыслу информацию. В качестве аналога при построении комплексов унифицированных текстов по задачам целесообразно использовать опыт создания альбомов форм унифицированных систем документации для информационного обеспечения АСУ (см. Приложение 7).

Выбор документов для унификации их текстов определяется рядом обстоятельств. Для унификации текстов выделяются прежде всего документы, оформляющие повторяющиеся управленческие ситуации и действия. Проводится также группировка документов в соответствии с тем, какими нормами регламентированы формы тех или иных документов и состав их содержания. По этому принципу могут быть выделены документы, входящие в состав общегосударственных унифицированных систем документации, документы, форма и состав содержания которых регламентированы функциональными органами государственного управления (ЦСУ, Минфин и т.д.), документы, структура которых определяется отраслевыми нормативными актами, и документы, порядок составления и оформления которых не регламентирован. В зависимости от такой группировки и определения объема той или иной категории документации принимается решение о том, какие группы документов подлежат унификации в первую очередь.

Для проведения унификации текстов рекомендуется изучать документацию учреждения как минимум за два года.

5.2.2. Второй этап унификации текстов документов - анализ текстов и обобщение результатов этого анализа.

При анализе текстов с содержательной точки зрения выявляются документы с текстами, близкими по содержанию, и фиксируется количество их повторений за год, а данные о каждом повторяющемся документе заносятся в карточку обследования в следующем порядке: наименование документа, справочные данные о документе (дата и номер дела, в котором находится документ), аннотация текста (автор, корреспондент, содержание текста, о чем сообщается и с какой целью, состав показателей).

На основе анализа аннотаций разработчик составляет модель унифицированного текста, т.е. определяет, какая информация должна содержаться в данном тексте.

Например, модель письма о выделении фонда на капитальный ремонт выглядит следующим образом:

1. Обоснование.

2. Указание обеспечить постановку на капитальный ремонт.

3. Место проведения ремонта.

4. Состав ремфонда (всего на год и по кварталам).

5. Просьба сообщить ремонтному предприятию реквизиты учреждения.

6. Номер наряда и срок его действия.

Далее разработчик унифицированного текста выбирает форму языкового выражения для каждого компонента модели текста, выделяя при этом постоянную и переменную информацию. На этом же этапе определяется форма представления текста (трафарет, таблица, анкета).

Текст унифицированного документа, созданный по данной модели,

выглядит следующим образом: "В соответствии с разнарядкой

управления _____________ N _________

от 00.00.00 прошу Вас в счет наряда N ________________________

от 00.00.00 обеспечить постановку на капитальный ремонт на

станции ______________________________________________________

следующего ремфонда:

Наименование	Количество
всего на 198_ год	I кв.	II кв.	III кв.	IV кв.

При отправке первой партии ремонтного фонда сообщите ремонтному предприятию свои платежные, почтовые и отгрузочные реквизиты.

Наряд N _________ действителен по 00.00.00".

5.2.3. Проектирование документов с унифицированными текстами должно отвечать требованиям государственных стандартов в области документации (см. Приложение 7) и соответствовать техническим параметрам средств применяемой организационной техники. Проекты унифицированных текстов формируются в сборник. (Примерный состав и структура сборника см. Приложение 5.)

5.3. На основе использования сборника унифицированных текстов рекомендуются следующие способы подготовки документов:

Первый способ. Исполнитель находит в сборнике нужный текст и составляет черновик документа, дополняя постоянную информацию переменной. Дальнейшее оформление документа идет традиционным путем.

Второй способ. Исполнитель имеет у себя бланки с унифицированными текстами. Он заполняет от руки нужный бланк и передает в машбюро, где текст перепечатывается на аналогичный бланк, который подписывается и направляется по адресу, а бланк, заполненный от руки, подшивается в качестве копии в дело.

Третий способ. Исполнитель сам заполняет необходимое количество экземпляров бланков с унифицированным текстом, которые после подписания направляет по адресу.

Четвертый способ. Исполнитель находит в сборнике нужный текст и заполняет заказ в машбюро. Например: "Прошу отпечатать

в ____ экз. текст N ___________________

Адресат _______________________________

Вставки: 1 ____________________________

2 ____________________________

3 ____________________________

Исполнитель ___________________________

Телефон _______________________________".

Получив заказ, машинистка печатает соответствующий текст на бланке учреждения, вставляя индивидуальную информацию.

Пятый способ. Отличается от предыдущего тем, что машинистка выбирает соответствующий бланк с унифицированным текстом и дополняет его переменной информацией, указанной в заказе.

5.4. Результаты разработки унифицированных текстов должны быть согласованы с руководителями тех структурных подразделений учреждения, где создаются тексты, а также с юридической и делопроизводственной службой учреждения. Сборник унифицированных текстов утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреждения <*>.

--------------------------------

<*> Порядок согласования и утверждения работ по унификации текстов, проводимых в процессе создания унифицированных систем документации, используемых в АСУ, определяется Госстандартом.

Внедрение унифицированных текстов сопровождается обучением работников учреждения, которые должны знать основные требования к деловому стилю и правила пользования сборниками текстов (см. Приложение 6).

Приложение 1

АЛФАВИТНЫЙ СПИСОК НАИБОЛЕЕ УПОТРЕБИТЕЛЬНЫХ

В ДЕЛОВОЙ РЕЧИ ГЛАГОЛЬНО-ИМЕННЫХ СЛОВОСОЧЕТАНИЙ

ПО ВТОРОМУ (ИМЕННОМУ) КОМПОНЕНТУ

аванс - выдавать, давать (син. авансировать)

<*>, получать

----------------------------

<*> В тех случаях, если глагольно-именному словосочетанию

соответствует синонимичный глагол (сокращенно - син.), он

приводится в скобках.

авторитет - завоевывать, заслуживать, иметь, колебать,

повышать, поддерживать, поднимать,

подрывать, полагаться на, пользоваться,

приобретать, ронять, снижать, создавать,

терять, укреплять

акт - совершать, составлять, подписывать,

утверждать

активность - повышать (син. активизировать), проявлять

(син. активизироваться)

акцент - делать, ставить (син. акцентировать)

анализ - давать, делать, подвергать (син.

анализировать), проводить

архив - обрабатывать, принимать, сдавать в,

создавать

бездействие - обрекать на, проявлять (син. бездействовать)

беззаконие - творить, чинить

беспорядок - вносить, вызывать, допускать, пресекать,

устраивать

беспринципность - проявлять

благодарность - выносить, выражать (син. благодарить),

испытывать, объявлять (син. благодарить),

получать, приносить (син. благодарить)

большинство - оказываться в, получать

вакансия - замещать, иметь

ведение - организовать, осуществлять

взнос, взносы - вносить, делать, платить, принимать,

собирать

вид - быть на, выпускать из, иметь в (син.

подразумевать), приводить в, придавать,

принимать, пропадать из, ставить на, терять

из, упускать из, утрачивать

виза - выдавать, давать, налагать, получать,

ставить

включение - направлять для

влияние - иметь, оказывать (син. влиять), ослаблять,

распространять, усиливать

внимание - акцентировать, выпадать из, завладевать,

задерживать, занимать, заострять,

заслуживать внимания <*>, концентрировать,

направлять, обращать, оказывать, окружать,

ослаблять, оставлять без, останавливать,

предлагать вниманию, приковывать, принимать

во (син. учитывать), проявлять,

сосредоточивать, требовать внимания,

уделять, усиливать, фиксировать

----------------------------

<*> Словосочетание приводится полностью в тех случаях, когда

значение управляющего глагола неоднозначно определяет форму

зависимого слова.

воздействие - находиться под, оказывать (син.

воздействовать), подвергаться

возможное - делать все возможное

возможность - давать, изучать, иметь, исключать,

использовать, исчерпывать, лишать

возможности, находить, обеспечивать,

открывать, получать, пользоваться,

предоставлять, создавать, терять, упускать,

учитывать

вознаграждение - выдавать, получать

возражение - встречать, выдвигать, вызывать, выступать

с (син. возражать), иметь, снимать

вопрос, вопросы - выдвигать, выяснять, задавать (син.

спрашивать), затрагивать, исчерпывать,

обращаться с, обсуждать, отвечать на,

пересматривать, поднимать, прояснять,

разрешать, разъяснять, рассматривать,

решать, согласовывать, ставить, ставить под,

улаживать, урегулировать

выборы - проводить, участвовать в

вывод, выводы - делать, приводить к, приходить к, строить

выговор - выносить, давать, объявлять, получать,

снимать

выполнение - обеспечить, организовать, проверить,

способствовать выполнению

выявление - обеспечить, организовать, производить (син.

выявлять), способствовать выявлению

гарантия - давать (син. гарантировать), иметь,

получать, служить гарантией

глава - быть во главе, вставать во, идти во (син.

возглавлять), находиться во, ставить во,

становиться во, стоять во (син. возглавлять)

гласность - предавать гласности, соблюдать

голосование - воздерживаться от, проводить, ставить на

(син. голосовать), участвовать в (син.

голосовать)

дежурство - нести (син. дежурить), обеспечить,

организовать, устанавливать

действие, действия - вводить в, вести действия (син.

действовать), вступать в, входить в,

направлять, находиться в (син. действовать),

оказывать (син. воздействовать,

действовать), подпадать под, предпринимать,

пресекать, приводить в, производить,

распространять, согласовывать

дело, дела - вести, вмешиваться в, возбуждать, заводить,

заниматься, запускать, запутывать, иметь,

налаживать, передавать, переходить к,

прекращать, претворять в, принимать,

приниматься за, проваливать, распутывать,

расстраивать, сдавать, служить делу,

тормозить, улаживать

деятельность - ограничивать, прекращать, развертывать,

развивать, тормозить

директива, - выполнять, получать

директивы

дискуссия - вести (син. дискутировать), вступать в,

развертывать

дисциплина - наводить, нарушать, ослаблять, повышать,

поддерживать, поднимать, подрывать,

подтягивать, расшатывать, соблюдать,

укреплять

довод, доводы - исчерпывать, обосновывать, оспаривать,

приводить, разбивать

договор - аннулировать, заключать, нарушать,

подписывать, порывать, продлевать,

разрывать, расторгать, ратифицировать,

соблюдать

доклад - выступать с, готовить, делать (син.

докладывать), заслушивать, писать,

представлять, составлять, читать

документация - пересматривать, представлять,

совершенствовать, унифицировать

должное - воздавать, отдавать

должность - восстанавливать в, вступать в, занимать,

отстранять от, получать, поступать на,

снимать с, устранять от

доход - давать, извлекать, получать, приносить,

распределять

жалоба - отвечать на, отклонять, подавать (син.

жаловаться), рассматривать, удовлетворять

задание - выполнять, давать (син. задавать),

получать, поручать, справляться с

заключение - давать, делать (син. заключать), приводить

к, приходить к, строить

заметка - брать на, делать

замечание - вызывать, высказывать, делать (син.

замечать что-либо), получать, учитывать

запрос - делать (син. запрашивать), обращаться с,

отвечать на, посылать, предъявлять,

удовлетворять

заседание - вести, возобновлять, закрывать, начинать,

открывать, прекращать, прерывать, проводить

заслуга, заслуги - иметь (син. заслужить), отмечать, ставить в

заявка - выполнять, давать, делать, подавать,

принимать, отклонять, удовлетворять

заявление - выступать с (син. заявлять), делать (син.

заявлять), отклонять, подавать, подписывать,

рассматривать

звание - завоевывать, иметь, лишать звания, получать,

присваивать, сохранять

значение - иметь (син. значить), определять,

переоценивать, преувеличивать, преуменьшать,

придавать, приобретать, получать, терять,

утрачивать, уяснять