Управление товарными запасами на предприятиях общественного питания

Управление[3] - это творческая деятельность. Она должна активно создавать необходимые для работы предприятия условия, а не пассивно реагировать на изменения, происходящие на рынке.

Цель создания запасов, образование определённого буфера между последовательными поставками товаров, и исключение необходимости непрерывных поставок.

Управление товарными запасами всегда имеет целью их оптимизацию, то есть обеспечение торговой организации товарами в таком ассортименте и в таких количествах, которые максимально соответствуют предвидимому спросу. Управлять товарными запасами - это значит планировать определенный объем и структуру запасов в соответствии с поставленными перед торговой организацией целями и контролировать, чтобы товарные запасы постоянно отвечали установленным критериям.

В практике торговли величину товарных запасов, которые необходимо иметь, определяют несколькими способами.

1) Как отношение товарного запаса на определенную дату к объему реализации на ту же дату за некоторый предшествующий период. Обычно это отношение рассчитывают на начало месяца, но некоторые организации предпочитают оперировать этим показателем, рассчитанным на конец месяца.

2) Как число недель торговли, на которое хватит данного запаса. Исходными данными служит известная (или намеченная) товарооборачиваемость. Например, на предстоящее полугодие (27 торговых недель) планируется трехкратная оборачиваемость запасов. Отсюда запас рассчитывают путем деления 27 на 3; следовательно, необходимо постоянно иметь запас, которого хватит на 9 недель торговли. Теперь прогнозируется объем реализации на предстоящие 9 недель, и отсюда получают потребные товарные запасы к началу периода.

3) С учетом пропорциональности колебаний уровня запасов колебаниям объема реализации. Это так называемый метод пропорционального отклонения. В основу этого подхода положен принцип, по которому отклонения фактического запаса от среднего всегда должны быть вдвое меньшими (составлять 50%), чем отклонения объема реализации от среднемесячного. Например, если объем реализации в феврале на 50% больше, нежели среднемесячный за год или за какой-либо другой период, служащий базой для планирования, то товарные запасы, имеющиеся на 1 февраля, должны быть на 25% большими, чем средние запасы на начало месяца.

4) По базовому (минимальному) товарному запасу. Этот способ применим для предприятий, где оборачиваемость товарных запасов составляет 6 раз в год или менее. Товарные запасы, которые необходимо иметь на начало месяца, определяют путем сложения объема реализации, намечаемого на этот месяц и разницы между средней величиной товарных запасов и среднемесячным объемом реализации.

Ни один из этих методов не является безупречным, все они разработаны на основе длительного опыта и поэтому являются чисто эмпирическими. Торговой организации следует оценить различные методы и выбрать тот, который больше всего подходит именно для нее. Наилучшим, естественно, следует считать такой метод, при котором:

- потребители будут удовлетворены работой предприятия;

- не окажется случаев отсутствия товаров, спрашиваемых покупателями;

- уровень товарных запасов оптимален;

- товарооборачиваемость приемлемая.

Чтобы управлять товарными запасами, необходимо в любой момент времени точно знать величину текущих товарных запасов в стоимостном выражении.

Следует подчеркнуть, что стоимостный учет чрезвычайно важен, и он ни в коей мере не может быть заменен учетом в физическом выражении. Оба вида учета дают возможность:

1) выявить, какие именно наименования товара, товарные группы и целые категории товара пользуются наибольшим спросом;

2) оптимизировать вложения капитала в товарные запасы. Следствием слишком больших запасов является уменьшение товарооборачиваемости, оборачиваемости капитала и, стало быть, уменьшение прибыли;

3) повысить обоснованность решений, принимаемых относительно закупки товаров. Зная, какими товарами предприятие располагает в данное время, и, обладая информацией о темпах реализации различных наименований и разновидностей товаров, о спросе на них, можно основывать свои решения относительно оптимизации ассортимента.

В принципе контроль над физическим товародвижением построен на тех же основах, что и за товародвижением в стоимостном выражении. Он предусматривает наличие списка или перечня всех товаров, входящих в ассортимент. С позициями этого списка и сопоставляются данные о реализации тех или иных товаров. В списке (а это, не что иное, как документационная модель ассортимента) приводятся необходимые объемы запасов по каждой позиции и товарной группе, пороговый уровень (при уменьшении запаса до этого уровня необходимо заказывать товар для пополнения запаса), сроки поставки, темпы реализации и другие сведения.

Делая заявку на товар, необходимо поддерживать баланс между спросом и предложением, так как излишество или недостаток товара всегда сопровождается издержками. В торговом предприятии запасы - это деньги, а деньги, как известно, любят счёт. Поэтому управление запасами играет не маловажную роль для нормального функционирования предприятия.

Планирование товарных запасов предполагает использование комплекса методов, направленных на определение оптимальной, нормативной величины запасов. Основу планирования товарных запасов текущего назначения составляет их нормирование, в процессе которого устанавливается норматив запаса в днях и сумме по товарным группам. Норма товарных запасов выступает одновременно и нормой товарооборачиваемости. Планирование предполагает разработку подтоварных и общего нормативов в сумме и днях оборота по кварталам планируемого года. Процесс планирования начинается с разработки подтоварных нормативов. При расчете подтоварных нормативов рекомендуется использовать методы:

- технико-экономических расчетов;

- экономико-статистические;

- индексный;

- экономико-математического моделирования.

Для нормирования запасов по товарным группам рекомендуется применять технико-экономический метод с использованием коэффициента ускорения. В этом случае норматив запасов в днях оборота определяется как произведение базовой величины норматива данной товарной группы в днях на коэффициент ускорения товарооборачиваемости:

Подтоварный норматив запасов методом технико-экономических расчетов включает в себя следующие элементы в зависимости от их назначения:

- представительный ассортиментный набор;

- запас на время приемки и подготовки товара к продаже;

- запас на среднедневную реализацию;

- запас текущего пополнения;

- страховой запас.

При нормировании запасов по товарным группам и при планировании запасов по предприятию питания используется экономико-статистический метод с применением скользящей средней. Этот метод основан на использовании динамического ряда товарных запасов в днях, по которым рассчитывается темп прироста запасов на планируемый период. В динамический ряд товарных запасов включают показатели средних товарных запасов на квартал планируемого года за 3-5 лет, предшествующих планируемому периоду. Затем производят сглаживание уровня запасов путем расчета средних арифметических.

Индексный метод предполагается использовать для определения нормативов общего объема товарных запасов по предприятиям питания по каждому кварталу отдельно.

Планирование товарных запасов с помощью коэффициента эластичности позволяет рассчитать, на сколько процентов изменяются товарные запасы при изменении фактора на 1%. Как известно, одним из главных факторов, влияющих на изменение товарных запасов, является товарооборот.

Принципы управления запасами можно сформулировать в виде простого алгоритма, состоящего из нескольких шагов:

- определения, чем может управлять компания;

- выявления релевантных затрат и их зависимости от управляемых параметров;

- поиска оптимального решения, при котором релевантные затраты для компании будут минимальными.

Многие руководители считают, что можно управлять остатком запасов на складе. Менеджмент компании может влиять на остаток запасов, управляя процессом закупок. Следовательно, можно определить основные параметры управления запасами:

- размер заказа на закупку товаров (сырья и материалов);

-время возобновления заказа (параметр, на основании которого принимается решение о размещении новых заказов).

В некоторых случаях у компании есть возможность управлять только одним параметром (например, временем возобновления заказа).

В других ситуациях компании доступно управление несколькими.

Выявление релевантных затрат.

Релевантными называют затраты, которые меняются в результате принятия решения. В системе управления запасами обычно выделяют следующие группы релевантных затрат:

- затраты, связанные с хранением запасов (стоимость капитала, обездвиженного в запасах; затраты на содержание товара на складе);

- затраты, связанные с выполнением заказов (расходы на ведение учетной документации; транспортные расходы на доставку заказов; расходы, связанные с размещением заказов, и т. д.);

- убытки, возникшие из-за дефицита запасов (расходы в виде потери части прибыли либо потери клиентов и части деловой репутации компании).

При этом важно определить не только затраты, которые будут меняться, но и то, как они будут меняться. Это позволит смоделировать последствия принимаемого решения. Наиболее распространены так называемые конкурирующие затраты, то есть затраты, меняющиеся в противоположных направлениях. К примеру, увеличение страхового запаса на складе ведет к росту затрат на хранение и снижению риска убытков из-за простоя.

Поиск оптимального решения.

Оптимальным будет такое решение, при котором сумма всех релевантных затрат минимальна. Если определены сами затраты и порядок их изменения, то вычисление оптимального решения - уже техническая задача, решаемая методами линейного программирования.

Оптимальный размер заказа.

Для вычисления оптимального размера заказа () (в единицах запаса) можно воспользоваться известной формулой Вильсона:

(1)

где D — плановая потребность в данном наименовании запаса за период (месяц, квартал, год); А — затраты на выполнение одного заказа, которые возникают при размещении нового заказа; C — затраты на хранение единицы запасов за период.

Алгоритм определения оптимального размера заказа на основе этой формулы содержится во многих ERP-системах. При этом пользователи не всегда понимают, как система рассчитывает оптимальное значение, поэтому не способны сформулировать требования к входным данным, которые обеспечили бы корректный расчет. Нужно учитывать, что данная формула составлена с учетом ряда допущений: релевантные затраты на единицу заказа постоянны при любом размере заказа, потребность в запасах определена и постоянна, время поставки известно. На практике же предприятия не всегда могут найти достоверные исходные данные, которые можно было бы использовать для вычислений. Поэтому, несмотря на простоту этого метода, многие предприятия его не используют.

При размещении заказов следует учитывать и время выполнения заказа поставщиком. Для этого необходимо рассчитать еще один параметр — точку перезаказа (уровень возобновления заказа). В условиях определенности она рассчитывается достаточно просто: объем остатка запасов на складе, при котором нужно повторно заказывать запасы, определяется как произведение количества дней, необходимых для выполнения заказа, и среднедневной потребности в данном товаре.

Формирование оптимального заказа и определение точки перезаказа позволяют сократить суммарные затраты по первым двум группам релевантных затрат - на хранение и на размещение заказа.

На практике предприятия работают в условиях неопределенности, поскольку не могут прогнозировать со стопроцентной уверенностью потребность в сырье и материалах, а также сроки поставки.

Потребность в материалах и сроки поставки во многом зависят от поведения покупателей (колебания спроса) и поставщиков (нарушение сроков поставки). Неопределенность потребности и времени поставки приводит к тому, что возникает вероятность дефицита запасов и, как следствие, вероятность убытков в результате простоя, потери части платежеспособного спроса, а также вследствие приобретения необходимых материалов (товаров) на менее выгодных условиях.

Глава 2. Анализ товарных запасов на предприятии "Каскад"

2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия [4]

Сеть кафе "Каскад" предприятие общественного питания, основанное в 1999 году. "Каскад" позиционирует себя на рынке как домашняя кухня. Это значит, что вся еда готовится только из натуральных и свежих продуктов, без добавления консервантов, красителей и улучшителей вкуса.

А чтобы шагать в ногу со временем и быть в числе первых, кафе в своей работе использует новейшие технологии и современное оборудование: пароконвектомата и несколько аэрогрилей, которые позволяют готовить экологически чистую и полезную пищу. Также в кафе имеется и современная печь для приготовления румяных и аппетитных пицц.

Кафе "Каскад" расположено по адресу: г. Владимир, ул. Девическая 4. Режим работы кафе с 9:00 до 21:00.

В меню сети кафе "Каскад" представлены блюда домашней кухни: блины, выпечка, салаты, первые и вторые блюда. Полностью исключены спиртные напитки.

Пенсионерам и многодетным семьям предоставляется скидка 50% на заказ пирога с 16.00 до 17.00 ежедневно.

Меню кафе состоит из первых и вторых блюд, салатов, выпечки,

блинов и пиццы.

Основной деятельностью предприятия является производство и продажа продукции собственного производства и покупного.

Небезынтересным является управление запасами покупных товаров. Посетители могут приобрести: воду, газированную воду, соки.

Учитывая размеры здания, можно сделать вывод о том что, складских помещений, там нет. Имеются лишь небольшие площади для хранения минимального объема сырья для текущего потребления. Считаю, что скоропортящиеся продукты, такие как: молоко и яйца покупаются ежедневного в ближайшем магазине. Завоз муки, сахара, фруктов скорее всего производится с большей периодичностью и, скорее всего напрямую с оптовых баз. Покупка скоропортящихся продуктов в магазине, по моему мнению, наиболее экономически эффективное решение, учитывая логистические издержки.

2.2 Анализ товарных запасов, факторный анализ [5]

Рассмотрим, что из себя представляет предприятие с точки зрения бухгалтерского баланса.

Таблица 2.2.1. – Основные экономические показатели кафе "Каскад"

Наименование показателя	2008 год	2009 год	2010 год	2011 год	Изменение в 2011г. к 2008г.
+;-	%
Руб.	Руб.	Руб.	Руб.	Руб.
Выручка						1311,8
Себестоимость						574,3
Валовая прибыль	-8000					-131162,5
Коммерческие расходы				-6956000	-8055000	-732,9
Прибыль (убыток) от продаж	-1107000					-418,8
Прочие расходы				-149000	-537000	-138,4
Прибыль (убыток) до налогообложения	-1495000					-326,1
Чистая прибыль (убыток) отчетного периода	-1495000					-326,1
Основные средства						618,2
Запасы						1243,6
Дебиторская задолженность						830,6
Денежные средства					-31000	-27,0
Кредиторская задолженность						311,1
Нераспределенная прибыль	-1282000	-916000	-892000			-293,4

По таблице 2.2.1. можно сделать вывод, что финансовый кризис 2008 года действительно оказал на кафе негативное влияние, однако уже в 2009 году доля валовой прибыли сети кафе "Каскад" нормализуется и все последующие годы осуществления деятельности составляет не ниже 50%, что благоприятно характеризует деятельность предприятия общественного питания.

На рисунке 2.2.1. видно, что предприятие получает прибыль. Нераспределенная прибыль 2008 года отрицательна, здесь скорее всего сочетание расходов на запуск проекта и вхождение в рынок.

Рисунок 2.2.1. Основные показатели работы предприятия

В доказательство этой мысли посмотрим на рисунок 2.2.2. где видно что прочие расходы координальным образом снизились. При условии вхождения на рынок требуются затраты на вхождение и укрепление на нем. Предприятии обычн заполнено на 80%, т.е. был свободен только один стол, при этом за столом сидело минимум по двое. Резерв вместительности оставался, но, считаю подобный уровень заполненности очень хорошим показателем работы.

Рисунок 2.2.2. Показатели доходов и расходов

Подобная эффективность работы складывается из того, что себестоимость продукции находится на относительно низком уровне, при этом, прочие расходы и коммерческие расходы руководство старается снизить. Провал прибыли в 2010 году связан с увеличением коммерческих расходов и прекращением получения дополнительных доходов.

Проведем факторный анализ товарных запасов.

Таблица 2.2.1. - Анализ товарных запасов кафе "Каскад" за 2010 – 2011г.

Показатель	2010 год	2011год	Отклонение
+;-	%
Товарооборот, руб.			-929000	-4,402
Запасы, руб.			-521000	-16,105
Уровень товарных запасов в днях товарооборота	55,186466	48,430653	-6,7558131	-12,242
Товарооборачиваемость, число оборотов	6,523338	7,433309	0,909970284	13,9495

Основным относительным показателем, применяемым при анализе, является уровень товарных запасов, который характеризует обеспеченность торгового предприятия запасами на определенную дату и показывает на какое число дней торговли (при сложившемся товарообороте) хватит этого запаса.

Уровень товарных запасов измеряется в днях товарооборота по следующей формуле (2):

(2)

где Утз - уровень товарных запасов в днях товарооборота;

ТЗ - товарный запас (тыс. руб.);

Т - объем товарооборота (тыс. руб.);

Д - количество дней.

Определим влияние на уровень товарных запасов двух факторов:

§ изменение товарных запасов;

§ изменение товарооборота.

Обозначим уровень товарных запасов базисного и отчетного периода соответственно как и .

Тогда получим следующие формулы, выражающие уровень товарных запасов:

(3);(4)

Определим в обобщенном виде влияние первого фактора — изменения товарных запасов — на показатель уровня товарных запасов.

(5)

= -8,887835853

Таким образом, за счет снижения товарных запасов уровень товарных запасов уменьшается на 8,89%.

Затем рассчитаем влияние второго фактора - изменения товарооборота:

………………………………………(6)

2,13202279

Таким образом, за счет снижения товарооборота, уровень товарных запасов увеличивается на 2,13%.

Общее влияние двух факторов равняется изменению уровня товарных запасов по сравнению с ее базисной величиной:

……………………………………………(7)

Итак, повышение уровня товарных запасов достигается уменьшением товарных запасов, а также увеличением товарооборота.

Скорость товарного обращения, или товарооборачиваемость в числе оборотов, рассчитывается по следующей формуле:

…………………………………………………….(8)

=7,43-7,77=-0,34

Таким образом, за счет уменьшения товарооборота, скорость товарного обращения упала на 0, 34%.

………………………………………………….(9)

=7,77-6,52=1,25

За счет уменьшения товарных запасов скорость товарного обращения повысилась на 1,25%.

………………………………………….(10)

Итак, увеличение товарооборачиваемости достигается увеличением товарных запасов, а также уменьшением товарооборота.