Компенсация расходов при использовании личного имущества работников (ст. 188 Трудового кодекса РФ)

В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Наиболее распространенной компенсацией за пользование имуществом работника, является компенсация за использование личного автотранспорта для служебных целей.

Компенсация за использование личного автотранспорта выплачивается на основании приказа руководителя организации, в котором указывается вид автотранспортного средства, размер компенсации, а также Ф.И.О. работника, получающего компенсацию.

Так же аудитору необходимо проверить наличие нотариально заверенной копии технического паспорта автомобиля (мотоцикла). Если работник управляет автотранспортом по доверенности, он должен представить копию доверенности.

Как было отмечено выше, размер компенсации за использование личного автотранспорта устанавливается по договоренности и в бухгалтерском учете организации в полном объеме относится на затраты.

В налоговом учете компенсация за использование автотранспорта включается в состав прочих расходов только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (с изм. и доп. от 15 ноября 2002 г., 9 февраля 2004 г.).

Для легковых автомобилей (как отечественных, так и импортных) с объемом двигателя до 2000 см3 компенсация учитывается для целей налогообложения прибыли в сумме 1200 руб., а более 2000 см3 - 1500 руб. в месяц. Размер компенсации работнику за использование личного мотоцикла для служебных поездок составляет 600 руб. в месяц.

Компенсация за использование личного автотранспорта назначается с учетом того, что в нее включены расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля (мотоцикла) и т.д.

Если организацией установлен повышенный размер компенсации, то превышение суммы компенсации над установленными нормами в состав прочих расходов не включается и налогооблагаемую прибыль организации не уменьшает.

Кроме того, разница между фактически выплачиваемой суммой компенсации и установленной законодательством будет являться для работника доходом и, следовательно, облагаться налогом на доходы физических лиц.