Основные требования к профессиональным и личным качествам руководителя

Сущность и содержание понятия менеджмент.

Менеджмент - это управление социально-экономическими организациями в условиях рыночной экономики, цели которых, как правило, являются экономическими.

Менеджмент представляет собой область знаний и профессиональной деятельности, направленных на формирование и обеспечение достижения целей организации путем рационального использования имеющихся ресурсов. Первоначально менеджмент начал развиваться как теория управления производством, а затем трансформировался в теорию управления деятельностным поведением людей.

Следует различать понятия: «управление», «менеджмент» и «руководство».

Руководство — постановка цели организации и управление.

Основная цель менеджмента - обеспечение гармонии в развитии организации, т. е. согласованного и эффективного функционирования всех внешних и внутренних элементов организации.

Задача гармонизации по отношению к организации имеет внутренний (эндогенный) и внешний (экзогенный) аспекты.

На содержание менеджмента оказывают влияние две группы факторов:

тенденция развития организации;

специфические национальные факторы развития экономики.

Категория менеджмента - наиболее общие и фундаментальные понятия, отражающие существующие свойства и устойчивые отношения в процессах управления организацией.

Состав основных категорий менеджмента:

объекты и субъекты менеджмента;

функции менеджмента;

виды менеджмента;

методы менеджмента;

принципы менеджмента.

Содержание, формы и методы менеджмента зависят от иерархического уровня его осуществления в организации. Как правило, на предприятии можно выделить три иерархических уровня менеджмента: высший, средний и низовой.

Субъекты менеджмента, менеджеры - руководители различного уровня, занимающие постоянную должность в организации и наделенные полномочиями в области принятия решений в определенных сферах деятельности организации.

Категория «менеджер» распространяется на:

руководителей организации;

руководителей структурных звеньев и центров прибыли;

организаторов определенных видов работ (администраторов).

Виды менеджмента - специальные области управленческой деятельности, связанные с решением определенных задач менеджмента.

По признаку объекта различают общий и функциональный менеджмент (рис. 1.1).

Общий или генеральный менеджмент заключается в управлении деятельностью организации в целом или ее самостоятельных хозяйственных звеньев (центров прибыли).

Функциональный или специальный менеджмент заключается в управлении определенными сферами деятельности организации или ее звеньев. Например, инновационной деятельностью, персоналом, маркетингом, финансами и т. п.

Рис. 1.1. Объекты и виды менеджмента

По признаку содержания различают нормативный, стратегический и оперативный менеджмент.

Нормативный менеджмент предусматривает разработку и реализацию философии организации, ее предпринимательской политики, определение позиции организации в конкурентной нише рынка и формирование общих стратегических намерений.

Стратегический менеджмент предполагает выработку набора стратегий, их распределение во времени, формирование потенциала успеха организации и обеспечение стратегического контроля за их реализацией.

Оперативный менеджмент предусматривает разработку тактических и оперативных мер, направленных на практическую реализацию принятых стратегий развития организации.

Методы менеджмента - это система правил и процедур решения различных задач управления с целью обеспечения эффективного развития организации.

Принципы менеджмента - это общие закономерности и устойчивые требования, при соблюдении которых обеспечивается эффективное развитие организации.

К числу важнейших принципов эффективного менеджмента относятся следующие принципы:

целостности;

иерархической упорядоченности;

целевой направленности и оптимальности;

сочетания централизации и децентрализации;

демократизации.

Существует несколько подходов в управлении:

процессный подход: управление рассматривается как процесс, например, планирование, организация, мотивация, контроль;

системный подход: обозначаются цели, задачи в показательной форме. Строится дерево цели, где система разбивается на подсистемы, например, организация — на подразделения (рис. 1.2):

Рис. 1.2. Дерево целей

Системный подход

Это направление методологии специального научного познания и социальной практики, в основе которого лежит исследование объектов как систем.

Системный подход способствует адекватной постановке проблем в конкретных науках и выработке эффективной стратегии их изучения.

Система — совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует определенную целостность, единство. При определении понятия системы необходимо учитывать теснейшую взаимосвязь его с понятиями целостности, структуры, связи, элемента, отношения, подсистемы и др.

Основные системные принципы:

целостность (принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и невыносимость из последних свойств целого; зависимость каждого от его места, функции и т. д. внутри целого);

структурность (возможность описания системы через установление ее структуры, т. е. сети связей и отношений системы; обусловленность поведения системы не только поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры);

взаимосвязь структуры и среды (система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом ведущим активным компонентом взаимодействия);

иерархичность (каждый компонент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая в данном случае система представляет собой один из компонентов более широкой, глобальной системы);

множественность описания каждой системы (в силу принципиальной сложности каждой системы ее адекватное познание требует построения множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь определенный аспект системы).

Важнейшие принципы системного подхода (системного анализа) следующие:

процесс принятия решений должен начинаться с выявления и четкого формулирования конкретных целей;

необходимо рассматривать всю проблему как целое, как единую систему и выявлять все последствия и взаимосвязи каждого частного решения;

необходимы выявление и анализ возможных альтернативных путей достижения цели;

цели отдельных подсистем не должны вступать в конфликт с целями всей системы (программы);

восхождение от абсолютного к конкретному;

единство анализа и синтеза, логического и исторического;

выявление в объекте разнокачественных связей и их взаимодействия и др.

Рассмотрим элементы принципа «черный ящик» системного подхода.

При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала формируются параметры выхода — товара или услуги: что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки, кому продавать и по какой цене. На эти вопросы ответы даются одновременно. Выход должен быть конкурентоспособным по нормативам.

Затем определяются параметры входа: какие нужны ресурсы и информация для процесса. Потребность в ресурсах и информации прогнозируется после изучения организационно-технического уровня производства системы (уровня техники, технологии, организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (политической, экономической, технологической, социальной и др.).

Системы бывают открытыми и закрытыми.

Открытая система — это система, питающаяся извне какой-либо энергией или ресурсами.

Закрытая система имеет источник энергии (ресурсов) внутри себя. Примеры закрытых систем: работающие часы с внутренним источником энергии, работающая автомашина, самолет, автоматическое производство со своим собственным источником энергии и т. д. Примеры открытых систем: калькулятор или радиоприемник с солнечной батареей (энергия поступает извне), промышленное предприятие, завод, фирма, компания и др.

Очевидно, что хозяйствующие организации не могут существовать автономно, для осуществления их деятельности необходимы снабжение, сбыт, работа с потенциальными покупателями и т. д. Именно поэтому их правомерно отнести к большим открытым системам.

Одним из вариантов системного подхода является ситуационный подход, который концентрируется на том, что применение различных методов и подходов к управлению определяется ситуацией. Поскольку существенные внутренние и внешние факторы для разных организаций весьма разнообразны, то не существует единого, «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.

Основные требования к профессиональным и личным качествам руководителя

1. Обязательность. Её следует рассматривать в двух аспектах: обязательность по отношению к профес.окружению, обязательность по отношению к подчиненным. Последняя должна иметь больший приоритет, поскольку она является важным фундаментом для обеспечения обязательности по отношению к коллегам по управлению.

2. Поисковая активность, т.е. нацеленность на решение возникших проблем. Образно говоря, поисковая активность означает, что возникшая проблема д. стать занозой в мозгу руководителя и эта заноза д. напоминать о себе до тех пор, пока руководитель её не вытащит. Антиподом руководителей с поисковой активностью являются руководители –докладчики, главная задача которых заключается в том, чтобы доложить вышестоящим об имеющейся проблеме, пытаясь тем самым уйти от ответственности за её решение.

3. Быть руководителем, а не погонщиком. Руководитель, решая необх.оперативные вопросы, главной задачей считает реш-е перспективных проблем, т.е. исходит из принципа двоецелия решений.. Погонщик – это человек, считающий своей главной задачей решение простейших оперативных проблем, которые практически полностью закрывают и дальнюю и ближнюю перспективу.

4. Целеустремленность и решительность, и соблюдение принципа «отдачи подчиненным распоряжений только от своего имени»

5. Знание науки управления людьми. Требования к знанию науки, техники и технологии снижаются по мере роста иерархического уровня руководителя, а требования к знанию науки управления при этом возрастают. При этом с ростом иерархического уровня возрастают требования к широте кругозора руководителя. По образному выражению одного из зарубежных философов, есть специалисты широкого и узкого профилей. Специалист узкого профиля – человек, который знает все больше и больше, о все меньшем и меньшем, и в конечном итоге он не будет знать ничего обо всем. Чем выше иерархический уровень руководителя, тем он больше должен соответствовать специалисту широкого профиля.

6. Умение экономить время свое и подчиненных.

7. Правильный подход к обучению подчиненных. Если руководитель заинтересован в том, чтобы его подчиненные росли в профессионально-квалификационном аспекте, то он в случае имеющегося временного резерва (отсутствие срочности) должен поручать своим подчиненным решение проблем на максимальном уровне их способностей. С целью исключения возможных ошибочных решений в этих случаях необходимо оговорить право контроля за вариантом принятого подчиненным решения.

8. Обязательность поощрения.

9. Обязательность наказания.

10. Строгость и требовательность

11. Тактичность и приветливость. Заискивая перед подчиненными, учитывать: коллектив делится на: оппоненты, нейтральные, элита.

12. Чувство юмора.

13. Умение говорить. Если речь об оперативном, то краткость и честность его распоряжений.

14. Умение слушать. Оперативная проблема – говорунов перебивать нещадно, личные проблемы выслушивать.

15. Умение молчать. Но не тогда, когда надо кричать.

16. Знать личных(основных) непосредственных подчиненных.

17. Умение поступать нестандартно в стандартных ситуациях.

18. Оценивать подчинённых. Оценивая подчинённых по их профес.кач-вам, необх-мо оказывать им помощь в реш-и основополагающих личных проблем в пределах своей компетенции.

3. Пути повышения использования рабочего времени руководителя

Эффективность и интенсивность использования рабочего времени руководителя является важнейшим показателем, определяющим качество исполнения управленческих функций.

На эффективность использования рабочего времени непосредственно влияет целый свод правил, которых должен придерживаться руководитель в своих взаимоотношениях с рабочим временем.

Вот главные из этих правил:

1) Периодический анализ использования рабочего времени. Его рекомендуется проводить не более 2-3 раз в году, либо методом фотографии рабочего дня руководителя квалифицированным специалистом, либо методом самофотографии. Для этих целей можно использовать карту исследования процессов управления. Этот анализ позволяет увидеть резервы роста эффективности использования рабочего времени и наметить перечень мероприятий, позволяющих эти резервы использовать на практике. Более частый анализ использования рабочего времени не рекомендуется,потому что сложившийся стиль управления у руководителя обладает определенной инерционностью преодолеть которую в течении короткого промежутка времени не реально.

2) Ведение т.н. дневника руководителя(ежедневника), форма которого разрабатывается либо самим руководителем, либо покупается. Преимущества дневника.

§ Перечень того, что необходимо сделать

§ Перечень того, где необходимо быть.

§ Перечень того, куда и кому надо позвонить.

§ Что необходимо проверить

§ Кого необходимо вызвать

Одним из важнейших принципов ведения дневника явл-ся следование правилу «чистой страницы». Это означает, что все то, что не удалось реализовать за прошедший рабочий день, должно в обязательном порядке переноситься на последующие периоды с учетом реально сложившейся ситуации. Правило «чистой страницы» называется так, потому что человек уверен, что обращаться к дневнику в ретроспективном плане на предмет получения информации о том, что им не исполнено нет необходимости.

3) Предварительное ежедневное планирование своего рабочего дня с указанием перечня работ и примерных затрат времени на эти работы. Эту операцию легко позволяет осуществить дневник руководителя, причем не только в оперативном, т.е. на ближайший период, но и в перспективном аспекте.

4) Эластичность распределения рабочего времени. Под эластичностью понимается обязательное выделение резерва времени, не занятого исполнением никаких функций.

Необходимо выделить 2 вида резерва:

§ личный. Этот резерв необходим для того, чтобы на этот период времени перенести исполнение тех функций, которые по каким-либо причинам не удалось исполнить в заранее намеченное время.

§ Резерв вышестоящего руководства. Предусматривает тот период, в течение которого данный руководитель должен участвовать в возможных мероприятиях, назначаемых высшим руководством. Если этот резерв высшим руководством не используется, то он переходит в личный резерв. (Резерв- 30-40% раб.времени.)

5) Ранжирование в распределении рабочего времени. Оно предусматривает установление приоритетов в зависимости от важности и срочности работ. При этом важность и срочность работ необходимо оценивать с оперативных и перспективных позиций, не смешивая понятие срочности с понятием важного. Последнее необходимо особенно подчеркнуть потому, что в практической деятельности срочное, как правило идентифицируется с важным. А поскольку срочное почти всегда является оперативным, то здесь упускается очень важный момент – приоритетность перспективного над оперативным.

6) Обязательное делегирование функций и ответственности за их исполнение в нижестоящие управленческие звенья. При этом следует руководствоваться принципом: «все, что могут сделать подчиненные без какого-либо значимого ущерба объекту управления, не должно доходить до вышестоящего руководителя».

7) Группировка сходных по характеру работ и их исполнение без перерыва в заранее запланированный жесткий период времени. Это позволяет снизить затраты времени за счет элементов врабатываемости в данный процесс. Следование этому правилу особо эффективно потому. если эта группировка и период исполнения являются сквозными в масштабе предприятия, поскольку это исключает взаимные помехи руководителей друг другу.

8) Своевременная корректировка плана распределения рабочего времени, если в текущем рабочем дне возникли непредвиденные ситуации. Эта корректировка отличается наличием резерва рабочего времени, выделенного по правилу эластичности распределения рабочего времени. корректировка должна в обязательном порядке сопровождаться уведомлением о ней других лиц, если запланированное мероприятие предусматривало совместную работу.

9) Свед е ние к минимуму затрат времени систематически повторяющейся оперативной функции.

10) Тщательная подготовка собраний и совещаний неоперативного характера. Здесь должен быть определен полный перечень должностных лиц, которые должны участвовать в решении рассматриваемых проблем, при этом каждое должностное лицо должно быть уведомлено о сути проблемы и о том, что он должен высказать свою позицию по технологии решения этой проблемы.

11) Тщательная подготовка вопросов и проблем, с которыми руководитель выходит на вышестоящий уровень управления. Здесь необходимо иметь возможные варианты решения проблемы, которые руководитель находит возможным использовать и речь у вышестоящего руководителя должна идти либо о помощи в выделении ресурсов, необходимых для реализации того или иного варианта, либо о помощи в привлечении к решению данной проблемы других специалистов, подчиненных только вышестоящему руководителю. Отступление от данного правила приводит к необходимости повторных приемов у вышестоящего руководителя, что часто связано со значительными организационными трудностями.

12) Своевременное принятие решений по назревшим(неприятным) проблемам отступления от этого правила приводит не только к снижению эффективности функционирования объекта управления, но и держит человека в состоянии повышенной внутренней напряженности из-за осознания того, что эти проблемы в конечном итоге все равно придется решать.

13) Ежедневный (обязательный) контроль исполнения плана, который должен обязательно заканчиваться правилом «чистой страницы»

4.Роль четырехзвенника: «знают» - «могут» - «хотят» - «успевают» в эффективности управления. Характеристика звеньев.

Эффективное управление любым процессом требует следования ряду основополагающих принципов. Их игнорирование ведет к снижению качественных характеристик управления, а, следовательно, и к снижению результатов функционирования объектов управления.

Первым принципом является обязательное функционирование всех последовательных, взаимосвязанных звеньев 4-х звенной управленческой цепи. Этими звеньями является:

· звено «знают»;

· звено «могут»;

· звено «хотят»;

· звено «успевают».

Если хотя бы одно из этих звеньев не функционирует или функционирует неудовлетворительно, то эффективных процессов управления быть не может. А если не функционирует основополагающее звено «знают», то говорить об управлении бессмысленно, в принципе. Т.е. управления как такового быть не может.

Дадим характеристику каждого звена:

Звено «знают».

Решает 2 задачи:

1. Правильно поставить проблему, которая стоит перед объектом управления и которую необходимо решить управленческому персоналу в процессе реализации своих функций.

2. Найти хотя бы одну из трех компонент, которая будет принята в качестве основополагающей базы при принятии решения, установленной в первой задаче, проблеме. Этими компонентами могут быть либо теория, либо концепция, либо прецедент

Концепция – система взглядов (система ценностей), которой придерживается управленческий персонал в принятии решений по проблеме.

Прецедент предполагает следованию процессу решения аналогичной или близкой к рассматриваемой проблеме, реализованной в прошлом каким-либо другим или этим же управленческим персоналом. Этот прецедент следует брать за основу только в том случае, если это прошлое решение дало сугубо позитивные результаты.

Отлично – когда при решении проблемы можно опираться на все три компоненты; хорошо – когда есть две компоненты; удовлетворительно – когда одна; плохо – ни одной.

Звено «могут»

Задачей является формирование управленческого коллектива, который по своему образовательному,профессионально-квалификационному потенциалу и зачастую по своему жизненному опыту мог бы в принципиальном аспекте справиться с решением проблемы, сформированной в звене «знают».

Звено «хотят»

Задачей является формирование из управленческого коллектива, сформированного звеном «могут», консолидированной группы специалистов, преследующих в первую очередь основополагающие интересы объекта управления.

Звено «успевают»

Задача - контролировать процесс практического решения проблемы на предмет его соответствия разработанной технологией этого процесса и в случае каких-либо отклонений от этой технологии принимать быстрые решения, сводящиеся к минимуму эти отклонения.