Дайте визначення документа. Назвіть групи документів за призначенням

Документальна фіксація інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності. Матеріальними носіями її є документи. Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільної діяльності будь - якої організації, підприємства. На її основі приймаються відповідні управлінські рішення.

Документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді.

Згідно з Державним стандартом на термінологію діловодства та архівної справи, документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної діяльності і продукти розумової діяльності людини.

Комунікативна функція документів забезпечує і зовнішні зв'язки установ та підприємств.

В роботі з документами необхідно керуватися нормативними актами України, стандартами (ДСТУ), які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури справ, створення архіву підприємства для забезпечення збереження найбільш цінних документів.

За призначенням документи поділяють на:

1. Організаційні документи. Вони мають таку специфіку: ці документи регламентують права та обов’язки на тривалий період часу, мають велику юридичну силу, їх ще називають правовими актами. Організаційні документи мають чітку структуру і вимагають їх затвердження і погодження. До цих документів належать: статути, погодження, правила та інструкції.

2. Документи розпорядчої діяльності. За допомогою цієї групи документів здійснюється оперативне керівництво в організації. У цих документах визначається: відповідальна особа за виконання, встановлюється чітко строк виконання. До розпорядчих документів належать: накази, ухвали, розпорядження, вказівки, постанови.

3. Документи діяльності колегіальних органів. Предметом колегіального розгляду є дуже важливі питання на виробництві, які вирішуються на нарадах, зборах і засіданнях. До них належать постанови, ухвали, протоколи, витяги з протоколів, стенограми, довідки.

4. Інформаційні документи. Це найбільш численна і найбільш поширена група документів. Часто на підставі інформаційних документів складаються розпорядчі документи. До них належать плани робіт, звіти про виконану роботу, доповідні записки, службові телеграми, телефонограми, факси, службові листи.

5. Обліково-фінансові документи. Обліково-фінансові документи забезпечують: точність виконання фінансових операцій, дають можливість складати звіти, проводити банківські, фінансові, господарські операції, забезпечують схоронність матеріальних цінностей та грошових засобів та ін. До обліково-фінансових документів належать: розписка службового характеру, довіреність, наряд, табель обліку робочого часу, накладна, трудова угода, різноманітні види актів та ін.

6. Документація з договірної діяльності. Договір – це угода двох або більше сторін про встановлення, зміну, або припинення цивільних прав та обов’язків. Розрізняють такі види договорів: постачання, закупівля с/г продукції, підряду, позики, на транспортне обслуговування, про спільну діяльність, оренди. про матеріальну відповідальність.

7. Документація щодо особового складу: заява, характеристика, розписка, довідка, доручення, резюме, автобіографія.