Билет № 2. 1. Законодательные и нормативно-методические акты, регламентирующие управленческий труд, работу с документами и бездокументное обслуживание

1. Законодательные и нормативно-методические акты, регламентирующие управленческий труд, работу с документами и бездокументное обслуживание.

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с документами" гост Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово Дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу" Словарь русского языка(XI--XV// вв.), вып. 4; М.; Институт русского языка АН СССР, 1977.С. 207.. Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г. Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство. Закон об информации, информатизации и защите информации определяет информацию как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления". По определению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результата труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование - посредством подготовки различных планов, учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство -изданием распорядительных документов; организация -организационных документов; инструктирование - в виде инструкций, методических указаний; контроль - путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления. Но создав документ, с ним надо ещё много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нём можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т.д. Организация делопроизводства условно делится на две части: - обеспечение своевременного и грамотного создания документов (Документирование); - организация работы с документами: получение - передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение. Параллельно с термином "делопроизводство" в последние десятилетия используется термин "документационное обеспечение управления". Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства аналогично стал использоваться термин "документационное обеспечение управления", который по существу является синонимом термина "делопроизводство". Например, в названиях нормативных документов: "Государственная система документационного обеспечения управления" и 'Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации". Более широкий термин, применяемый сегодня - информационно - документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. Как сам процесс создания документов, так и организация работы с ними всегда были регламентированы специальными законодательно-нормативными и нормативно-методическими актами. В дореволюционный период крупнейшими законодательными актами, определявшими постановку делопроизводства, был "Генеральный регламент", утверждённый Петром 1 28 февраля 1720 года Генеральный регламент или устав, по которому государственные коллегии також и все оных принадлежащих к ним, "Учреждение для управления губернией" 1775 года Екатерины II, "Общее учреждение министерств" 1811 года. В этих актах были установлены основные принципы работы с документами, действующие сегодня (например, обязательный учёт документов, регистрация, контроль, формирование дел, создание архива учреждения и т.д.). Законодательные акты, касавшиеся отдельных сторон документирования и нормативно-методические документы, регламентирующие ведение делопроизводства издавались, и в советский период. Сегодня обязательность документирования информации определена Федеральным законом ""Об информации, информатизации и защите информации". В нём указано: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации". Федеральный закон "О бухгалтерском учёте", указав, что бухгалтерский учёт осуществляется путём "сплошного, непрерывного и документального учёта всех хозяйственных операций", специальную статью (ст. 9) посвящает составлению первичных учётных документов. В ней подчёркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведётся бухгалтерский учёт. При этом закон уточняет, что "первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры". Таким образом внедрение компьютерных технологий не исключает составления документов и их оформления в соответствии с установленными правилами. Представление о том, что внедрение компьютеров и подключение их в сеть позволит передавать информацию произвольно в виде отдельных показателей и избавит от составления документов, является глубоко ошибочным. Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Так, например, Гражданский кодекс Российской Федерации в ст. 47 предписывает обязательность документирования рождения, смерти, заключения, расторжения брака, усыновления, удочерения и т.п. "Регистрация актов гражданского состояния производится органами записи актов гражданского состояния путём внесения соответствующих записей в книги регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей". В законодательно-нормативных актах в отдельных случаях указывается и состав информации, которая должна быть отражена в документе (его структура). Например, в ст. 878 в Гражданского кодекса РФ, часть II, определено- "чек должен содержать: 1) наименование "чек", включённое в текст документа; 2) поручение плательщику выплатить определённую денежную сумму; 3) наименование плательщика и указание счёта, с которого должен быть произведён платёж; 4) указание валюты платежа; 5) указание даты и места составления чека; 6) подпись лица, выписавшего чек, - чекодателя. Отсутствие в документе какого либо из указанных реквизитов лишает его силы чека." В Постановлении правительства Российской Федерации от 12 декабря 1995 года № 1227 "Об удостоверении беженца" не только перечислено, какие сведения и на основании чего в него вносятся, но и даётся форма удостоверения, утверждённая этим постановлением, соблюдение которой является обязательным. Однако формы документов, установленные законом, редки. Это обычно наиболее массовые виды документов, чаще всего удостоверяющих личность. Документ является средством укрепления законности и контроля. Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 утверждены "Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации". В этих правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и детально расписан порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в министерстве юстиции. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Но один документ-это единичный акт документирования. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации. Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности. В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию" Большой энциклопедический словарь, М.: Изд-во Советская энциклопедия, 1991, т.2. с. 526. . Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров" ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации Российской Федера-ции. Основные положения. - М.: Госстандарт России, 1994, п. 3.22. Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом" Большой энциклопедический словарь. -- М.: Советская энциклопедия, 1991, т. 2. с. 407. Более пространное и детальное определение стандартизации даётся в ГОС-Те Р 1.0-92. 'Государственная система стандартизации РФ. Основные положения".. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа). Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифицированных форм, их информационных элементов и систем документации возложена в стране на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время Государственный комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации включён в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Результатом работы по унификации документов могут быть: -общероссийские унифицированные формы; - отраслевые унифицированные формы; -унифицированные формы документов предприятия; 'Унифицированная система документации состоит из взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности" ПР50-733-93 п.2.4.. Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем документации являются Министерства (ведомства), возглавляющие ту отрасль деятельности, документы которой унифицируются. Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы бланков документов, при этом обязательно учитывая возможность их компьютерной обработки. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет Российской Федерации по статистике за унифицированные формы первичной учётной документации. Новые унифицированные формы первичной учётной документации утверждены Госкомстатом 30 октября 1997 года. Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы. В Положении "О государственной архивной службе России", утверждённом Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552 в числе главных задач государственной архивной службы России (Росархив) указано: "координация деятельности федеральных органов государственной власти в области... делопроизводства, развития совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации". Росархив в соответствии с возложенными на него задачами "осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за... организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти". Росархив "проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями независимо от их ведомственной подчинённости требования законодательства в области организации документов в делопроизводстве". Росархиву предоставлено право согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве. Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся: * Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1991. В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой ведётся разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, её примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учёт, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов. Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.). Банасюкевич В. Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы докумен-тационного обеспечения управления -- актуальная задача / / Делопроизводство, 1998. № 1. * Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994. Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции Российской Федерации. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации. * ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 1997. Стандарт распространяется на документы "которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: - федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления; - предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности". * Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988. Правила условно можно разделить на две части. В первой (разделы 2-4) детально освещены вопросы делопроизводственные: - требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения; - порядок формирования дел в делопроизводстве; - организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве; - порядок выделения документов к уничтожению; - подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей,передача в архив. В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается работа с документами в архиве. Для коммерческих организаций, не предающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива. * Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный) О перечнях подробно смотри в главе 8. * Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц. Кроме того надо знать, что работа с определённой категорией документов регламентируется специальными актами. Так, правила работы с бухгалтерскими документами отражают: * Федеральный закон о бухгалтерском учёте. От 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. * Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ (вред. Приказа Минфина РФ от 19.12.95 № 130); * Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105); При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в ред. от 2 августа 1985г.,сизм. и доп. от 19 октября 1990г.). Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми. Но помимо того, что надо знать КАК выполнять ту или иную работу, надо ещё иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ. Разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Организации (фирме) полезно иметь: * Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72). -М., 1995. * Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42).- М., 1988. * Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993г. № 152)-М„ 1993. * Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11-64).- М., 1988. * Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров. - М., 1991 Последний нормативный документ нужен для работы с кадровой документацией. Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности. Что же можно найти в указанных выше документах? В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" предусмотрены действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 -210х297 мм..напечатанная с одной стороны. Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка (2450 знаков) - через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 знаков) - через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака. В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" в зависимости от состояния оригинала, с которого производится печатание, предусматриваются три группы сложности: I группа-печатный или разборчивый рукописный оригинал. II группа-печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста. Ill группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский шрифт. Группы сложности надо учитывать и при изготовлении документов на компьютере, если текст вводится с рукописи. Кроме того, в нормах времени учитывается печатание без вертикального графления и с вертикальным графлением, печатание с диктофона. Например: Нормы времени и нормы выработки при печатании с применением диктофона Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. -- М.: Эконо-мика, 1988,с.16. Нормы времени на одну страницу - в минутах Нормы выработки - в страницах за смену Размер интервалов Нормы времени Нормы выработки     16,5     1,5 21,5       31,4         Печатание на типовых бланках (формах, таблицах) имеет уже другие нормы. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. -- At: Эконо-мика, 1988,с. 16-17. Эти же нормы с незначительными поправками используются и при печати документов на компьютере. При этом надо учитывать отличия во вспомогательных операциях (прокладка листов копировальной бумагой и закладка листов в пишущую машину с одной стороны; включение компьютера, вызов программы, сохранение файла и его печать на принтере - с другой). Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготовлению документов. Однако, обратите внимание, что в различных нормативах нормы времени на машинописные работы могут указываться в минутах или в часах. Следовательно, 0,05 часа - это 3 мин., 0,1 ч. - 6 мин., 0,2 ч. - 12 мин, 0,25 ч.-15 мин., 0,33 ч.-20 мин., 0,4 ч.-24 мин., 0,5 ч.-30 мин., 0,6 ч.-36 мин., 0,75 ч.-45 мин. Это обязательно надо учесть, когда вы разбираетесь в нормах времени. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления приводятся как для традиционных (ручных) технологий, так и для автоматизированных. Это позволяет особенно наглядно видеть временной выигрыш при автоматизации управленческого труда. Хотя в названиях перечисленных выше нормативов времени отражены прежде всего работы, связанные с документами, "Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления" содержат такие разделы, как "Секретар-ско-референтские работы", где приводятся и виды работ по бездокумен-тному обслуживанию, например: прием посетителей, ведение телефонных переговоров и т.д. Не менее интересен раздел "Документирование коллегиальной деятельности". В нем перечислены все этапы работы по подготовке совещания, оформлению документов, техническому обслуживанию совещания. Во всех названых документах не только указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и последовательно перечисляется содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие её операции. Например, раздел "Подготовка и проведение заседания коллегиального органа". "Содержание работы: Подготовка материалов к заседанию, определение ответственного лица за подготовку проекта решения и справки..., формирование проекта решения, формирование повестки заседания, изменение повестки заседания, формирование списка участников, отметка в списке приглашённых присутствующих на заседании, протоколирование заседания, распечатка стенограммы заседания, согласование стенограммы с выступающими." Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документоционному обеспечению органов управления. -- М., 1993,с.29. . Нормативы времени для начинающих или не получивших профессиональную подготовку по делопроизводству сотрудников, особенно та часть нормативов времени, в которой раскрывается содержание работ, помогут ничего не упустить и правильно выполнить или оформить те виды операций, которые мало знакомы или вызывают затруднения. Но помимо норм времени на основные виды работ, в указанных сборниках всегда освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы. Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий день. Таким образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на предприятии помните, что качественная постановка делопроизводства требует профессиональных знаний.

2. Классификация пишущих машин.

Письмо на пишущей машине имеет большое преимущество перед ручным. При письме рукой скорость достигает от 120 знаков в минуту, а при письме на пишущей машине от 250 до 600 знаков в минуту. Пишущие машины по своему назначению классифицируются на портативные, канцелярские, наборно-пишущие, специальные. Они имеют механический или электрический привод. По типу печатающего механизма машины делятся на рычажные и безрычажные. Портативные пишущие машины предназначены для индивидуального пользования. Ими, как правило, пользуются журналисты, научные работники, писатели. Высота этих машин бывает 90—150 мм, масса — от 3 до 8 кг. Каретка постоянная или сменная. Длина бумагоопорного вала — от 240 до 100 380 мм. Скорость письма на портативных пишущих машинах достигает 600 ударов в минуту. На ней можно получить 3—4 копии на бумаге толщиной 0,1 мм и 8 копий на папиросной бумаге. В портативных пишущих машинах отсутствует табулятор (имеется только в некоторых — «Эрика», «Зея» — одноразрядный). Канцелярские пишущие машины используют в организациях, учреждениях для оборудования машинописных бюро, канцелярий. Они бывают с механическим приводом и с электрическим. Канцелярские пишущие машины с механическим приводом имеют массу 15—18 кг, длину бумагоопорного вала — от 320 до 800 мм. На бумаге толщиной 0,1 мм можно получить одновременно 5—6 копий, на папиросной бумаге 12—15 копий.

Печатая на такой пишущей машине, машинистка затрачивает усилия на удары по клавишам, обслуживание рычагов управления. При ударе клавиш опускается на 14—17 мм, машинистка преодолевает сопротивление примерно в 1 Н. При возврате каретки к началу новой строки преодолевается сопротивление главной пружины в 11 —14 Н. Затрачиваются усилия на обслуживание клавишей верхнего регистра, клавиша пробела, обратного хода каретки и т. Д. В течение рабочего дня по клавиатуре и рычагам управления пальцы машинистки проделывают расстояние около 20 км. Канцелярские пишущие машины с электрическим приводом имеют преимущество перед машинами с механическим приводом. Печатать на ней очень легко. Справа в корпусе машины вмонтирован электродвигатель. Машинистка затрачивает усилия только на управление процессом письма, т.е. на подключение той или иной электрической цепи машины к электроприводу. В процессе письма производится легкий нажим на клавиши. Затрата энергии на электрических пишущих машинах в 20 раз меньше, чем на механических. Скорость письма достигается до 1000 ударов в минуту. Производительность труда повышается на 15—20% (рис. 7). На электрических пишущих машинах можно получить 8—10 копий на бумаге толщиной 0,1 мм, на папиросной—18—20 копий. Масса машины — 22—28 кг. В безрычажных пишущих машинах все шрифтовые знаки размещены на одной печатающей головке, выполненной в виде сферического сегмента или в виде кольца (полукольца). Клавиатура через электропривод воздействует на поворот сферического сегмента или кольца, выбирая требуемый знак. Безрычажные пишущие машины дают возможность развить скорость письма до 960 знаков в минуту. Эти машины работают почти бесшумно, бумага не пробивается литерами, рисунок шрифта четче пропечатывается, шрифт снимается и заменяется за 5—7 секунд. В нашей стране на основе пишущей машины «Ятрань» разработана пишущая модель 133-1 со сферическим шрифтоносителем; техническая производительность ее 12 знаков в секунду, применяется неограниченное количество шрифтов. Шрифт меняется за 5 секунд.

3. Windows. Копирование папок и файлов.

Часто возникает необходимость в перемещении документов из одной папки в другую. Возможно, необходимо расположить целиком какую-то папку в.другом месте. Не реже возникает потребность в копировании различных файлов. Для лучшего понимания разных способов перемещения файлов представьте себе, что вы сидите за обычным столом, на котором лежит несколько папок с документами. Вам надо переложить какой-либо документ из одной папки в другую. Выполняя данную задачу, вы вначале должны открыть первую папку. После этого следует открыть вторую папку. Далее вы берете документ из первой папки и кладете его во вторую. Теперь обе папки можно закрыть.

Однако есть и другой способ выполнения этой операции. Он заключается в том, что вы должны открыть первую папку и вынуть из нее документ, оставив его в руках. После этого вы можете закрыть первую папку. Теперь вы открываете вторую папку и кладете в нее документ. При последнем способе не требуется одновременно иметь под рукой обе папки, но нужно иметь место, где документ будет находиться, пока вы закрываете первую папку и открываете вторую. Особенно сильно эти способы различаются, когда папки лежат далеко друг от друга. При работе с проводником можно использовать оба описанных способа.

Прежде всего, отметим, что файлы и папки на компьютере можно как перемещать, так и копировать. Операции копирования, перемещения и удаления выполняются совершенно одинаково как для файлов, так и для папок с файлами. Естественно, операция с папкой подразумевает, что требуемое действие будет применено ко всему содержимому этой папки. Эти операции очень похожи, и сейчас мы рассмотрим общие принципы их выполнения.

При наличии списка папок в левой части окна программы, задача решается очень просто. Вы выбираете исходный файл в правой части и перетаскиваете его на новое место назначения, которое выбирается в списке всех папок. Определив место в списке папок, куда вы хотите переместить файл, подведите указатель мыши к значку файла в правой области. Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите указатель мыши на выбранное место в левой области окна, после чего отпустите кнопку мыши. При перемещении выделенного значка на место, где расположен список, папка назначения будет выделена. После того, как вы отпустите кнопку мыши, будет начата соответствующая операция. Отметим, что если перемещение значка или группы значков в выбранное вами место назначения невозможно, то в момент перетаскивания указатель мыши изменит свою форму на. При копировании и перемещении файлов часто появляется диалог, иллюстрирующий этот процесс (Рис. 2.4). Если вы копировали небольшой файл, диалог очень быстро закроется или даже вовсе не появится. При работе с большими файлами постепенное увеличение полоски в нижней части диалога иллюстрирует процент выполнения операции. Нажав кнопку Отмена (Cancel), вы можете прервать операцию. Когда процедура копирования или перемещения будет завершена, диалог закроется.

Рис. 2.4. Диалог копирования файла

Если в списке расположено слишком много папок и дисков, место назначения может быть не видно. В таком случае вам нужно перетащить значок в верхнюю или нижнюю часть списка и подождать, не отпуская при этом кнопку мыши. Через некоторое время список начнет смещаться в окне, и вы увидите нужную папку. Если вы хотите скопировать файл во вложенную папку, которая не видна в списке, следует поступить точно так же. Подведите при перетаскивании указатель мыши к папке, в которой находится нужная вам папка. Подождите, не отпуская кнопку мыши. Через некоторое время список раскроется, и вы сможете выбрать необходимое место для копирования или перемещения файла.

Теперь давайте разберемся, а что же происходит при перемещении значка - копирование или перемещение файла? В системе Windows имеется ряд правил, по которым определяется конкретная выполняемая операция. Если вы перемещаете значок из одной папки в другую, расположенную на том же диске, что и исходная, то операция приведет к перемещению файла, связанного со значком,! и 'новую папку. При этом файл в старой папке будет удален. Если вы хотите не переместить, а скопировать файл в папку на том же диске, вы должны при выполнении операции перемещения значка нажать и удерживать клавишу на клавиатуре.

Если вы перемещаете значок в папку, расположенную на другом диске, соответствующий файл будет скопирован. Чтобы переместить файл в папку на другом диске, во время перемещения удерживайте нажатой клавишу. Иногда при перетаскивании значков; программ связанные с ними программы не копируются, а в новом месте только создается ссылка на них. При копировании или перемещении программ всегда следует нажимать соответствующуюклавишу или. Если при перетаскивании любого файла нажать клавишу то файл останется на старом месте, а в новом месте будет создан ярлык, указывающий на него.

Возможны операции копирования или перемещения не одного, а группы файлов или папок. При этом следует вначале выделить группу значков, а после перетащить их в нужное место. Чтобы выделить все значки в выбранной папке, необходимо нажать на клавиатуре одновременно управляющую клавишу и клавишу с латинской буквой (при нажатии клавиши с русской буквой файлы не будут выделены). Если необходимо выделить группу значков, расположенных рядом, следует нажать и удерживать клавишу. Далее щелкните мышью на первом значке группы и на последнем значке, после чего отпустите клавишу. Все значки, расположенные между ними, будут выделены. Если вы хотите выделить произвольную группу значков, нажмите клавишу и, Н е отпуская ее, щелкайте мышью на нужных значках. Обратите внимание, что повторный щелчок мышью на значке снимет выделение.

Выделив рее нужные значки, отпустите клавишу. После того, как нужная группа файлов и папок выделена, перетащите ее в нужное место списка в левой части окна программы. При э,том можно использовать клавиши или. чтобы выбрать операцию копирования или перемещения.

Хотя перемещение и копирование с помощью перетаскивания очень удобно, этот способ не работает, когда! в окне проводника отсутствует список папок. Кроме того перемещение и копирование с помощью мыши требует некоторый опыт работы с мышью и может не получиться у начинающих пользователей. Есть несколько способов копирования и перемещения файлов в проводнике, которые значительно проще. Однако следует помнить, что часто простые способы являются более длительными, а более сложные способы существенно экономят время.

Если щелкнуть правой кнопкой мыши на каком-либо значке или группе выделенных значков, рядом появится вспомогательное меню (Рис. 2.5). Вызвать вспомогательное меню для выделенного элемента можно также с помощью клавиши, имеющейся на многих клавиатурах.

Рис. 2.5. Вспомогательное меню

Количество команд меню и их состав зависит от установленных на ваш компьютер программ, однако команды копирования, удаления и переименования будут в этом меню всегда. Чтобы скопировать файл или группу файлов, необходимо выбрать команду Копировать (Сору) данного меню. Далее необходимо перейти в папку назначения и снова отобразить вспомогательное меню щелкнув правой кнопкой мыши на свободном месте в рабочей области программы. В меню нужно выбрать команду Вставить (Insert), чтобы произошло копирование файлов. При таком способе в качестве временного места хранения перемещаемых и копируемых файлов служит так называемый буфер обмена Windows. Для перемещения файла нужно вместо команды Копировать (Сору) вспомогательного меню выбрать команду Вырезать (Cut). При этом файл будет удален из текущей папки и помещен в буфер обмена Windows. Если после этого вы не вставите файл в другую папку, он будет утерян.

Вспомогательное меню содержит еще ряд полезных команд, например команду Переименовать (Rename). При выборе этой команды вместо имени выбранного значка появляется поле ввода, в котором вы с помощью клавиатуры можете ввести новое имя для значка по своему усмотрению. Ввод имени заканчивается нажатием клавиши на клавиатуре.

Есть еще один, очень удобный, способ копирования и перемещения файлов. Как отмечалось выше, в центре окна, в панели задач, расположены разные команды, позволяющие выполнить с выделенным файлом необходимые действия. Для этого следует развернуть верхний список панели задач, нажав кнопку, если список свернут. В списке все действия обозначены кнопками с надписями. Выделите файл или группу файлов и нажмите кнопку расположенную на панели задач в средней части окна программы. Рядом с кнопкой написано Копировать этот файл (Copy this file). На экране появится диалог, в котором вам предлагается выбрать место для копирования (Рис. 2.6). В списке можно найти все диски и папки вашего компьютера. Вы также можете создать новую папку, выделив папку, в которой она будет располагаться, и нажав кнопку Создать папку (Create folder). Работа со списком папок не отличается от аналогичных действий, описанных ранее. Выбрав нужное место и нажав кнопку Копировать (Сору), вы запустите процесс копирования файлов. Над кнопкой имеется кнопка предназначенная для перемещения файлов.

Работа с ней точно такая же. Выделив файл или группу файлов, вы нажимаете кнопку. В появившемся диалоге выбираете новое место для файлов, после чего нажимаете кнопку Переместить (Move), чтобы переместить файлы.

Рис. 2.6. Выбор места для копирования

В списке задач есть и другие кнопки, которые облегчают выполнение некоторых распространенных задач. Нажав кнопку Я, вы сможете переименовать выделенный файл или папку. После нажатия кнопки выделенный файл будет распечатан, а нажатие кнопки удалит его. Для публикации файла в Интернете следует нажать кнопку, а нажатие кнопки отправит файл по электронной почте.

Есть еще один способ копирования и перемещения файлов. Очень просто для этого воспользоваться двумя окнами проводника. Для этого следует запустить две копии данной программы и расположить их окна рядом на рабочем столе. В одном окне сделайте текущей исходную папку, а в другом - ту, в которую хотите скопировать файлы. Далее просто перетащите мышью нужные файлы из одного окна в другое. При этом значительно сложнее промахнуться, чем При использований дерейа дисков и папок в щрюм;окне проводника.

Мы рассмбтрёли множество способов манипулирования файлами, так как эта операция очень важная и широко распространенная. Какой бы способ вы ни выбрали, результат будет совершенно Одинаковым. Попробуйте работу с помощью разных способов, и выберите наиболее удобный для вас вариант.