Требования к информации в процессе управления

Информация, используемая в системах управления, должна удовлетворять определенным требованиям. К числу этих требований относятся:

1. Необходимое и достаточное количество и качество информации, причем доминирующее значение имеет качественная сторона.

2. Достоверность и точность информации, Совершенно недопустимо пользоваться недостоверной и неточной информацией. Если информация является недостаточной или приблизительной, возможно принятие решения с катастрофическими последствиями. Противоречие заключается в том, что абсолютно достоверной и точнойинформации не существует, а приближающаяся к ней информация мало пригодна для принятия управленческих решений — она довольно быстро устаревает. Недостоверность информации обусловливается не только источниками ее получения, неправильной или неэффективной методикой ее обработки, но и целевыми установками ее преобра-зования, интерпретацией применения.

3. Своевременность получения информации. Информация, необходимая для управления, должна быть своевременной. Требова-ние более раннего представления информации часто может быть связано со значительными материальными и финансовыми затратами, (повышенные скорость обработки на ЭВМ и пропускная способность каналов связи, экспертная обработка массивов информации и т. п.). С другой стороны, и запоздалая информация также не представляет практического: интереса.

4. Полнота информации. В распоряжение руководителя должна поступать информация в достаточном объеме, обеспечивающем эффективное решение всех задач. Редуцированная (усеченная) информация способна резко снизить эффективность управления или даже привести к ошибкам в управлении. Вместе с тем требование полноты информации может граничить с ее избыточностью. Как полнота информации, так и ее неполнота не имеют объективных критериев и ограничений, что не следует относить к достоинствам или недостаткам информации. Это объективное противоречие, которое разрешается в процессе творческого труда каждого руководителя.

5. Полезность. Для принятия решения необходима опреде-ленная, конкретная информация, остальная образует информационный шум. Выделение полезной информации из шума является сложной аналитической работой и требует больших затрат.

6. Технологические характеристики информации, к которым следует отнести плотность ее размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления, формы сервиса и т. д. Здесь весьма важны техническое и техноло-гическое совершенство систем, унификация терминологии, порядок составления документов и их представления. Информация должна быть разделена по уровням и звеньям управления, а также по нормативно-справочным, расчетно-аналитическим и другими направлениям. Важной характеристикой является помехоустойчивость информации — способность противостоять как активным, так и пассивным помехам. Высокая помехоустойчивость обеспечивает устойчивое управление,его необходимую конфиденциальность (сохранение коммерческой и государственной тайны). Стоимостьинформации в системах управления постоянно возрастает, что обязывает стремиться к постоянному повышению эффективности ее получения и использования.

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс чрезвычайно ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания.

Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов. В развитых странах проходят одновременно две взаимно связанные революции: в информационных технологиях и в бизнесе.

Информационные технологии существовали давно, поэтому с развитием компьютеров и средств связи начали появляться различные вариации: «информационные и коммуникационные технологии», «компьютерные информационные технологии» и др. В настоящей работе под информационными технологиями будем понимать современное значение, то есть интеграцию компьютеров, электроники и средств связи.

Адекватная информация и ее эффективная передача играют важную роль в надлежащем функционировании системы внутрен­него контроля. Эффективная система внутреннего контроля тре­бует наличия адекватной и всеобъемлющей информации финан­сового, операционного характера и сведений о соблюдении уста­новленных нормативных требований, а также поступающей извне рыночной информации о событиях и условиях, имеющих отноше­ние к принятию решений. Информация должна быть надежной, своевременной, доступной, правильно и должным образом оформ­ленной.

Информация включает в себя внутренние финансовые и опе­рационные данные, данные о соблюдении установленных требо­ваний законодательства и нормативных актов, а также сведения, поступающие с внешнего рынка о событиях и условиях, имеющих отношение к принятию решений. Внутренняя информация явля­ется частью процесса учета, который должен опираться на установ­ленный порядок хранения учетных записей.

Информационные системы организации представляют собой совокупность каналов обмена информацией между сотрудниками и внешней средой и сгруппированы следующим образом:

1) информационные системы обмена с внешней средой — поч­та (в том числе переписка), телефонные линии, факсимильная связь, телетайп, сотовые системы связи, электронная почта, теле­коммуникации, курьерская связь и др.;

2) информационная система между сотрудниками, в том числе система информирования персонала (Интернет и др.); включает в себя систему передачи кадровой документации, проектов докумен­тов, накладных, счетов-фактур, распоряжений, почты и других документов внутри организации;

3) собственно компьютерные информационные системы (Ин­тернет и др.).

Информационные системы несут в себе ряд рисков:

• утрату информации (недоставление до адресата или уничтоже­ние информации, потеря данных);

• искажение информации;

• предоставление ложной информации (например, ложное сра­батывание пожарной сигнализации из-за сбоя в программе);

• финансовые и иные потери из-за взлома информационных систем (взлом компьютерных файлов, прослушивание теле­фонных каналов связи и др.);

Функции, которые должны выполнять информационные системы для решения стоящих перед ними задач, связанны с поддержкой динамической информационной модели предметной области и с удовлетворением информационных потребностей ее поль­зователей.

К числу этих функций относятся сбор и регистрации информационных ресурсов, их хранение, обработка, актуализация, а также обработка запросов пользователей.

20 вопрос = 10 вопрос