Внешняя среда организации. Под внешней средой понимаются все элементы, существующие за границами организации и способные оказывать воздействие как на организацию в целом

Под внешней средой понимаются все элементы, существующие за границами организации и способные оказывать воздействие как на организацию в целом, так и на ее отдельные части.

Понять внешнюю среду организации можно, анализируя ее сферы с т. зр. внешних секторов. Сферой организации являются выбранное во внешней среде ПОЛЕ ДЕЙСТВИЙ – это та территория, на которой организация оперирует и взаимодействует через выпускаемую ею продукцию и обслуживаемые ею рынки. Сфера определяет место ее организационной НИШИ, а также те внешние факторы, с которыми организация взаимодействует для реализации своих целей.

Для каждой организации следует проанализировать следующие 10 факторов: производственный, сырья, человеческих ресурсов, финансовых ресурсов, рыночный, технологический, экономических условий, правительственный, социо-культурный и международный. Все факторы внешней среды подразделяются на две основные группы — микросреда и макросреда, или прямого и косвенного воз­действия.

Факторы прямого воздействия непосредственно влияют на функционирование предприятия и испытывают на себе влияние его операций. К данной группе отно­сят поставщиков, потребителей, органы государствен­ной власти и управления, местную администрацию, конкурентов, контактные аудитории средств массовой информации и др. К факторам косвенного воздействия относятся экономические, природные, социально-полити­ческие, нормативно-правовые и другие факторы.

При проведении операций предприятие вынуждено в первую очередь учитывать требования внешней среды прямого воздействия. Так, продавая свою продукцию на рынке, предприятие должно учи­тывать покупательский спрос на нее, а также позицию конкурен­тов.

Кроме факторов прямого воздействия руководитель должен учитывать также внешнюю среду косвенного воздействия. Она не оказывает прямого влияния на операции фирмы, так как при этом не сталкиваются интересы двух сторон, нет выбора альтернативы. Среда косвенного воздействия не влияет на состояние фирмы в настоящий момент. В то же время такие факторы, как новые техно­логии, экономический спад, инфляция, политические изменения в соседнем государстве, отношение прессы к данному бизнесу или конкретному бизнесмену скажутся на деятельности предприятия в будущем и могут даже оказаться решающими. Влияние факторов косвенного воздействия опосредовано через изменение факторов среды прямого воздействия. Например, экономический спад при­ведет к сокращению числа рабочих мест, следовательно,— к умень­шению доходов населения и спроса на вашу продукцию. Или при­менение новой технологии вашим конкурентом даст ему выиг­рыш в качестве продукции, что укрепит его позиции на рынке и снизит ваши. Поэтому менеджер обязан предусматривать влияние факторов среды косвенного воздействия и реагировать на них свое­временно.

Таким образом, реакция предприятия на факторы прямого и косвенного воздействия различна. На изменения в факторах прямого воздействия предприятие может реагировать двояко: перестро­ить внутреннюю среду и начать политику активного приспособле­ния или политику противодействия. К факторам косвенного воз­действия предприятие вынуждено максимально приспосабливать свои внутренние переменные: цели, задачи, структуру, технологию, персонал и др.

9.

Понятие "информационная потребность" является одним из ключевых для информационных наук. Психологами информационная потребность понимается как осознанная потребность '...в получении определенных порций информации из того, что может быть предоставлено инфосредой". Основное внимание в данном определении уделяется получению необходимой информации из общих "запасов" и совершенно игнорируется деятельность по производству новой информации. А ведь как раз получение принципиально новой информации является результатом возникшей информационной потребности.

Потребность человека в информации выражается в необходимости получения информации о природе и обществе с целью использования их для дальнейшей деятельности. Она появляется одновременно с возникновением потребности в материальных или духовных предметах потому, что удовлетворение даже самых простых потребностей, как на начальных этапах развития человечества, так и в cовременном обществе, всегда связано с информацией. Для практического выполнения задач по достижению целей деятельности нужна информация об изменениях в окружающей среде и об условиях самих задач. Оттого, какой характер приобретает деятельность человека, зависят и основные тенденции развития информационных потребностей. Под воздействием факторов внешней и внутренней среды перед субъектом встает задача, реализация которой требует необходимой информации. В результате обдумывания задачи в соответствующей зоне долговременной памяти человека складывается образ или внутренняя модель этой задачи", т.е. осознание субъектом возникшей информационной потребности ведет к созданию идеального "поискового образа", который соответствует представлениям субъекта о характере и содержании той информации, которой ему не хватает для решения поставленных задач. Этот процесс формирования субъективных представлений о собственном незнании - отражение; процесса предметизации информационных потребностей и происходит на базе анализа "уже имеющейся у субъекта информации о компонентах и условиях деятельности, т. е. на основании его информационного потенциала (тезауруса) в определенной области".

Информационные потребности обладают еще одной существенной особенностью по сравнению с остальными. Как мы уже отмечали, информационная потребность сопровождает реализацию любой другой потребности, поскольку достижение любой цели связано с потреблением информации. "Информационные ресурсы участвуют в удовлетворении материальных, духовных и трудовых потребностей, в которые информация входит как один из непременных компонентов". Информационные потребности пронизывают все стороны жизни, без их удовлетворения невозможно существование человека ни как биологического организма, ни как члена социума, невозможна ни его профессиональная деятельность, ни повседневная обыденная жизнь, т.е., информационные потребности являются обязательным компонентом всех видов потребностей человека и, соответственно, всех видов деятельности по их удовлетворению.
Человек не может заменить информационную потребность другой (в отличие от ряда материальных и духовных потребностей), ее можно или удовлетворить или оставить нерешенной. Неудовлетворение информационных социальных потребностей - причина стагнации общества, регресса в его развитии, исчезновения социальных потребностей и, в конечном итоге, сведения потребностей индивидуума только к витальным биологическим потребностям. Невозможность удовлетворить витальные информационные биологические потребности ведет к смерти организма. Поэтому информационные потребности, являясь частью витальных биологических потребностей организма, и выступают в качестве витальных для социума. В этом проявляется диалектическая взаимосвязь между биологическими и социальными потребностями.
Основываясь на вышеизложенном, информационную потребность можно определить как осознанную нужду в информации, необходимой для удовлетворения материальных и духовных потребностей индивидуума. Следовательно, понятия "потребность в библиотечно-библиографи-ческих ресурсах", "потребность в документах", "потребность в чтении" не являются синонимами понятия "информационная потребность" и могут рассматриваться только в качестве его составных частей, отражающих определенные этапы удовлетворения информационных потребностей.

10.

Внешняя среда — экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними.

Это — экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, профсоюзами, государственными органами и т. п.

В качестве внешних источников информации могут выступать:

законодательные и регулирующие органы (законы, постановления, сообщения налоговых органов и т.п.);

клиенты и партнеры предприятия (технологическая и научно-техническая информация, содержащая научные знания, сведения об изобретениях и технологиях, информация от поставщиков, потребителей, партнеров, консалтинговых фирм, банков и т.п.);

информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах Интернета);

конкуренты (информация о ценах, действиях и т.п.);

органы статистического учета (информация статистических исследований).

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер. В таком случае она требует нестандартных процедур обработки. Примеры внешней информации: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков, покупателях, спросе, ценах на товары, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства, оперативные экономические новости, оперативная информация с СЭЛТ/FOREX, биржевые индексы (АК&М, NIKKEY и пр.), информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам, аналитическая информация и т.п.

Использование различных внутренних и внешних источников часто носит непостоянный характер.

К источникам относятся законодательно-нормативные документы, статистические данные, периодические издания, экономическая литература, оценки независи­мых экспертов, сведения о рынках и др. Анализ зако­нодательно-нормативных документов необходим для отслеживания их изменений и дополнений. Изучение статистических данных позволяет получить информа­цию о среднем уровне развития предприятий отрасли, осуществить сравнение показателей отдельно взятой организации с показателями конкурентов данного сег­мента рынка. Исследование периодических изданий и экономической литературы способствует ознакомле­нию с достижениями научно-технического прогресса и иными современными новшествами. Особое значение среди внешней информации имеют результаты иссле­дований и прогнозы независимых экспертов, специ­ализирующихся в конкретной отрасли. Мониторинг конъюнктуры рынка позволяет организации опреде­лить собственные позиции и раскрыть новые перспек­тивные направления сбыта продукции (работ, услуг).

11,12,13,14,15

Современный рынок деловой информации по характеру данных представлен следующими видами информации:
1. Сектор деловой информации представлен такими видами и источниками, как:
1.1. Биржевая и финансовая информация – информация о котировках ценных бумаг, валютных курсах, учетных ставках, рынках товаров и капиталов, инвестициях, ценах. Источниками такой информации являются биржи и обслуживающие их специальные службы биржевой и финансовой информации. Главными факторами, обеспечивающими коммерческую ценность такой информации, являются ее полнота, точность и оперативность.
1.2. Экономическая и статистическая информация – числовая экономическая, демографическая и социальная информация. Предоставляется органами управления экономикой и службами статистики (государственными и негосударственными) в виде динамических рядов, отчетов, оценок, прогнозов и т.п. Наряду с такими факторами, обеспечивающими коммерческую ценность информации, как полнота, точность и оперативность, особое значение имеет доступность (незасекреченность) ее для потребителя.
1.3. Коммерческая информация – адресно-реквизитные данные об отраслях, организациях, предприятиях, фирмах и их ответственных сотрудниках (включая данные о направлениях деятельности, ассортименте выпускаемой и потребляемой продукции, ценах и т.п.). Источники ее – государственные и целый ряд негосударственных организаций. Многие подборки коммерческой информации, предлагаемые на информационном рынке в качестве самостоятельных продуктов, являются вторичной переработкой информации, собираемой различными государственными (обычно отвечающими за регистрацию, лицензирование и/или проверку различных аспектов деятельности предприятий и организаций разных форм собственности). Главными факторами, определяющими товарную ценность информации, являются полнота и точность (адекватность происходящим изменениям) данных.
1.4. Информация по коммерческим предложениям поступает от специализированных фирм – информационных торговых посредников. В простейших случаях (например, при исследованиях рынка, не предполагающих в качестве неотъемлемой части немедленной купли-продажи) достаточно только информации о товарах и ценах. В большинстве же коммерчески значимых случаях потенциальных продавцов и покупателей интересуют еще и адресно-реквизитные данные контрагентов, без которых контакт между ними и, следовательно, сделка просто не состоятся. Сегодня неотъемлемой частью услуг, связанных с предоставлением такой информации, становится возможность немедленного заключения сделки по результатам поиска/отбора данных. Качество этой сопутствующей услуги определяет успех в этом секторе информационного рынка.
1.5. Специализированная новостная информация(Деловая)(деловые,политические, экономические, военные и т.п. новости, интересующие представителей различных социальных групп, в частности, предпринимателей). Главными факторами здесь являются оперативность («завтрашние данные должны быть опубликованы вчера»), точность (соответствие фактам, отсутствие искажений), полнота и достоверность прогнозной составляющей (покупают лишь те прогнозы, которые сбываются).
2. Сектор правовой (нормативной) информации с подразделами по видам законодательных и подзаконных (ведомственных) документов по различным аспектам хозяйственной деятельности:
2.1. Общехозяйственные акты (гражданское, арбитражное и налоговое право).
2.2. Акты, регламентирующие отдельные виды деятельности (например, внешнеэкономическую, торговую, банковскую, биржевую, лицензирование различных видов деятельности, таможенные проблемы, защита авторских прав и т.п.).
2.3. Акты, регламентирующие преобразования прав собственности в переходный период (приватизация средств производства, земли и т.п.).
2.4. Нормативные и рекомендующие документы, включая порядок сертификации изделий, проблемы ответственности за несоблюдение стандартов и проблемы, связанные с увеличением спроса на те товары, качество которых сертифицировано надлежащим образом и т.п.
Главные факторы во всех подразделах данного сектора – это:
– возможность получить не только метаданные (данные о содержании и местонахождении интересующих потребителя данных, например, библиографию), но и аутентичные тексты соответствующих актов;
– отслеживание поставщиками данных многочисленных изменений, дополнений к изменениям и поправок к дополнениям; возможность получить сводный документ, в который внесены все действующие модификации документа;
– отслеживание не только законодательных, но и ведомственных актов, которые часто не доводятся до сведения тех, кого наказывают за их нарушение.

16.

Формализация информации о некотором объекте — это ее отражение в определенной форме. Можно еще сказать так: формализация — это сведение содержания к форме. Формулы, описывающие физические процессы, — это формализация этих процессов. Радиосхема электронного устройства — это формализация функционирования этого устройства. Ноты, записанные на нотном листе, — это формализация музыки и т.п.

Формализованная информационная модель — это определенные совокупности знаков (символов), которые существуют отдельно от объекта моделирования, могут подвергаться передаче и обработке. Реализация информационной модели на компьютере сводится к ее формализации в форматы данных, с которыми "умеет" работать компьютер.

Пример.

Вам, вероятно, приходилось заполнять различные бланки, в каждую графу которых вы вносили соответствующие этой графе сведения о себе. Рассмотрим бланк:

Это пример формализации текстовой информации. Данный бланк можно рассматривать как информационную модель участника конференции. Конечно, можно было бы попросить участника самому написать основные сведения о себе в произвольной форме. Но, во-первых, ему бы пришлось затратить на это гораздо больше времени, а во-вторых, обработка этих сведений для получения общих статистических данных стала бы более трудоёмкой для организаторов конференции.

Самым простым шагом в направлении информационного инжиниринга является формализация всей подходящей для этого информации в организации. Следует отметить, что часть информации внутри организации уже формализована, при этом информационной единицей является документ, то есть оформленный в соответствии со строгими правилами и стандартами «кусок» информации, например, на бумажном носителе. Стандарты и правила, определяющие вид и содержание документа, могут быть как внешними (ГОСТы, законы и проч.), так и внутренними (приказы, должностные инструкции, технологические стандарты и др.).

Смысл формализации — упростить, стандартизировать и ускорить использование «свободной», но важной информации в организации. В идеале формализации подлежит вся используемая в организации информация, попадающая в «зазор» между бесполезной и полезной, но уже формализованной информацией.

Существует шесть принципов, лежащих в основе формализации информации:

1. Простота.

2. Удобство в использовании, целесообразность.

3. Краткость.

4. Структурированность.

5. Обязательность.

6. Наглядность.

Для повышения эффективности работы управленческого персонала различных предприятий предназначены - автоматизированные рабочие места (АРМ).

Автоматизированные рабочие места (АРМ)- это проблемно-ориентированные программно-технические комплексы, включающие технические программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на его рабочем месте диалога с ЭВМ.

Принципиальной особенностью обработки информации с использованием АРМ является привлечение самих потребителей информации (пользователей - специалистов экономического, инженерного профиля, а также руководителей различных уровней) непосредственно, т.е. без помощи программиста, к использованию вычислительной техники.

Как показывает практика, основная часть личной работы менеджера определенного звена (до 80%) не требует обращения к общей информационной базе предприятия в целом. Поэтому в качестве технической основы АРМ целесообразно использовать персональную ЭВМ, работающую большую часть времени автономно и меньшую - по взаимосвязи с другими ЭВМ.

Экономический эффект от внедрения АРМ состоит из 2-х составляющих:

1. Повышение качества проектных и управленческих решений за счет использования АРМ;

2. И эффекта полученного в результате сокращения трудоемкости выполнения сотрудниками индивидуальной работы.

Обычно внедрение системы АРМ в подразделениях предприятия предотвращает рост числа его сотрудников; в ряде случаев использования одного АРМ приводит к высвобождению 2-3-х сотрудников.

На АРМ целесообразно решать задачи:

· ограниченные по своим информационным связям на входе/выходе с другими задачами, т.е. локальные в информационном отношении;

· короткие, но многократно повторяющиеся в течении рабочего дня (например, регистрация первичной информации в памяти персональной ЭВМ взамен традиционных бумажных журналов, обработка массовой однородной информации на складах и в цехах предприятия).

С помощью АРМ можно проводить телесовещания и создавать электронную почту, предусматривающую безбумажный обмен служебной документацией между пользователями. Она является удобной технической базой для редактирования текстовой информации, подготовки служебных писем, статей.

Автоматизированное оформление документов в табличной форме и работа с таблицами являются характерными технологическими возможностями применения АРМ. Использование графиков, диаграмм, схем обеспечивает сжатие информации и облегчает восприятие ее содержания в процессе принятия решений пользователем.

Основными задачами которые решаются на АРМ административного и менеджерского персонала, являются:

· получение справок об основных показателях, характеризующих текущее состояние поризводственно-хозяйственной деятельности объекта управления;

· анализ производственной работы объекта управления и выявление наступающих и ожидаемых отклонений от плана, которые относятся к компетенции данного руководителя;

· информационная поддержка процесса принятия управленческих решений, направленных на ликвидацию отклонений от плана (выявление причин и виновников отклонений, предложение решений в типовых ситуациях, моделирование работы объекта управления в случае принятия конкретного решения и т.д.);

· сбор статистических данных для принятия управленческих решений;

· принятие коллегиальных решений в процессе телесовещаний;

· контроль исполнительной дисциплины;

· контроль качества управленческих решений подчиненных линейных менеджеров

· составление плана работы руководителя с последующим напоминанием сроков исполнения.

Развитие информационных технологий позволило руководству вводить в практику так называемый дистанционный менеджмент, основанный на принципе дистанционного управления посредством создания крупных высокоэффективных систем обработки данных и связанный с объединением верхнего уровня иерархии организации с непосредственными исполнителями с помощью коммуникационных каналов и разного рода экспертных систем, принимающих на себя те функции управления, которые в обычных орг-структурах реализуются менеджерами среднего уровня.