Финансовые вложения принимаются в учете и отчетности по первоначальной стоимости

Первоначальной стоимостью финансовых вложений считаются:

· приобретенные за плату

— в сумме фактических затрат на их приобретение;

· внесенные в счет вклада в уставный капитал

— по согласованной оценке между учредителями;

· полученные безвозмездно

— по текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету;

· и прочие.

Материальные ресурсы оцениваются в учете и отчетности по их фактической себестоимости, которая определяется исходя из затрат на их приобретение и изготовление, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиками этих ресурсов, наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим внешнеэкономическим организациям, стоимость услуг товарных бирж, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций, порядок исчисления которых различен и зависит от хозяйственных операций, связанных с приобретением запасов, их отпуском в производство, иных фактов выбытия активов.

На практике могут быть использованы и другие виды оценок материальных ресурсов: цена замещения, по нормативным затратам и трансфертная цена.

Цена замещения. Каждая выдача материальных ресурсов со склада приводит к необходимости их замещения, т. е. использования не прошлых цен, а предполагаемых в будущем. Поэтому расходы на материальные ресурсы, предстоящие в будущем, принято называть замещением, а цену их отпуска в производство — ценой замещения, которая рассчитывается исходя из информации поставщика или прессы, места расположения поставщика и других факторов, влияющих на величину этих затрат.

Нормативные затраты. По каждому наименованию заранее устанавливается стандарт его нормативной стоимости (нормативные затраты), который включает целевые затраты, планируемые в начале отчетного периода и показывает стоимость будущих закупок материальных ресурсов при их эффективном использовании.

Трансфертная цена — цена, используемая для определения стоимости полуфабрикатов (продукции производственных подразделений) или услуг, передаваемых (одним центром ответственности другому центру ответственности) внутри организации. Как правило, эти цены используются при расчетах за поставки материальных ресурсов между основной и дочерними компаниями, между заграничными филиалами.

Незавершенное производство в массовом и серийном производстве может отражаться в бухгалтерском учете по фактически произведенным затратам а в бухгалтерской отчетности — по фактической или нормативной (плановой) производственной себестоимости либо по прямым статьям затрат или по стоимости сырья, материалов, полуфабрикатов. При единичном производстве продукции незавершенное производство отражается в бухгалтерском учете и отчетности по фактически произведенным затратам.

Сумма расходов на продажу, относящаяся к остатку товаров на конец месяца, исчисляется по среднему проценту расходов на продажу за отчетный месяц с учетом переходящего остатка на начало месяца в следующем порядке:

1. Суммируются транспортные расходы и расходы по оплате процентов за банковский кредит на остаток товаров на начало месяца и на товары, произведенные в отчетном месяце.

2. Определяется сумма товаров, проданных в отчетном месяце, и остатки товаров на конец месяца.

3. Отношением первого пункта ко второму определяется средний процент расходов на продажу к общей стоимости товаров.

4. Умножением суммы остатков товаров на конец месяца на средний процент указанных расходов определяется их сумма, относящаяся к остатку не проданных на конец месяца товаров. Она отражается в бухгалтерском учете и отчетности.

Расходы будущих периодов — это затраты, произведенные в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам; в бухгалтерском учете и отчетности учитываются в объеме фактически израсходованных сумм. В бухгалтерском балансе они отражаются отдельной статьей и подлежат списанию в порядке, установленном организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и др.), в течение периода, к которому они относятся.

Готовая продукция и товары для перепродажи в бухгалтерском учете и отчетности отражаются по фактической производственной себестоимости. Согласно принятой учетной политике готовую продукцию в бухгалтерском балансе можно отражать:

· по нормативной или плановой себестоимости (при использовании счета 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)»);

· сокращенной фактической себестоимости (если общехозяйственные расходы списывают со счета 26 «Общехозяйственные расходы» на счет 90 «Продажи»);

· неполной нормативной или плановой себестоимости (если используется счет 40 «Выпуск продукции (работ, услуг)» и производится списание расходов со счета 26 «Общехозяйственные расходы» на счет 90 «Продажи»).

Товары в организациях торговли и общественного питания отражаются по оптовой, розничной, договорной, свободной (рыночной), покупной, продажной ценам, с торговой наценкой (накидкой) и торговой скидкой:

· оптовая цена — цена, по которой изготовитель продает свою продукцию оптовым покупателям. Она складывается из цены организации-изготовителя (себестоимость плюс прибыль), скидки (наценки) в пользу сбытовой организации для покрытия сбытовых расходов и полученной прибыли;

· розничная цена — цена, по которой продается товар населению поштучно или мелкими партиями, в розницу; включает в себя оптовую цену, скидку (накидку) для покрытия торговых расходов на продажу розничной фирмы и ее прибыль;

· договорная цена устанавливается по договоренности между производителем (продавцом) и потребителем (покупателем) товаров, услуг;

· свободная (рыночная) цена определяется продавцом товара с учетом конъюнктуры рынка, спроса и предложения;

· торговая наценка (накидка) — добавленная стоимость к покупной цене товара, предназначенная для возмещения торговых расходов, получения прибыли и уплаты косвенных налогов;

· торговая скидка — часть розничной цены товара, предназначенная для возмещения торговых расходов, получения прибыли и уплаты косвенных налогов.

В отчете остаток товаров отражается по стоимости их приобретения (покупной цене) независимо от варианта учета товаров. При учете товаров по розничным (продажным) ценам разница между покупной стоимостью и стоимостью по продажным ценам (скидки, накидки) отражается в бухгалтерской отчетности отдельной статьей.

Товары отгруженные, работы сданные и услуги оказанные отражаются в бухгалтерском учете и отчетности по фактической (или нормативной, плановой), полной себестоимости, включающей наряду с производственной себестоимостью затраты, связанные с продажей (сбытом) продукции, работы, услуг, возмещаемых договорной (контрактной) ценой.

Материально-производственные запасы (МПЗ), на которые в течение отчетного года рыночная цена снизилась, которые морально устарели либо полностью или частично потеряли свои первоначальные качества, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года по текущей рыночной стоимости с учетом физического состояния запасов. Снижение стоимости МПЗ отражается в бухгалтерском учете в виде начисления резерва.

Налог на добавленную стоимость в учете и отчетности отражается в размере уплаченной суммы налога по приобретенным материальным ресурсам, основным средствам, нематериальным активам и другим ценностям.

Дебиторская задолженность показывается в бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными, в том числе: платежи, которые ожидаются в течение 12 месяцев, и платежи, срок погашения которых превышает год после отчетной даты. До погашения дебиторская задолженность может быть:

· оценена с учетом процентов за предоставление продукции, работ и услуг с оплатой в кредит;

· частично списана в соответствии с законодательными документами (решениями правительства и судебных органов);

· признана сомнительной, если не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями. В этом случае ежеквартально по результатам инвентаризации и письменного обоснования образуется резерв сомнительных долгов, который отражается на счете «Резервы по сомнительным долгам». В итоге в бухгалтерской отчетности дебиторская задолженность отражается по остаточной стоимости (за минусом образованного резерва).

Денежные средства в учете и отчетности показываются в размере их остатка в российской и иностранных валютах в кассе, на расчетных и валютных счетах. Денежные средства в иностранных валютах учитываются в бухгалтерском учете в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действующему на дату выписки расчетно–денежных документов. Курсовые разницы по операциям в иностранной валюте, в том числе разницы от переоценки остатков денежных средств на дату составления бухгалтерского отчета, относятся на финансовые результаты.

Оценка обязательств. Величина материальных и денежных ресурсов, вложения в хозяйственную деятельность организации и формы ее участия в создании имущества рассматриваются как обязательства за полученные ценности. Эти обязательства подразделяются по субъектам на обязательства, возникающие перед собственниками и юридическими и физическими лицами. Правила их оценки рассматриваются по этим двум направлениям.

В составе собственного капитала организации учитываются обязательства перед собственниками — уставный (складочный), добавочный и резервный капитал, нераспределенная прибыль и прочие резервы. Величина уставного (складочного) капитала, зарегистрированная в учредительных документах как совокупность вкладов (долей, акций, в паевых взносах) учредителей (участников) организации, отражается в балансе. Государственные и муниципальные унитарные организации вместо уставного капитала учитывают уставный фонд, сформированный в установленном порядке.

Добавочный капитал представляет собой фактическую сумму прироста имущества (дооценка, превышение продажной цены акций над номинальной и т. д.); в бухгалтерском балансе он отражается отдельно.

Резервный капитал показывает общую фактическую сумму резервов, образованных за счет прибыли после налогообложения. В балансе он отражается отдельной статьей, состоящей из резервного капитала в размере до 15% от суммы уставного капитала и ежегодных отчислений не менее 5% годового чистого дохода.

Нераспределенная прибыль за вычетом убытков представляет собой сумму чистой прибыли. При наличии убытков в отчетном периоде последние могут покрываться за счет средств уставного, резервного капитала, взносов учредителей и др.

Резервы предстоящих расходов отражают фактические остатки средств, зарезервированных организацией в соответствии с нормативными документами.

Целевое финансирование характеризуют фактические остатки средств, полученных из бюджета, отраслевых и межотраслевых фондов специального назначения, от юридических и физических лиц на строго определенные цели (на строительство и содержание объектов непроизводственного назначения, приобретение материальных ценностей, оплату геолого-разведочных услуг и т. д.).

Доходы будущих периодов показывают суммы средств, полученных в отчетном году, но относящихся к будущим отчетным периодам. В баланс они включаются отдельной статьей.

К обязательствам перед юридическими и физическими лицами относятся кредиторская задолженность, кредиты банка, заемные средства, включая займы в форме выданных облигаций и векселей, а также отложенные налоговые обязательства.

До погашения указанные обязательства могут быть:

· оценены с учетом процента; в этом случае размер обязательства увеличивается на сумму процента;

· частично обесценены, если по части суммы кредиторской задолженности срок исковой давности истек (при соблюдении установленных правил). Указанную сумму относят на финансовые результаты организации, а в бухгалтерской отчетности кредиторская задолженность отражается по остаточной стоимости (за минусом образованной разницы).

27. Учет процесса заготовления.

Сфера снабжения представляет собой совокупность операций, в результате которых организация обеспечивает себя покупными предметами и средствами труда, необходимыми для производства.

В ходе этих операций организация приобретает у поставщиков производственные запасы (сырье, материалы, топливо и др.), являющиеся предметами труда и обеспечивающие вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс организации. При покупке производственных запасов организация уплачивает поставщику их стоимость по ценам приобретения, а также несет дополнительные расходы, связанные со снабжением (расходы по погрузке, перевозке и выгрузке, по доставке со станции железной дороги, аэропорта или пристани на склад организации и др.). Все перечисленные затраты носят название «расходы по заготовке и доставке производственных запасов». Таким образом, фактическая себестоимость приобретения (заготовления) производственных запасов складывается из стоимости товара по ценам приобретения (заготовления) и расходов по заготовке и доставке его в организацию.

Учет в сфере снабжения (заготовления) ведется на счетах 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и др. и выполняет две основные задачи:

· обеспечивает контроль за ходом выполнения договоров с поставщиками по снабжению производственными запасами в соответствии с установленными сроками;

· определяет фактическую себестоимость приобретенных производственных запасов.

Основными задачами учета процесса снабжения (заготовления) являются: 1)выявление всех затрат по заготовлению средств и предметов труда; 2)определение их фактической себестоимости; 3)выявление результатов снабженческой деятельности

28. Учет процесса производства.

Сфера производства — основа деятельности организации. Здесь предметы труда превращаются в готовую продукцию с помощью работников, которые воздействуют на них средствами труда и придают им новый вид или свойства, т. е. создают готовую продукцию.

Готовая продукция — это изделия или продукты, полностью произведенные в данной организации, отвечающие требованиям стандартов и техническим условиям и сданные на склад готовой продукции.

В сфере производства используются труд человека, предметы и средства труда, отражающие соответствующие затраты организации (заработная плата работникам, участвовавшим в процессе производства; стоимость предметов труда, израсходованных на изготовление продукции; амортизация средств труда, при помощи которых продукция изготавливалась). Кроме того, организации осуществляют общепроизводственные расходы (по содержанию и эксплуатации машин и оборудования: суммы износа и затраты на ремонт основных средств производственного назначения; оплата труда производственного персонала, занятого обслуживанием производства, и др.) и общехозяйственные расходы (административно-управленческие расходы; расходы по оплате информационных, аудиторских и консультационных услуг и др.).

Учет в сфере производства ведется на счетах 20 «Основное производство», 21 «Полуфабрикаты собственного производства», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» и др. и выполняет три основные задачи:

· определяет объем производства выпускаемой продукции в целом и по ее отдельным видам, выраженным в денежном и натуральном измерении;

· исчисляет фактическую себестоимость отдельных видов и всей реализованной продукции;

· контролирует экономное и рациональное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

29. Учет процесса продаж.

Сфера продажи и финансовые результаты организации представляют собой совокупность хозяйственных операций, связанных со сбытом и продажей продукции (оказанием услуг), основных средств и прочих активов, а также определением финансовых результатов (прибыль или убыток) деятельности.

В условиях переходной экономики огромное значение уделяется вопросам продажи готовой продукции, в объем которой включается отгруженная и отпущенная продукция по договорным ценам. При продаже продукции возникают также расходы по сбыту продукции (упаковка транспортировка, комиссионные сборы, содержание помещений хранения продукции, оплата труда продавцам, рекламные расходы и др.). Для организации огромное значение имеет определение пол фактической себестоимости проданной продукции, которая состоит производственной себестоимости и расходов по сбыту продукции. Разница между выручкой (продажной стоимостью) и полной фактической себестоимостью представляет собой финансовый результат (прибыль или убыток).

Кроме того, финансовые результаты также определяются по продаже основных средств и прочих активов. В частности, по основным средствам — из суммы выручки вычитается остаточная стоимость основных средств и расходы, связанные с их продажей. По прочим активам — как разница между продажной ценой (выручкой) и балансовой стоимостью выбывших ценностей, а также понесенных расходов, связанных с их продажей.

Учет продажи и финансовых результатов ведется на счетах 90 «Продажи», 91 «Прочие доходи расходы», 40 «Выпуск продукции (работ и услуг)» 43 «Готовая продукция», 99 «Прибыли и убытки» и др. и обеспечивает:

· контроль за ходом выполнения договоров поставок по объему и сортименту реализованной продукции;

· своевременное и полное исчисление сумм, полученных за реализованную продукцию;

· выявление конечных финансовых результатов деятельности организации (прибыль или убыток).

В предпринимательской торговой деятельности такими хозяйственными операциями являются покупка товаров и их продажа. Здесь возникают многочисленные операции, связанные между собой, а именно: расчетные, транспортные, складские, денежные и товарные.

Таким образом, сфера продажи и финансовые результаты завершают кругооборот имущества и обязательств организации.

30. Текущий учет продажи продукции.

Для учета продажи продукции используется счет 90 «Продажи». Этот счет предназначен для обобщения информации о доходах и расходах, связанных с обычными видами деятельности организации, а также для определения финансового результата по ним. Согласно плану счетов бухгалтерского учета к счету 90 «Продажи» могут быть открыты субсчета: 90-1 «Выручка»; 90-2 «Себестоимость продаж»; 90-3 «Налог на добавленную стоимость»; 90-4 «Акцизы»; 90-9 «Прибыль/убыток от продаж». Записи по счету 90 «Продажи» должны вестись таким образом, чтобы обеспечить формирование информации, необходимой для составления отчета о прибылях и убытках (форма № 2). При соблюдении всех условий признания выручки от продажи продукции в бухгалтерском учете по мере предъявления покупателям расчетных документов за отгруженную продукцию сумму, на которую покупателям предъявлены расчетные документы, включая НДС, акцизы делают запись: Дебет сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кредит сч. 90 «Продажи», субсчетам 90-1 «Выручка». Налог на добавленную стоимость, указанный в расчетных документах, предъявленных покупателю, начисляется в бюджет записью: Дебет сч. 90-3 «Налог на добавленную стоимость» Кредит сч. 68 «Расчеты с бюджетом». Одновременно проданная продукция списывается со счета 43 «Готовая продукция». При этом списание проданной готовой продукции и формирование на счете 90-2 «Себестоимость продаж» полной себестоимости проданной (реализованной) продукции производится по-разному, в зависимости от принятого в организации варианта учета готовой продукции на счете 43 «Готовая продукция». Если согласно учетной политике готовая продукция учитывается на счете 43 «Готовая продукция» по полной фактической производственной себестоимости, то записью: Дебет сч. 90 «Продажи», субсчет 90-2 «Себестоимость продаж» Кредит сч. 43 «Готовая продукция». Готовая продукция является частью материально-производственных запасов, предназначенных для продажи. В соответствии с нормативными документами учет готовой продукции осуществляется на складах в количественных, а в бухгалтерии в стоимостных показателях. Учет готовой продукции на складе осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к учету материально-производственных запасов. В бухгалтерии синтетический учет наличия и движения готовой продукции осуществляют на активном счете 43 «Готовая продукция». Остатки готовой продукции на складе в текущем учете и отчетности могут оцениваться по фактической или по нормативной производственной себестоимости. Текущий учет движения готовой продукции на счетах бухгалтерского учета, как правило, ведут в условной оценке, используя учетные цены. Выбор конкретного варианта учетной цены организации осуществляют самостоятельно. При использовании в текущем учете учетных цен, по окончании месяца исчисляют отклонение фактической производственной себестоимости готовой продукции, переданной из производства на склад, от ее стоимости по учетным ценам, которое на основании специального расчета распределяют между готовой продукцией, отгруженной за месяц со склада покупателям, и остатком готовой продукции на складе на конец месяца.

31. Продажа выполненных работ и оказанных услуг.

Для организаций, выполняющих работы или оказывающих услуги, продукцией признаются выполненные ими для других организаций или физических лиц работы и оказанные услуги. Учет продажи выполненных работ и оказанных услуг осуществляется в порядке, аналогичном учету продажи готовой продукции. Отличие состоит лишь в том, что выполненные работы и оказанные услуги на счете 43 «Готовая продукция» не отражаются. По мере выполнения работ или оказания услуг прямые затраты, непосредственно связанные с выполнением работ и оказанием услуг, а также косвенные затраты, связанные с управлением и обслуживанием основного производства, собирают по дебету счета 20 «Основное производство» и определяют фактическую себестоимость выполненных работ и оказанных услуг. При продаже работ (услуг) их фактическая себестоимость списывается со счета 20 «Основное производство» записью: Дебет сч. 90 «Продажи», субсчет 90-2 «Себестоимость продаж» Кредит сч. 20 «Основное производство».

Выполненные работы (оказанные услуги) принимаются заказчиком по двустороннему акту сдачи-приемки, являющемуся основанием для взаиморасчетов между заказчиком и исполнителем работ (услуг). При продаже работ (услуг) заказчикам составляют следующие бухгалтерские проводки: Дебет сч 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» Кредит сч 90 «Продажи», субсчетам 90-1 «Выручка» – на продажную стоимость выполненных работ (оказанных услуг), включая НДС; Дебет сч. 90-3 «Налог на добавленную стоимость» Кредит сч. 68 «Расчеты с бюджетом» – на сумму НДС, предъявленную заказчикам работ (услуг) и начисленную в бюджет

Дебет сч. 90 «Продажи», субсчет 90-2 «Себестоимость продаж» Кредит сч. 20 «Основное производство» – на фактическую себестоимость выполненных и сданных заказчику работ (оказанных услуг)

Дебет сч. 90-2 «Себестоимость продаж» Кредит сч. 44 «Расходы на продажу» – на величину расходов на продажу, связанных с выполненными работами (оказанными услугами);

Дебет сч. 99 «Прибыли и убытки» Кредит сч. 90-9 «Прибыль/убыток от продаж» или

Дебет сч. 90-9 «Прибыль/убыток от продаж» Кредит сч. 99 «Прибыли и убытки» – на величину финансового результата (прибыль или убыток) от продажи выполненных работ (оказанных услуг);

Дебет сч. 51 «Расчетные счета» Кредит сч. 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» — на сумму, полученную от заказчика за выполненные работы (оказанные услуги), включая НДС.

32. Теоретические основы первичного учета.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций, каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подразделения организации, различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам. Документация (первичный учет) — способ оформления имущества, обязательства и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Основными законами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:

· Формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

· Обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;

·Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Каждый документ должен содержать общие показатели. Эти показатели называют реквизитами, и они обязательны при составлении любого документа. Реквизиты, обязательные для составления документа: 1.Название документа; 2. Дата составления документа; 3. Номер; 4. Содержание хозяйственной операции; 5. Основание для её совершения; 6. Измерители; 7. Подписи ответственных лиц.

33. Классификация документов.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков:

По назначению –распорядительные –оправдательные -бухгалтерского оформления -комбинированные

По времени составления –первичные -сводные

По объему информации –Разовые -накопительные

По месту составления –внутренние -внешние

По структуре –табличные -анкетные-комбинированные

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, "Требование на отпуск материалов" содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции - подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ). Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их количество, снижается вероятность ошибок и описок в них.

К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежное поручение, счета, чеки).

34. Организация документооборота. Документооборот — путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организации. В нем необходимо предусматривать:

· наименование отчетов или первичных документов;

· время составления;

· лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах;

· сроки и ответственного за представление документа в бухгалтерию;

· лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в текущем архиве.

Следует иметь в виду, что отсутствие документооборота или нечеткая его организация приводят к запущенности учета и ко всяким злоупотреблениям. К основным принципам документооборота относятся: кратчайший путь прохождения и минимальный срок обработки на каждой инстанции. Поэтому понятие документооборота включает в себя: график прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и отражением на счетах бухгалтерского учета. Документооборот позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые работают с данными документами. При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

– в документах, принимаемых бухгалтерией, должны быть заполнены все реквизиты;

– при приемке документов производится проверка по существу, по форме, арифметическая;

– исправления в документах должны быть произведены корректурным способом и т.д.

При составлении графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц работящих с определенными документами. До их сведения доводятся правила оформления, сроки представления в бухгалтерию этих документов. Организация документооборота имеет большое значение, так как усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.