Использование компьютера в процессе закупок и снабжения

Компьютеры могут применяться для выполнения многих функций в области закупок. Ниже показаны действия, которые можно выпол нить с применением компьютеризированных систем.
Определение потребности

1. предоставление заказа на закупку изделий для ремонта и поддержания;

2. помещений и оборудования в исправном состоянии;

3. предоставление повторного заказа; заявка потребителя;

4. оперативное предоставление заказа.

Уточнение/описание потребности

1. ссылка на стандартный номер изделия/услуги;

2. ссылка на действующий номер изделия/контракта на обслуживание заказа на закупку;

3. детальное описание, уточненное потребителем.

Определение источников снабжения

1. возможность сравнения открытых, системных или других контрактов;

2. список квалифицированных источников.

Определение цены и условий

1. ссылка на открытые/системные или другие контракты;

2. ссылка на прошлые цены, на то же самое/одинаковое изделие или услугу.

Подготовка заказа на закупку

1. система автоматически генерирует заказ из открытых контрактов; использование программного обеспечения в системе для заполнения форм.

2. передается через систему электронного обмена данными (EDI).Размещение заказа на закупку

Контроль выполнения заказа

1. доклады системы по просроченным заказам;

2. доклады системы по несоответствию получаемого сырья заявленному качеству, количеству, цене и т. д.

Получение сырья/проверка качества

1. ввод данных на получаемые изделия в кодированном виде в систему;

2. оприходование поставки, если нет несоответствий;

3. ввод данных на получаемое сырье вручную, система сравнивает их с заказом на закупку.

Прием счета к оплате / оплата

1. автоматическая выписка чека в нужное время, при отсутствии несоответствий;

2. обнаружение несоответствия между заказом на закупку и полученным сырьем.

Ведение учета

1. поддержание базы данных в режиме реального времени.

Основные преимуще ства применения компьютеризированных систем следующие:

1. Компьютерная обработка процедур до минимума снижает усилия служащих по обработке вручную, что в итоге приводит к меньшему количеству ошибок и сокращению времени на обработку.

2. Учетная информация часто более точная и доступна по первому требованию, что оборачивается лучшей подготовкой переговоров, лучшими ценами и качеством.

3. Контроль над операциями улучшается не только благодаря свое временному наличию информации для принятия правильных реше ний, но и гибкости, которая достигается путем облегчения обработки большого объема информации, и обеспечивает новыми возможностями покупателя и менеджера. Покупатели освобождены от решения повторяющихся задач и имеют больше свободного времени, кото рое они могут посвятить задачам, приносящим добавленную сто имость.

4. Оперативная деятельность улучшается благодаря наличию инфор мации и улучшенному контролю операций. Отдел закупок может полнее интегрировать свои действия с действиями других отделов компании.

Отношения с поставщиками могут быть улучшены благодаря ус коренным потокам точной информации, а также благодаря тому, что покупатель посвящает больше времени на переговоры лицом к лицу с поставщиками на важные темы