Основная учетная информация (документация) процесса закупок материальных ресурсов

Различные ситуации организации закупочной деятельности соответсвуют различным вариантам учетной документации.

Закупочная документация (Procurement Documents) - документы, используемые в процессе закупок, включающие

- приглашения к подаче заявок,

- приглашения к переговорам,

- запросы информации,

- запросы расценок,

- запросы предложений и

- ответы продавца.

При покупке МР на товарных биржах: заключаются контракты и подтверждение наличия товара – предоставляться может залоговое свидетельство (варрант).

При покупке напрямую от поставщика – м.б. различные товарораспорядительные документы (пример: коносамент), договора купли-продажи, поставки, акты приема груза и проч.

Минимум основной учетной информации, которая должна храниться в виде документов или в электронном виде, составляют следующие данные:

1. Журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа - выполнен/не вы полнен.

2. Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на за купку.

3. Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).

4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки, которые осуществлялись у крупных поставщиков.

Дополнительные реестры могут включать следующую учетную инфор мацию:

1. Рабочие контракты, предоставляющие информацию по всем контрактам (на дату завершения) всех основных поставщиков.

2. Информацию по учету оборудования, отражающую закупленное обо рудование, срок его эксплуатации (или объем производимой этим оборудованием продукции), историю его использования, цену, вла дельца оборудования и место его расположения.

3. Информацию о закупках товара, осуществляемых у компаний-по ставщиков малого бизнеса, суммы, на которые осуществлялись закупки у таких поставщиков.

4. Историю тендеров, вместе со списком поставщиков, к которым обращались с запросами прислать котировки цен на товары, суммы сделок, количество предложений; и поставщики, которые были выбраны из общего списка для сотрудничества по закупкам основных видов товаров. Такая информация поможет идентифицировать тенденции в предложениях поставщиков и возможные случаи тайных сделок.