Неформальные коммуникации

Направление этого коммуникационного потока нельзя определить. Между тем исключить неформальные коммуникации из нашего анализа невозможно. Потому что они порой играют крайне значительную роль. Например, распространение слухов. Они могут «кочевать» из верхнего эшелона власти вниз, могут родиться снизу и обрасти, как снежный ком, пока дойдут до первого лица. Слухи могут осложнять атмосферу, напрягать ее, а иногда – наоборот- помогают ее разрядить.

Чтобы иметь возможность использовать неформальные коммуникации, нам следует проявлять наблюдательность, уметь слушать и уметь доверительно общаться с людьми. Кто с кем дружит, у кого родственные увлечения, интересы. Наконец, узы родства важно знать, ведь далеко не всегда можно о них судить по фамилиям.

Знание каналов внутренних коммуникаций необходимо. Хорошо налаженная система внутренних коммуникаций способствует развитию мотивации сотрудников, их удовлетворенности от работы. Без такой системы невозможно сформировать команду, создать атмосферу командного духа. Следует отметить, что и имидж организации формируется не только через взаимодействие с внешними аудиториями. Сплоченный персонал, имеющий все признаки команды является наиболее эффективным проводником имиджа.

Пути оптимизации коммуникационных сетей – это внутрифирменные ПР. Иногда это направление создается внутри службы ПР, иногда – внутри службы персонала.

Основные задачи внутрифирменных ПР – формирование и развитие корпоративной культуры организации, укрепление ее имиджа в среде сотрудников.

Как проводится эта работа? Прежде всего необходимо произвести коммуникационный аудит организации.

Будут выявлены слабые участки внутренних коммуникаций. После их изучения вносятся предложения. Одним из наиболее перспективных способов является создание виртуального офиса (ВО).

Существует следующий план создания виртуального офиса:

1. Описание всех внутрифирменных коммуникаций

2. По объему передаваемой информации создается INTRONET на базе протокола ICP/IP/

Создаются виртуальные каналы:

а) Доски обьявлений:

- проблемы переписки с клиентами

• информация по фирме (официальная и внеслужебная)
• доски горизонтальных связей (между отделами)
• доски вертикальных связей (начальник - подчиненный)

б) Факсовые каналы

в) Телефонные каналы

г) Автоматическое извещение о проблемах (аварии, другие инциденты)

д) Обмен аудио-видео материалами

е) Отладка внутрифирменных коммуникаций

ж) Создание виртуального офиса в сети WWW, N+R, SALESPRINT.

з) Производим завязку внешних и внутренних каналов.

Основные принципы создания и работы виртуального офиса:

1. За общие коммуникационные связи в ВО отвечает технический отдел

2. За локальные связи отвечают соответствующие отделы

3. Отсутствие избыточной информации

4. Отсутствие секретарского персонала

Существенным дополнением является внедрение системы корпоративных устных коммуникаций: корпоративных вечеринок, брифингов, ритуалов, которые вносят в жизнь коллектива разнообразие, дух товарищества и солидарности.