Документы, регламентирующие управление кадрами

Основой трудовых отношений в настоящее время становится трудовой договор (контракт). Каждая организация составляет свой конкретный вариант этого документа с учетом своей специфики. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

Постановление Госкомстата России от 6 апреля 200 1 г. № 26

Государственный комитет Российской Федерации по статистике постанов­ляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Феде­рации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации прилагаемые унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров: № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;№T-1a «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу; № Т-2 «Личная карточка работника;№ Т-3 "Штатное расписание";№ T№ T-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;№ T-5a -Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;№ Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";№ T-10 "Командировочное удостоверение»;№ Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;№ Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников»;

К документам по труду и заработной плате относятся различного рода табели и ведомости.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)

Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13) Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49) служит для расче­та и выдачи заработной платы всем работникам организации

Расчетная ведомость (форма Т-51) используется в крупных ор­ганизациях для расчета оплаты труда всех работников. Платежная ведомость (форма Т-53) заполняется на основе рас­четной. На ее титульном листе указывается общая сумма выданной или депонированной заработной платы Лицевые счета (формы Т-54 и Т-54А) применяются для отраже­ния сведений по оплате труда работников за прошлые периоды.

Документы, регламентирующие деятельность персонала К основным документам, регламентирующим деятельность пер­сонала, можно отнести его утвержденную структуру и штатную чис­ленность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные инструкции, квалификационные характеристики, по­ложение о структурном подразделении.

Структура и штатная численность персонала оформляются документом за подписью заместителя руководителя организации или руководителя структурного подразделения, необходимыми ви­зами, утверждаются первым лицом и содержат перечень наименова­ний структурных подразделений и должностей. Изменения в доку­мент вносятся приказом руководителя организации.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководи­теля организации.

Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат общие положения, порядок приема, перевода и увольне­ния служащих, перечень основных обязанностей служащих и адми­нистрации; нормативы рабочего времени и его использования, осно­вания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины: требования к внутреннему режиму и органи­зации работ. Документ подписывается руководителем кадровой службы, содержит необходимые визы и согласовывается с решением общего собрания (номер протокола).

Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.

Квалификационная характеристика состоит из трех разделов.

В первом разделе «Должностные обязанности» приводятся све­дения о месте и ранге должности в структуре организации, требова­ниях к квалификации лиц, которые могут ее замещать, а также пере­чень должностных обязанностей в порядке их важности.

Второй раздел квалификационной характеристики «Должен знать» содержит перечень требований к знанию особенностей основ­ной деятельности и связанных с ней нормативных документов, мето­дических материалов, правил техники безопасности и охраны труда.

В третьем разделе «Квалификационные требования» («Должен уметь») отражаются требования к уровню и профилю специальной подготовки работника, стажу, накопленному опыту, позволяющим выполнять возложенные на него обязанности.

Каждая должность, предусмотренная штатным расписанием, должна быть снабжена должностной инструкцией, которая состав­ляется на основе Положения о структурном подразделении и квали­фикационной характеристики и определяет права, обязанности и ответственность сотрудников, начиная с заместителей руководите­лей подразделений. Деятельность первых лиц организации и их за­местителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подраз­делений — положениями о них.

Должностная инструкция может быть индивидуальной (ориен­тированной на определенную должность и конкретное лицо) или типовой, разрабатываемой применительно к группе должностей одного уровня.

Документы, отражающие внутренние отношения

В протоколе отражается ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Справка подтверждает те или иные факты и события, относящие­ся к сотрудникам. Повторяющийся характер многих из них позволя­ет оформлять справки на трафаретных бланках, вписывая от руки лишь фамилию, имя, отчество, а также место, куда она представля­ется. Внутренние же справки оформляются на обычных листах. Докладная записка предназначена для информирования руко­водства организации о сложившейся ситуации, выполнении работ­никами поручения и проч. Она готовится как по личной инициативе, так и по поручению, и служит основой принятия решения. Ее текст состоит из двух частей: констатирующей и побудительной Объяснительная записка разъясняет руководителю причину имевших место фактов, произошедших событий, в которых сотруд­ник принимал участие, и оформляется аналогично докладной. Акт составляется комиссией или должностным лицом для офи­циального подтверждения того или иного факта, имевшего отноше­ние к сотруднику, на основе тщательного изучения событий и доку­ментов, состоит из двух частей: вводной и констатирующей, подписывается составителями и при необходимости утверждается руково­дителем. Доверенность свидетельствует о предоставлении доверителем (руководителем организации, подразделения) поверенному (подчи­ненному сотруднику) права совершать от его имени определенные действия. Расписка является документом, удостоверяющим факт получе­ния сотрудником каких-то ценностей, а при необходимости обяза­тельство и срок их возврата. Она содержит такие реквизиты, как название документа, текст, должность, фамилию, имя и отчество лица, получившего ценности, подпись и дату.