Основные противопожарные мероприятия при их проектировании и эксплуатации

3. Понятие "дело", номенклатура дел. Виды номенклатур дел. Основные этапы оформления номенклатуры дел. Требования, предъявляемые к номенклатуре и формированию дел в делопроизводстве.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в структурных подразделениях (управлениях,отделах, отделениях и т.д.) территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (далее - Архив), а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется в последнемквартале текущего года на следующий год штатным самостоятельным структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, при методической помощи Архива на основе номенклатур дел структурных подразделений, согласованных с Архивом.

Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за Архив, подписывается начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, и после одобрения экспертной комиссией территориального органа, воинской части, организации системы
МЧС России направляется на рассмотрение экспертной комиссии Центрального
архива МЧС России (далее - Центральный архив), после чего утверждается начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России соответственно.

Номенклатура дел печатается, как правило в трех экземплярах. Первый (утвержденный) экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства. Второй экземпляр используется в качестве рабочего экземпляра в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, третий экземпляр передается в Архив для практического применения.

В случае, когда требуется согласование номенклатуры дел с Центральным архивом, печатается четвертый экземпляр для представления в Центральный архив.

Согласованная с Центральным архивом номенклатура дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России в конце каждого года дорабатывается с целью внесения изменений в номенклатуру дел следующего года. Уточненная номенклатура дел на следующий год подписывается начальником структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, утверждается начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧСРоссии и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России пересогласовывается с Центральным архивом не реже 1 раза в пять лет. В случае существенного изменения функций или структуры территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России номенклатура подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению в установленном порядке независимо от срока ее предыдущего согласования.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

В течение года структурным подразделением созданным для ведения делопроизводства, могут вноситься дополнения в утвержденную номенклатуру дел на основании предложений структурных подразделении, согласованных с Архивом и оформленных служебной запиской (рапортом) на имя начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России. Основанием для изменения и дополнения номенклатуры дел являются функциональные или организационно-штатные изменения в структурном подразделении.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не реже 1 раза в 5 лет) по форме приложения № 2 ответственным за делопроизводство структурного подразделения, подписывается руководителем этого структурного подразделения и в срок до 1 октября текущего года представляется на согласование с Архивом.

В случае необходимости доработки номенклатуры дел (по замечаниям Архива) она дорабатывается и представляется в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 декабря для составления сводной номенклатуры дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

Согласованная с Архивом номенклатура дел структурного подразделения действует в течение 5 лет, при этом каждый год она пересоставляется с учетом корректировки дат. Например, в номенклатуру дел на 2008 год включен заголовок дела «Планы основных мероприятий Агентства «Эмерком» на 2008 год». В номенклатуре на 2009 год этот заголовок должен быть откорректирован: «Планы основных мероприятий Агентства «Эмерком» на 2009 год».

В конце текущего года при пересоставлении номенклатуры дел на следующий год структурные подразделения представляют в установленном порядке предложения по внесению дополнений или изменений в номенклатуру дел на следующий год. В случае отсутствия предложений в служебной записке (рапорте) подтверждается, что внесение дополнений или изменений не требуется.

При этом в любом случае номенклатура дел ежегодно утверждается начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником организации системы МЧС России.

Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в установленном порядке в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.

В случае, если в связи с оргштатными мероприятиями в течение года какой-либо отдел выделяется из состава управления и передается в другое управление, дела этого отдела, необходимые для продолжения работы, включаются в номенклатуру дел управления, в состав которого вошел отдел, и оформляются как дополнение к номенклатуре дел управления (п. 1.18). При этом в номенклатуре дел управления, из которого исключен отдел, в графе «Примечание» проставляются отметки о передаче дел с указанием номера и даты акта приема-передачи дел.

В случае, если структурное подразделение (отдел) ликвидируется, то в номенклатуре проставляются отметки о закрытии дел и передаче их в Архив.

В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, картотек, книг и журналов учета, заводимых в структурных подразделениях территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России. Учитывать журналы, книги и картотеки в журнале учета журналов запрещается.

Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым комплексом. Аналогично включаются в номенклатуру контрольно-наблюдательные дела.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел временно действующих органов (например, протоколы совещаний рабочих комиссий, групп, создаваемых на период проведения каких-либо конкретных мероприятий), а также незавершенные делопроизводством дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является территориальный орган, воинская часть, организация системы МЧС России.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.

Номенклатура дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России оформляется на бланке с угловым штампом (приложение № I), печатается шрифтом Times New Roman размером 14 одинарным интервалом. Названия граф номенклатуры дел должны повторяться на каждой странице. Страницы номенклатуры дел должны быть пронумерованы в верхнем поле по центру листа. Названия разделов номенклатуры дел должны быть выделены полужирным шрифтом.

Заголовок дела не должен «разрываться» на два листа, а название раздела номенклатуры дел не должно быть «оторвано» от соответствующих заголовков Регистрационный номер номенклатуре дел не присваивается.

Учетный номер (с № 1 по № 5) номенклатуре дел присваивается после согласования ее с Центральным архивом. Например, номенклатуре дел на 2009 год, согласованной Центральным архивом, присваивается учетный номер 1, номенклатуре дел на 2010 год присваивается номер 2 и так до 2013 года, когда номенклатуре дел должен быть присвоен номер 5. Затем номенклатура дел на 2014 год должна быть снова согласована с Центральным архивом, после чего ей будет присвоен номер 1.

Номенклатура дел структурного подразделения (в отличие от сводной номенклатуры дел) имеет дополнительные графы «Дата начала и окончания дела» и «Количество листов», которые позволяют вести тщательный учет заведенных и законченных делопроизводством дел в структурных подразделениях.

Номенклатура дел структурного подразделения печатается в двух экземплярах, один из которых передается в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, второй экземпляр используется для работы в структурном подразделении.

Второй экземпляр номенклатуры дел подшивается в дело структурного подразделения и хранится до ликвидации структурного подразделения.

Дополнение к утвержденной сводной номенклатуре дел, как правило, оформляется на отдельном листе (без углового штампа) в соответствии с п.1.10 и присоединяется к номенклатуре дел (приложение № 3). При этом в разделе номенклатуры дел, к которому добавляются новые заголовки дел, делается отметка, например: «Дополнение - на л.23»

Предложения структурных подразделений по дополнению номенклатуры дел должны быть оформлены по форме приложения № 4,

Особенности составления номенклатуры дел учебных заведений.

В соответствии со спецификой ведения делопроизводства в учебных заведениях ряд структурных подразделений (общий отдел, кадровое подразделение, финансовое и другие) формируют дела за календарный год, а часть структурных подразделений (факультеты, кафедры) формируют дела за учебный год,т.е. с 1 сентября. Эти дела являются переходящими.

Сводная номенклатура дел учебного заведения составляется на календарный год и вводится в действие с 1 января.

По окончании календарного года ответственный за делопроизводство структурного подразделения территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России проверяет наличие всех отметок в номенклатуре

дел и составляет итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение № 7)

Заполненный экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения с итоговой записью представляются в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства, не позднее 1 марта следующего года.

Итоговая запись сводной номенклатуры дел территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России составляется на основе итоговых записей номенклатуры дел структурных подразделений не позднее 31 марта следующего года.

БИЛЕТ № 6

1. Требования пожарной безопасности к эвакуационным путям и выходам и противодымной защите проектируемых зданий гостиниц высотой до 9-ти этажей включительно.