Этапы аудита

Аудит системы качества проводится, как правило, в 3 этапа, каждый из которых включает в себя определенную последовательность работ.

Основными этапами аудита являются следующие:

§ подготовка к аудиту;

§ проведение проверок;

§ завершающие действия.

Эти этапы аудита выполняются при любом виде аудита, как внешнем, так и внутреннем. В зависимости от того, какой вид аудита проводится (первой стороны, второй стороны или третьей стороны) изменяется ответственность за работы этапов аудита, при этом состав работ остается одинаковым при всех видах аудита.

НАЧАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ АУДИТА

Аудит, это процесс, который отвлекает много временных ресурсов организации, поэтому для сокращения затрат времени и повышения эффективности аудита каждый аудит необходимо планировать.

Начальное планирование аудита включает в себя следующие действия:

§ определение необходимых спецификаций или требований, по которым будет проводиться аудит. В зависимости от вида и масштаба аудита такими спецификациями могут быть – стандарт ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000), документированные процедуры системы качества, документированные требования на процессы или отдельные регламенты и правила работы.

§ ознакомление с документацией (положения о подразделении, схемы процессов, документированные процедуры и т.п.). Это необходимо с одной стороны для того, чтобы аудиторы лучше разбирались в деятельности проверяемых сотрудников и подразделений, а с другой стороны позволяет наметить необходимый круг вопросов к сотрудникам и определиться со сценарием аудита.

§ проверка соответствия документации нормативным требованиям. Документация подразделений разрабатывается на основании определенных требований, поэтому перед началом аудита необходимо проверить саму документацию, все ли требования по управлению процессами или работой подразделений в ней отражены.

§ анализ результатов предыдущих аудитов, если предстоящий аудит будет не первым. При планировании нового аудита необходимо в первую очередь проверить исправление несоответствий, выявленных в ходе предыдущего аудита и устранение причин несоответствий.

§ определение структуры и группы аудита. Под структурой аудита понимается выбор вида проводимого аудита и порядок проверки подразделений. Например, если выбирается вид аудита по процессам, то необходимо спланировать посещение подразделений таким образом, чтобы следовать по цепочке процесса.

§ определение продолжительности аудита. На основании изучения документации и предварительной информации о последовательности проверки, необходимо определить, сколько времени может понадобиться для проведения аудита в подразделениях.

§ согласование времени проведения аудита. Это необходимо, чтобы и аудиторы и сотрудники подразделений могли спланировать свою работу на время проведения аудита.

В зависимости от того, внешний это аудит или внутренний ответственность за планирование аудита будет лежать на внешних аудиторах (в случае внешнего аудита), либо внутренних аудиторах или специалистах по качеству (в случае внутреннего аудита).

ДЕТАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ УСЛОВИЙ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА

Детальное планирование аудита завершает этап подготовки к аудиту. В ходе выполнения этой работы окончательно формируется необходимая информация для проведения аудита, выясняются условия проведения аудита, уточняется время и порядок аудитных бесед. Условия проведения аудита на предприятиях могут быть разные, поэтому возможно, для проведения аудита потребуется административная поддержка, выделение сопровождающего (например, представителя высшего руководства), соблюдение специальных требований по безопасности, использование спецсредств или спецодежды. Все эти вопросы должны быть решены до открытия аудита.

Кроме того, детальное планирование аудита должно включать в себя следующие виды работ:

§ Анализ информации о проверяемых подразделениях. Необходимо обобщить все данные, полученные в результате изучения документации каждого из подразделений и на основании этой информации определить более детально проверяемые требования, а также состав сотрудников каждого из подразделений, с которыми должны быть проведены аудитные беседы. Кроме того, анализ информации позволяет уточнить время проведения аудита в подразделении и состав необходимой документации, записей по качеству, которые должны предоставить сотрудники во время аудита.

§ Подготовка программы аудита. Программа аудита это документ, в котором указан состав проверяемых подразделений и сотрудников, время (в часах) проведения аудитных бесед в каждом подразделении, состав требований, которые должны быть проверены в подразделениях или у сотрудников. Также в программе аудита указываются сотрудники подразделений, ответственные за проведение аудита в их подразделении.

§ Распределение аудиторов по подразделениям. В том случае, когда аудиторов несколько, необходимо спланировать работу аудиторов по подразделениям. Как правило, распределение аудиторов по подразделениям указывается в программе аудита. Для случая внутреннего аудита важно обратить внимание на соблюдение требований объективности аудита. Распределение внутренних аудиторов должно быть выполнено таким образом, чтобы они не проверяли свою собственную работу или работу своего подразделения.

§ Подготовка вопросника по аудиту. Каждый из аудиторов готовит свой вопросник, по тем подразделениям или области проверки, на которые он назначен аудитором. Вопросник – это документ, в котором аудитор определяет состав вопросов, требующих уточнения в ходе аудита в подразделении.

§ Проведение инструктажа аудиторов. Инструктаж проводится в том случае, если аудиторов несколько. Проводит его ведущий аудитор. Как правило, инструктаж касается вопросов взаимодействия между аудиторами по ходу проведения аудита, соблюдения правил техники безопасности в проверяемых подразделениях, а также правил ведения записей по ходу аудита.