Взаимосвязь объемов, продолжительности и стоимости работ

Объем является одной из важнейших характеристик проекта (отдельно взятой работы) и определяется после разработки СРР (структуры разбиения работ) на основе нормативов, экспертных оценок или имеющегося опыта. Понятие "объем" может использоваться для описания величины трудоемкости, продолжительности, стоимости и т.д.

Продолжительность проекта и составляющих его работ ограничивается фиксированной /желаемой датой его завершения, уставленной либо контрактом с заказчиком, либо другими внешними условиями (например, выход конкретного продукта на рынок). С другой стороны, продолжительность работы может быть определена исходя из ее объема и производительности ресурсов, требующихся для ее выполнения:

Т (продолжительность) =

В общем случае объем работы является величиной фиксированной и продолжительность ее выполнения на практике определяется общей про­изводительностью управляющих ресурсов. Управляющим считается ресурс, время работы которого непосредственно влияет на продолжительность работы. Например, в строительстве вначале устанавливают продолжительность механизированных работ, ритм которых определяет все построение графика реализации проекта, а затем рассчитывают продолжительность работ, выполняемых вручную.

Стоимость работы в общем случае напрямую зависит от количества ресурсов, назначенных для ее выполнения. Ввиду того, что наиболее значимым и невосполнимым элементом проекта является время его выполнения, то именно за счет эффективного планирования ресурсов и затрат проекта можно добиться оптимального срока его завершения. Поэтому на этапах инициации и разработки графика проекта необходимо учесть следующее:

● Можно ли обеспечить завершение работ и проекта в целом за более короткие сроки при наличии дополнительных ресурсов и финансирования?

● Стоит ли применять новые технологии при выполнении работ и как это отразится на времени реализации проекта и его затратах?

● Правильно ли рассчитана потребность в ограниченных ресурсах и оптимально ли они распределены между работами проекта?

Сущность затрат работ и проекта в целом проиллюстрирована на рис. 7.1.

Общие затраты проекта для каждого периода определяются как сумма прямых и косвенных затрат (накладных расходов). Последние связаны с обеспечением процесса реализации проекта и включают административные расходы, затраты, связанные с организацией работ, отчисления на рекламу, платежи по кредитам, арендную плату и т.д. Накладные расходы напрямую не связаны ни с одним из пакетов работ или конкретной работой. Любое сокращение сроков реализации проекта приведет к их уменьшению.

Затраты

Продолжительность выполнения

Рисунок 7.1 - Зависимость затрат проекта от его продолжительности

Как следствие, если данный вид затрат составляет существенную долю общих затрат проекта, то сокращение его продолжительности выразится в экономии финансовых средств.

Прямые затраты связаны с расходом денежных средств на оплату труда рабочих, закупку материалов, оборудования, обязательствами по субдоговорам. Они могут быть назначены на пакеты работ и отдельные работы. В идеальном случае длительность работы планируется таким образом, чтобы прямые затраты на ее выполнение были минимальны. Но как только появляются ограничения, возникает необходимость сокращения длительности. Природа прямых затрат такова, что они увеличиваются в объеме при сокращении длительности выполнения работы. Поэтому, если необходимо сократить сроки реализации проекта при минимальном увеличении прямых затрат, следует прежде всего уменьшать длительность тех критических работ, стоимость которых "сравнительно мало" зависит от продолжительности либо является наименьшей при одинаковых сроках сокращения длительности.

В результате кривая общих затрат по проекту имеет точку, в которой для реализации проекта требуется минимальный бюджет.

Таким образом, данные по расписанию (продолжительности), ресурсы и затраты как основные элементы управления проекта являются взаимозависимыми — изменения в одном приводят к изменениям в других (рис. 7.2).

Рисунок 7.2 - Треугольник управления проекта

Методы управления содержанием работ проекта.

Под содержанием работ понимают описание работ, которые должны быть выполнены, и ресурсов, которые должны быть обеспечены. С другой стороны, для эффективного управления содержанием необходимо определить:

● работы для выполнения;

● последовательность работ;

● продолжительность работ;

● потребность в ресурсах и стоимость работ.

В любом случае описание/определение работ и ресурсов для их выполнения является важным этапом при управлении содержанием работ.

Определение работ включает идентификацию и документальное оформление отдельных работ, которые должны быть выполнены для достижения целей проекта, определенных в структуре разбиения работ. В данном процессе необходимо определять работы таким образом, чтобы цели проекта могли быть достигнуты.

Инструментарий для определения работ включает:

● декомпозицию, которая представляет собой разделение элементов

проекта на более мелкие и управляемые компоненты. Основная разница между применением декомпозиции в данном случае и определением содержания проекта состоит в том, что результаты здесь описываются в терминах работ, а не целей;

● список работ или часть подобного списка из предыдущего проекта

часто используется как шаблон для нового проекта. В дополнение список работ для элемента СРР из текущего проекта может быть использован как шаблон для схожих элементов СРР.

Результатом определения работ являются:

● список работ, который должен включать в себя все работы, которые

будут выполнены в ходе проекта. Он должен быть оформлен как расширение СРР для удостоверения в том, что он является полным и не включает

работы, которые не требуются для реализации содержания проекта;

● дополнительные детали для списка работ (например, ограничения),

которые должны быть задокументированы для их дальнейшего использования;

● модернизация структур разбиения видов деятельности. При использовании СРР для определения работ команда проекта может определить отсутствующие предметы цели или выявить необходимость в корректировке описания целей.

Планирование (описание) ресурсов включает определение того, какие физические ресурсы (люди, оборудование, материалы) и в каких количествах должны быть использованы для выполнения работ проекта. Планирование ресурсов непосредственно связано с составлением сметы.

Планирование потребности в ресурсах осуществляется на основании:

● определения содержания проекта;

● разработки СРР;

● опыта ранее реализованных проектов;

● нормативной или проектной документации;

● описания существующих в организации запасов ресурсов. Описание включает определение потенциально имеющихся ресурсов в организации, которые будут учитываться при планировании ресурсов;

● политики в отношении набора персонала, закупки материалов, аренды оборудования и т.д.

Методы управления планированием ресурсов сводятся к методам, позволяющим оптимально планировать потребность и распределение ресурсов между работами.

На рис. 7.3 приведен пример процесса планирования ресурсов.

Возможны ситуации, когда ресурсы, назначаемые на конкретную работу, являются основным фактором, определяющим сроки ее начала и окончания. В этом случае ресурсы имеют собственные ресурсные календари, согласно которым осуществляется выполнение работы.

При назначении работам ограниченных ресурсов необходимо учитывать их пределы потребления, что в дальнейшем позволит проводить анализ профилей их использования. Существующие программные продукты для календарно-сетевого планирования поддерживают от одного до двух пределов потребления: нормальный и максимальный. Нормальный предел потребления характеризует то количество ресурса, которое может быть предоставлено для выполнения работы при нормальных условиях в единицу времени (например, для работника это 8 чел.-ч в день). Максимальный предел потребления характеризует то количество использования ресурса в единицу времени, которое при дополнительных затратах может быть обеспечено (10-12 чел.-ч в день).

При анализе профилей использования ограниченных ресурсов определяется соответствие между пределами их потребления (возможностью) и потребностью для выполнения работы. В ряде случаев возникает ресурсный конфликт, когда потребность в каком-либо ресурсе превышает его максимальный предел потребления (например, одновременно выполняемые работы используют один и тот же ресурс).

Рисунок 7.3 - Пример процесса планирования ресурсов

Для оптимизации распределения ресурсов и, в частности, разрешения ресурсных конфликтов используются методы выравнивания, которые учитывают пределы потребления ресурсов и позволяют использовать их наиболее эффективно. Выравнивание ресурсов устраняет пики в использовании ресурсов и устанавливает уровень использования ресурсов ниже максимального предела, смещая выполнение некоторых работ на более поздние даты.

Как правило, используются следующие методы выравнивания:

● нормальное — работы планируются на более поздний срок за счет резерва времени до появления необходимого количества ресурса;

● разбиение — работа разбивается на несколько частей, для выполнения каждой из которых необходимо определенное количество ресурса;

● растяжение — уменьшение интенсивности использования ресурса за счет увеличения продолжительности работы;

● сжатие - в случае избытка ресурса уменьшение продолжительности выполнения работы за счет увеличения интенсивности использования ресурса.