Деректер қорын басқару жүйесі MS Access. MS Access. Терезесінің элементтері. Кесте және форма. Кестелерді байланыстыру

8. ДҚБЖ Microsoft Access.

ДҚБЖ арналады:• ақпараттардың өте үлкен көлемдерімен жұмыс жүргізуді жеңілдету және ыңғайлы ету үшін;

• деректерді іздестіру мен сұрыптауды жылдам жүргізу үшін;

• деректерді әртүрлі түрде көрсету үшін;

• деректерге өзгерістер енгізу; жазуларды қосу және өшіру, қор құрылымын өзгерту үшін;

• басқа деректер қорымен ақпарат алмасу үшін;

• д еректер қорынан ақпаратты принтерге не ақпаратты жинағыштарға шығару үшін;

• пошталық ақпараттарды өрнектеу, әртүрлі есеп құжаттарынң дайын түрлерін алу үшін.

MS Access – ол реляциялық деректер қорын басқару жүйесі және АЖ құру мен қолдану құралдарының жиынтығы. MS Access көмегімен мынандай әрекеттерді орындауға болады:

1. АЖ негізгі объектерін - әртүрлі деректерді оның ішінде OLE объектерінің өрісі бар екі өлшемді кестелерді құрастыру.

2. Кестелер арасында байланысты ұйымдастыру, деректердің бүтіндігін сақтай отыра, жазуларды жаңарту мен өшіру.

3. Деректерді енгізу, сақтау, қарастыру, сұрыптау, түрлендіру және әртүрлі бақылау әдістерін падаланып таңдау жүргізу.

4. АЖ-сінде туынды объектерді (түр, сұраныс, есеп) құру, түрлендіру және қолдану.

ДҚБЖ Microsoft Access Windows операциялық жүйесінің қолданбасы болғандықтан, осы жүйенің кез келген қолданбалары тәрізді жұмысқа қосылады: Пуск→Программы→Microsoft Access.

Жаңа ДҚ-ын құру үшін немесе бұрын құрылған деректер қорын ашу үшін қажетті бұйрықты таңдап тышқанмен шертіп, ОК тиегін басу керек. Microsoft Accessтің өңдеу объектісі кез келген есімді.mdb кеңейтулі файл болып табылады. Осы файлға Microsoft Accessтің негізгі объектілері: кесте, түр, сұраныс, есеп, макрос және модуль кіреді. Бұлардың ішінде кесте негізгі бас объект, ал басқалары туынды объект болып табылады да, алдын ала құрылған кесте не кестелер арқылы құрылады.

Қалып (форма) кестедегі немесе сұраныстағы деректерді енгізуге, көруге және түрлендіруге қолданылады.

Сұраныс (сұраныс) пен есеп (отчет) деректерді таңдау, топтау, қарастыру және қағазға басу қызметтерін атқарады.

Макрос – арнаулы бұйрықтар жиынтығы. Мысалы: ФорманыАшу, ЕсептіБасу, т.б.

Модуль – Access Basic не VBA (Windows үшін Access) тілінде жазылған программа.

Әрбір объектпен жұмыс жеке терезеде жүргізіледі:

1) Жедел тәртіп (оперативный режим) – терезеде АЖ-нің мақсаттары: ақпаратты қарастыру, өзгерту, таңдау – орындалады.

2) Құрастыру тәртібі (режим конструктура) – кесте пішіні құрылады және өзгертіледі, объект құрылымы өзгертіледі.

ДҚ-ында өзіндік терезесі бар – деректер схемасы атты құжат бар. Бұл терезеде кестелер арасындағы байланыс құрастырылады, қарастырылады, өзгертіледі және жойылады. Бұл байланыстар деректерді бақылауға, сұраныс пен есеп кестелерін құруға көмектеседі.

Бұл терезенің “Имя файла” өрісіне құрылатын деректер базасының есімін енгізіп, “Создать” тиегін шерту керек. Осы кезде жаңа деректер базасы үшін қажетті объектерді құру терезесі пайда болады (сурет 3). Бұл терезеде 3 бұйрық тиектері (“Открыть”, “Конструктор”, “Создать”), “Объекты” тиегі (MS Accessтің 7 объектілерінің тізімін: “Таблицы”, “Запросы”, “Формы”, “Отчеты”, “Страницы”, “Макросы”, “Модули” – ашады) және “Группы” тізімінің тиегі бар. Терезенің жұмыс ауданында деректер қорының таңдалған объектісімен орындауға болатын әрекеттер тізімі және дайын осы түрдегі дайын объектте тізімі көрсетіледі.

ДҚ-ына жаңа объектілер қосу үшін “Создать” бұйрығының тиегін басу керек (сурет 3).

Дайын объектіні ашу үшін, оның ДҚ-ның тізіміндегі есімін белгілеп (сурет 4), “Открыть” бұйрығының тиегін шерту керек.

Дайын объектінің пішінін өзгерту үшін, оның ДҚ-ның тізіміндегі есімін белгілеп, “Конструктор” бұйрығының тиегін шерту керек.

Кезкелген объектіні (кесте, қалып, сұраныс, есеп) қолдан конструктор көмегімен немесе Мастер көмегімен құруға болады.

MS Accessпен жұмыс істеуді жаңа бастаушы қолданушуларға ұсынылады:

 кесте мен сұранысты конструктор көмегімен құру;

 қалып пен есепті Мастер көмегімен құру.

MS Access объектілерін құрғанда, қалып пен есеп бір кесте бойынша құрылатындығын, ал сұраныс бір не бірнеше кесте бойынша құрылуы мүмкін екендігін ескеру керек. Осы себептен жүйе сұраныс құрғанда осы ДҚ-дағы кестелерден біреуін не бірнешеуін таңдап алуды ұсынады.

Кестелер үшін, олаға классификаторларда жатады, алдымен пішін құрылады, содан соң олар қалып көмегімен толтырылады.

Кестелік процессор MS Excel Excel электрондық кестесінің құрылымы. Баған, жол, ұяшық. Ұяшықтар диапазоны. Салыстырмалы және абсолют адрес.

Көптеген, кесте түрінде көрсетілетін есептерді шешуде қолдануға болатын арнайы программалар жиынтығы (пакеті) құрылған. Оларды электрондық кесте не кестелік процессор деп атайды. Негізінен электронды кестелер экономикалық есептерді шығаруға бағытталған. Бірақ оларда қолданылатын тәсілдер есептердің басқадай көптеген түрлерін ойдағыдай орындауға мүмкіндік береді, мысалы, формулалар не функциялар көмегімен есептеулер жүргізу, диаграммалар құру және т.б.

Кестелік процессорда қандайда болмасын кестені құру барысында қолданушы бір мезгілде алгоритмист, программист қызметін орындайды. Бұл осы программаның өте маңызды екендігін көрсетеді. Кестелік процессорда, есептеу алгоритмін және кестені жетілдіру мақсатында жүргізілетін, өгерістерді жедел түрде енгізуге болдаы. Өңделетін деректерді көбінесе кесте түрінде көрсетуге тура келеді. Осы кезде кестенің бір ұяшықтарында бастапқы берілгендер орналасады, ал екіншілерінде туындалар орналасады.. Туындылар бастапқы берілгендермен орындалған әртүрлі арифметикалық және де басқадай есептеулер нәтижесі болып табылады.

80-інші жылдары біздің елімізде MS DOS жүйесінде жұмыс істейтін кестелік процессорлар Lotus 1-, 2-, 3- Lotus Devolopment фирмасының және SuperCalk Computer Essociates фирмасының кең тарады. Қуаты өте төмен компьютерлерде “Тагра” деп аталған SuperCalk-4 кестелік процессорының орыс тіліне келтірілген түрі қолданылды. Аталған процессорлармен бірге Novell фирмасының QuattroPro кестелік процессоры да жиі қолданылды. Кәзіргі кезде кестелерді өңдеудің өте жетілдірілген, Windows ортасында жұмыс істейтін, программалары, соның ішінде Microsoft Excel, қолданылады.

Мicrosoft Ехсеl кестелік процессоры үнемі жетілдіріп отырылатын бағдарлама. Мысалы, Ехсеl-2003 пен Ехсеl-2010 арасындағы кейбір айырмашылықтар: