Сортировка списков

Сортировка по простому ключу. Простым ключом сортировки называется заголовок столбца, данные которого упорядочиваются по возрастанию или убыванию, определяя тем самым порядок следования всех записей в списке.

В качестве примера рассмотрим сортировку списка, содержащего фамилии сотрудников и их оклады (рис. 6.3). Этот список можно отсортировать по одному из двух ключей: Фамилии или Оклады (грн). Причем в каждом случае можно упорядочить данные по возраста­нию (в алфавитном порядке) или по убыванию (в обратном алфавитном порядке).

Рис. 6.3. Четыре варианта сортировки исходного списка

Для сортировки списка по простому ключу достаточно выделить любую ячейку в соответствующем столбце и щелкнуть в панели инструментов Стандартная на одной из кнопок: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию . Результаты сортировки исходного списка показаны на рис. 6.3.

В нашем примере сортировались группы русских букв (фамилии) и числа (оклады). Вообще же могут сортироваться разные группы символов. По возрастанию они распределяются так: 0–9 Пробел! " # $ % & () *,. /:;? @ [ \ ] ^ _ ' { | } - + < = > a A–z Z а А–я Я.

При сортировке списков с использованием кнопок панели инструментов Стандартная регистр букв не учитывается. Если бы в списке, показанном на рис. 6.3, была еще одна строка, в которой фамилия Улитин была написана со строчной буквы (улитин), то в любом варианте сортировки по фамилиям взаимное расположение этих двух строк не изменилось бы.

Если в каком-либо столбце списка есть пустые ячейки, то перед сортировкой необходимо выделить весь список. При этом активная ячейка должна находиться в столбце, данные которого будут упорядочиваться. Если упорядочиваются данные того столбца, где есть пустые ячейки, то в результате сортировки записи с пустыми ячейками попадут в нижнюю часть списка независимо от порядка сортировки (по возрастанию или убыванию).

Если список не выделен, пустая строка ограничивает диапазон сортировки. Это свойство используют, чтобы строка итогов (последняя в списке) не участвовала в сортировке. Если пе­ред этой строкой вставить пустую строку (ее высоту можно уменьшить до нуля), то, как бы не сортировалась таблица, строка итогов всегда будет оставаться последней.

В заключение отметим те особенности, которые возникают, если перед сортировкой выделить какую-то часть списка. В этом случае появится окно с предупреждением: " Обнару­же­ны данные вне указанного выделения " (имеются в виду примыкающие данные). С помощью переключателей можно выбрать один из двух вариантов действий:

ž автоматически расширить выделенный диапазон или

™ сортировать в пределах указанного выделения.

Если оставить выбранным первый вариант и щелкнуть на кнопке Сортировка, упорядочится весь список. В противном случае отсортируется только выделенная часть списка.

Сортировка по составному ключу. Составным ключом сортировки называются два или более заголовка столбцов, данные которых упорядочиваются таким образом, чтобы обеспечить необходимый порядок следования записей в списке. Заголовок столбца, который задан в составном ключе первым, исполняет роль основного ключа, а остальные заголовки являются дополнительными ключами.

Если данные, отсортированные по основному ключу, повторяются (например, названия судов), то порядок их следования можно задать посредством упорядочения соответствующих записей по дополнительному ключу (например, по датам выполнения рейсов).

Перед сортировкой списка необходимо выделить любую его ячейку[3]. После этого нужно вы­полнить следующие операции:

В меню Данные выбрать команду Сортировка. В результате выделится тело списка и откроется окно сортировки (рис. 6.4,б).

В раскрывающем­ся списке Сортировать по выбрать заголовок столбца, который будет исполняет роль основного ключа, и задать с помощью переключателя порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию).

В раскрывающем­ся списке Затем по выбрать заголовок столбца, который будет исполняет роль первого дополнительного ключа, и задать порядок сортировки.

Если в этом есть необходимость, в раскрывающем­ся списке В последнюю очередь по выбрать заголовок столбца, который будет исполняет роль второго дополнительного ключа, и задать порядок сортировки.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Рис. 6.4. Отсортированный список (а) и окно сортировки (б)

В примере, показанном на рис. 6.4, сортировка выполнена по следующему составному ключу: Судно (по возрастанию), День (по убыванию), Прибыль (по возрастанию). В результате сортировки по основному ключу сформировались три группы записей – для Витязя, Керчи и Трепанга. Затем в каждой из этих групп записи были упорядочены по дополнительному ключу День. На этом можно было бы и ограничить сортировку списка, если бы судно Керчь не выполнило два рейса в один и тот же день. Порядок следования этих двух записей задан с помощью второго дополнительного ключа – Прибыль. При желании в качестве вто­рого дополнительного ключа можно было использовать имя поля Груз.

В заключение рассмотрим нестандартные способы упорядочения записей, задаваемые в окне Параметры сортировки (рис. 6.5,а), которое открывается щелчком в окне сортировки на кнопке Параметры. Для настройки нестандартных параметров сортировки предусмотрены следующие средства управления:

¡ Раскрывающийся список Сортировка по первому ключу (см. рис. 6.5,а). По умолчанию в этом списке выбран вариант Нет. В этом варианте при сортировке используются ключи, заданные в окне сортировки. Но, если сортируются дни недели или месяцы, бессмысленно упорядочивать их в алфавитном или обратном алфавитном порядке. В этом случае необходимо открыть раскрывающийся список Сортировка по первому ключу, выбрать в этом списке нужную строку (см. рис. 6.5,б) и щелкнуть на кнопке ОК.

Рис. 6.5. Окно параметров сортировки (а) и его раскрывающийся список (б)

¡ Флажок Учитывать регистр (см. рис. 6.5,а). По умолчанию этот флажок снят. Его устанавливают в тех случаях, когда нужно выполнить сортировку с учетом регистра букв. В этом случае при упорядочении по возрастанию строчные буквы идут перед прописными (например, вначале мак, а потом Мак).

¡ Переключатели Сортировать: строки диапазона или столбцы диапазона (см. рис. 6.5,а). По умолчанию сортируются строки списка. Если нужно отсортировать столбцы по значениям какой-то строки, необходимо выполнить следующие операции:

Выделить любую его ячейку списка, а затем в меню Данные выбрать команду Сортировка. В результате выделится тело списка и откроется окно сортировки (рис. 6.4,б).

Щелчком на кнопке Параметры открыть окно Параметры сортировки (рис. 6.5,а).

Включить переключатель Сортировать: столбцы диапазона и щелкнуть ОК.

В окне сортировки, в раскрывающем­ся списке Сортировать по выбрать строку, упорядочение которой определит очередность следования столбцов списка.

С помощью переключателя задать нужный порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию).

Щелкнуть на кнопке ОК.

Если, например, отсортировать по возрастанию столбцы таблицы, представленной на рис. 6.4,а, используя в качестве ключа Строку 2 (шапку таблицы), то столбцы разместятся в следующем порядке: Груз, День, Месяц, Прибыль, Судно.