Списки, как базы данных Excel

Глава 6. УПРАВЛЕНИЕ ДАННЫМИ И ИХ СТРУКТУРОЙ

Списки, как базы данных Excel

Основные понятия и определения. Несмотря на то, что в Excel есть встроенные функции, которые называются Функции для работы с базой данных (см. Главу 5, п. 5.5), эта программа не предназначена для управления взаимо­связанными массивами информации, которые называются базами данных. И упомянутые встроенные функции, и те средства Excel, которые рассмотрены в этой главе, пригодны лишь для обработки примитивных массивов информации – отдельных таблиц, которые принято называть списками.

Перед рассмотрением принципов формирования списков и средств управления данными, поясним основные термины, ис­пользуемые при работе со списками:

¡ Диапазон ячеек, в первой строке которого находится шапка таблицы, а в остальных – однородные данные самой таблицы, называется СПИСКОМ.

¡ Строка таблицы, содержащая информацию об одном объекте, называется ЗАПИСЬЮ.

¡ Совокупность всех записей (то есть таблица без шапки) называется ТЕЛОМ СПИСКА.

¡ Часть записи, имеющая самостоятельное смысловое значение, называется ПОЛЕМ.

¡ Расположенный в шапке таблицы заголовок столбца называется ИМЕНЕМ ПОЛЯ.

Например, на рис.6.1,а показан список, находящийся в диапазоне ячеек A2:E9. Шапка таблицы (списка) находится в ячейках A2:E2. Она содержит пять имен полей: Судно, Месяц, День, Груз, Прибыль. В списке имеется семь записей, которые расположены в ячейках A3:E9. Каждая запись имеет по пять полей. Поля первой записи: Витязь, Январь, 3, 150000, 20000.

Рис. 6.1. Список (а) и его форма (б)

Управление данными – это добавление записей в список, редактирование записей, сортировка, фильтрация списка и т д. Рассмотрению этих возможностей Excel посвящена данная глава. Все команды управления данными собраны в меню Данные.

Принципы формирования списков. Перед созданием списка нужно тщательно продумать его структуру. При этом следует руководствоваться тремя важными правилами:

¡ Для эффективного управления данными целесообразно разделять на составляющие такие элементы списка, как дата; фамилия, имя, отчество; адрес и т.п. Например, для дат можно выделить три столбца и озаглавить их: Год, Месяц, День. Это облегчит филь­трацию и сортировку данных, написание формул и создание сводных таблиц.

¡ В списке не должно быть пустых строк и/или столбцов, поскольку пустая строка (столбец) воспринимается как границы списка.

¡ Нельзя, чтобы к списку вплотную примыкали ячейки с данными, так как это может стать причиной ошибок. Список должен граничить с пустыми строками и столбцами.

Чтобы список имел привлекательный внешний вид и хорошо читался, нужно продумать форматирование всех его элементов. При этом для тела списка, как правило, используется один и тот же формат. Лишь в некоторых случаях какая-то группа записей может быть выделена заливкой или отличающимся от других записей форматом шрифта.