Делопроизводственная документация советских государственных учреждений

Всю делопроизводственную документацию по ее содержанию можно подразделить на следующие группы:

1. Документы о компетенции и содержании деятельности советских учреждений. Деятельность органов власти регулируется положениями. Положения представляют собой нормативные акты, определяющие порядок какой-либо деятельности и указывающие задачи, структуру, компетенцию, права и обязанности государственных органов и должностных лиц. Документами, освещающими процесс выработки и принятия решений по вопросам, являются протоколы и стенограммы заседаний. Протокол – это сжатый конспект всех докладов, выступлений и речей. После того как протокол подписан, вынесенное решение приобретает обязательную силу и принимается к исполнению. Стенограмма – это последовательная, наиболее полная запись. После того, как стенограмма пройдет правку автора и будет подписана, ею можно пользоваться как полноценным документом.

2. Документы, освещающие ход выполнения принятых решений и итоги деятельности учреждений и организаций. Все важнейшие стороны деятельности учреждений и текущее руководство ими находит свое отражение в приказах. Приказ – это распоряжение руководителя, обращенное к подчиненным и требующее выполнения определенных действий. Для действий имеющих «разовый» характер руководитель издает распоряжения. Среди документов распорядительного характера следует выделить инструкции – правила, регулирующие деятельность учреждения или должностного лица. Докладная записка уведомляет вышестоящий орган о каких-либо фактах или событиях. Сводки составляются на основании указаний вышестоящего учреждения и содержат обобщенные сведения из разных источников по одному или нескольким однородным вопросам. Справки обычно составляют по указанию вышестоящих органов, содержание их отвечает запрашиваемой информации. Важное значение в процессе деятельности учреждения имеет деловаяпереписка. Письма можно подразделить на три категории: письма-запросы, содержащие просьбу о предоставлении необходимых сведений; письма-ответы, в которых приведены запрашиваемые сведения; сопроводительные письма, рассылаемые вместе с другими документальными материалами. Основной формой подведения итогов деятельности учреждений и организаций являются отчеты. Отчеты – это сводные обзоры всех сторон деятельности учреждения за определенный период. Помимо отчетов итоги работы учреждения фиксируются в специально составленных формах (статистические итоги). К материалам, освещающим состав учреждения, относят анкеты и личные карточки.