Построение БД в среде OpenOffice

Данная база данных по управлению заказами предназначена, в первую очередь, для работы менеджера. Так как именно они ведут работу с клиентами и учетную деятельность заказов информационного центра.

Рекомендуемые системные требования: отдельный сервер для хранения базы данных, сервер приложений, на котором будет храниться серверная часть программы, клиентские компьютеры с тактовой частотой процессора 1000 MHz, 512 МБ оперативной памяти, 500 МБ свободного места на жестком диске для хранения временных документов.

Приступая к разработке нужно определить основные функции базы данных:

1. Определение данных — определить, какая именно информация будет храниться в системе, задать свойства данных, их тип, а также указать, как эти данные связаны между собой.

2. Обработка данных — данные могут обрабатываться самыми разными способами. Можно объединять данные со связанной информацией, вычислять итоговые значения.

3. Управление данными — можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, корректировать их или добавлять новую информацию. Можно определить правило коллективного доступа.

Данная база данных будет хранить информацию о клиентах, адреса и информация о заказах. Тип информации в основном текстовой и числовой. Эти данные заданы между собой индетификационным номером каждого клиента и привязанного к нему заказа.

Обработка данных осуществляется в виде поиска информации, а именно поиска клиента по индетификационному номеру. Внесение новых данных и редактирование, т.е. оформление заказа. Создание отчетной информации о проделанной работе сотрудников.

Итак, сначала создадим 2 таблицы: «Клиенты», «Заказы». Каждая из которых будет содержать соответствующую информацию. [Приложение 5]

Таблица «Клиенты» имеет поля:

· «ID» - индетификационный номер для каждого клиента (Целое) Ключевое поле

· «Название организации» - клиента, зарегистрированное название (Текст)

· «Вид организации» - клиента, в каком виде представлена управленческая деятельность – магазин, издательство и т.д. (Текст)

· «Тип организации» - клиента, построение управление организации, напр., ИП, ООО, ОАО, физическое лицо и т.д. (Текст)

· «Сфера деятельности» - организации (Текст)

· «Размер бизнеса» - Крупный, Средний, Малый (Текст)

· «Руководитель» - ФИО (Текст)

· «Область» - зарегистрированный адрес организации (Текст)

· «Город» - зарегистрированный адрес организации (Текст)

· «Улица» - зарегистрированный адрес организации (Текст)

· «Дом» - зарегистрированный адрес организации (Текст)

· «Квартира \ офис» - зарегистрированный адрес организации (Число)

· «E-mail» - организации или контактного лица (Текст)

· «Телефон» - организации или контактного лица (Число)

Таблица «Заказы» содержит поля:

· «№ заказа» - номер заказа в целом для всего предприятия (Целое)

· «ID» - индетификационный номер для каждого клиента (Целое)

· «Название организации» - клиента, зарегистрированное название (Текст)

· «Вид услуги» - вид предоставляемой услуги клиенту (Текст)

· «Дата обращения» - заключения договора клиента и организации (Дата)

· «Выполнено» - отмечается выполнен ли заказ (Логическое)

· «Менеджер» - фамилия менеджера который заключил договор (Текст)

После того как, создали в конструкторе 2 вышеперечисленные таблицы, нужно установить между ними связь. Объединяющим полем для данных таблиц будет - «ID». Схема данных представлена на рис. [Приложение 6]

Для удобной работы менеджера с клиентами, создадим формы для данных таблиц с соответствующими названиями [Приложение 7]

Учитывая рост объема данных хранимых в данной базе данных нужно обеспечить соответствующий поиск по клиентам, заказам. Для этого мы создадим запросы. Так же с помощью запросов мы выделим информации для оценки работы эффективности работы, выполненных заказов.

Итак, в данной базе данных 6 запросов: [Приложение 8]

1. Поиск Клиента по коду (запрос с параметром)

2. Поиск Заказа по ID (запрос с параметром)

3. Поиск по названию (запрос с параметром)

4. Последняя дата обращения клиентов (запрос на выборку)

5. Выполненные заказы (запрос на выборку)

6. Невыполненные заказы (запрос на выборку)

На основании некоторых запросов создаем отчеты, для удобной формы предоставления информации. А именно в базе данных 2 отчета: «Выполненные заказы», «Невыполненные заказы» рис [Приложение 9]

БД имеет следующие возможности:

1. Возможность табличного сохранения данных

2. Группировка таблиц

3. Есть возможность использовать индексы для быстрого поиска

4. Есть возможность установить связи между таблицами

5. БД поддерживает возможность выполнения каких либо действий при изменении, удаления, добавления данных.

Посторенние в программной среде OpenOffice завершено, в данной ИС автоматизированы такие процессы компании, как: учет клиентов, оформление заказов и отчетная деятельность. Существует возможность сделать систему более широко охватываемой процессы организации, например, вести бухгалтерскую деятельность по заказам, увеличить клиентскую базу, не только имеющиеся клиенты компании, но и возможные.