Организационная структура предприятия

Общие положения. Менеджер по рекламе обязан:

1. Организовывать работу по рекламированию производимой продукции или выполняемых услуг с целью продвижения на рынки сбыта, информируя потребителей о преимуществах качества и отличительных свойствах рекламируемых товаров или услуг.

2. Осуществлять руководство, планирование и координацию работ по проведению рекламных кампаний.

3. Разрабатывать планы рекламных мероприятий по одному виду или группе товаров (услуг) и определять затраты на их проведение.

4. Участвовать в формировании рекламной стратегии, основанной на перспективных направлениях дальнейшего организационного развития, инновационной и инвестиционной деятельности.

5. Осуществлять выбор форм и методов рекламы в средствах массовой информации, их текстового, цветового и музыкального оформления.

6. Определять конкретных носителей рекламы (газеты, журналы, рекламные ролики и др.) и их оптимальное сочетание.

7. Изучать рынок сбыта и покупательский спрос с целью определения наилучшего времени и места размещения рекламы, масштабов и сроков проведения рекламных кампаний, круга лиц, на которые должна быть направлена реклама, ориентируя ее на целевые группы по профессии, возрасту, покупательной способности, полу.

8. Организовывать разработку рекламных текстов, плакатов, проспектов, каталогов, буклетов, контролировать их качество, обеспечивая наглядность и доступность рекламы, не допуская нарушений правил конкурентной борьбы.

9. Осуществлять контроль за разработкой и реализацией договоров и контрактов по рекламированию продукции или услуг.

10.Организовывать связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации и расширение внешних связей в целях совершенствования рекламной деятельности.

11.Анализировать мотивацию спроса на производимую продукцию или оказываемые услуги, организовывать изучение потребностей покупателей и определять направленность проведения рекламных кампаний.

12.Поддерживать необходимые связи с другими структурными подразделениями предприятия в процессе разработки и проведения рекламных мероприятий, привлекать к решению поставленных задач консультантов и экспертов, приглашать к участию в рекламе широко известных и популярных лиц, заключая с ними договоры на коммерческой основе. [4, с. 128]

Должностные обязанности менеджера по продажам ООО «Сервис ТВ»

1. Менеджер по продажам:

2. Разрабатывает схемы, формы, методы и технологии продаж товаров, продвижения товаров на рынок.

3. Разрабатывает и организует проведение предпродажных мероприятий по созданию условий для планомерной продажи товаров, удовлетворения спроса покупателей на товары.

4. Осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска.

5. Изучает рынок товаров (анализирует спрос и потребление, их мотивацию и колебания, формы деятельности конкурентов) и тенденции его развития, анализирует рыночные возможности.

6. Организует сбор информации о спросе на товары, причинах его изменения (повышения, понижения), анализирует потребности покупателей.

7. Выявляет наиболее эффективные секторы рынка продаж товаров, разрабатывает комплекс мероприятий по использованию возможностей рынка товаров.

8. Разрабатывает и обеспечивает реализацию мероприятий по организации и созданию сети сбыта товаров (разработка и построение каналов движения товаров к потребителям; построение отношений с оптовыми и розничными торговыми предприятиями, иными посредниками; развитие дилерских отношений).

9. Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров (оптовых и розничных торговых предприятий, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.

10.Проводит переговоры по продажам с покупателями по следующим направлениям: представление общих сведений о товарах и их свойствах; введение значимых для продажи критериев оценки товаров; устранение сомнений в невыгодных свойствах товаров; информирование о спросе на товары и отзывах потребителей о товарах; выявление потенциальных потребностей покупателей.

11.Принимает участие в ценообразовании, прорабатывает психологические аспекты переговоров о цене, определяет способы обоснования цены, определяет формы расчетов по договорам (расчеты по аккредитиву, расчеты чеками, расчеты инкассо, расчеты по открытому счету, банковскими переводами, по товарному кредиту, платежными поручениями, пр.), разрабатывает и применяет схемы скидок в зависимости от различных факторов.

12.Организует преддоговорную работу (выбор вида договоров: дистрибьюторский, купли-продажи, пр.; определение способов и форм исполнения обязательств, разработка преддоговорной документации, согласование разногласий, анализ документации покупателей, пр.) и заключает договоры (купли-продажи, поставки, пр.).

13.Руководит организацией работ по доставке или отгрузке товаров покупателям по заключенным договорам.

14.Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.

15.Организует сбор информации от покупателей о требованиях к качественным характеристикам товаров (сроке службы, правилах пользования, упаковке, др.), а также о требованиях к послепродажному обслуживанию.

16.Анализирует причины направления покупателями претензий, рекламаций по заключенным договорам.

17.Создает и обеспечивает постоянное обновление информационных баз о покупателях (организационно- правовые формы, адреса, реквизиты, номера телефонов, фамилии руководителей и ведущих специалистов, финансовое состояние, объемы закупок, объемы продаж, своевременность и полнота исполнения обязательств, др.).

18.Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.

19.Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам анализа для представления вышестоящему должностному лицу.

20.Организует и руководит проведением мероприятий по формированию потребительского спроса на товары, стимулированию продаж, координирует проведение отдельных видов рекламных кампаний, обеспечивает участие предприятия в презентациях товаров, в проводимых ярмарках, выставках.

21.Принимает участие в решении вопросов формирования и изменения направлений развития товарного ассортимента.

22.Осуществляет подбор и обучение персонала по продажам (торговых представителей, консультантов по продажам, мерчандайзеров, торговых агентов, иных работников), определяет задачи подчиненным работникам и контролирует их выполнение. [9]

2.4 Описание бизнес - процесса работы ООО «Сервис-ТВ»

Многие российские компании разработали и используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть из которых является процессными регламентами и представляет не что иное как текстовое описание бизнес-процессов.

При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходит дополнительно время и умственные усилия. Поэтому при использовании текстового описания бизнес-процессов производительность и качество решений по оптимизации деятельности оставляют желать лучшего, что особенно сильно проявляется, когда решение принимается группой людей.

В свое время специалисты по информационным технологиям разработали более структурированный подход к описанию бизнес-процессов. Ими было предложено разбить бизнес-процесс по ячейкам структурированной таблицы, в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение. информационный автоматизированный база данные

Данную таблицу читать более просто, из нее легче понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в бизнес-процессе выполняются работы, и соответственно бизнес-процесс проще проанализировать. Табличная форма описания бизнес-процессов более эффективна по сравнению с текстовой и в настоящее время активно применяется специалистами по информационным технологиям для описания бизнес-процессов в приложении к задачам автоматизации.

Применяться при описании бизнес-процессов графические подходы. Признано, что графические методы обладают наибольшей эффективностью при решении задач связанных с описанием, анализом и оптимизацией деятельности компании. [5, с. 224]

После описания окружения бизнес-процесса наступает очередь описания его внутренней структуры. При вертикальном описании были показаны работы, из которых бизнес-процесс состоит. На этапе горизонтального описания описываются взаимодействия между работами, включая материальные и информационные потоки.

В настоящее время существует несколько десятков подходов, или стандартов, описания бизнес-процессов — ARIS, IDEF0 и др. При этом перед людьми, желающими освоить навыки описания и оптимизации бизнес-процессов, часто встает трудная задача: разобраться во всем этом многообразии и принять окончательное решение о том, какой стандарт в данной ситуации использовать.

Кажущаяся на первый взгляд сложность описания бизнес-процессов преувеличена. Классическая технология описания бизнес-процессов, которая была разработана на заре рождения процессных технологий управления, достаточно проста и состоит всего лишь из двух стандартов описания бизнес-процессов — DFD и WFD. Большинство других современных стандартов, несмотря на другие названия, представляют разновидности и дополнения двух классических подходов DFD и WFD.

Согласно классическому подходу стандарт DFD, который расшифровывается как Data Flow Diagram, представляет собой диаграмму потоков данных, которая используется для описания бизнес-процессов верхнего уровня. В свою очередь стандарт WFD расшифровывается как Work Flow Diagram и представляет собой диаграмму потоков работ, которая используется для описания бизнес-процессов нижнего уровня. У диаграммы потоков работ имеется и другое название — диаграмма алгоритмов. [6, с.118]

Итак, рассмотрим процессы предприятия ООО «Сервис-ТВ» в г. Лысьва, посредством создания диаграмм декомпозиции.

Основная деятельность данного центра заключается в предоставлении характерных услуг заказчикам, контроль за эффективностью осуществляется как самим офисом, т.е. сотрудниками, так головным центром. Так результатом деятельности копании является созданный рекламный продукт, а также отчетность о не выполненных заказах. И все эти процессы регулируются определенным законодательством. Данное описание можно представить в виде определенной модели данных [Приложение 1].

Более широкое представление о деятельности организации, после того как поступил заказ от клиента отображено на следующем этапе декомпозированной диаграммы [Приложение 2]. Данное взаимодействие также можно представить в виде таблицы (Рис.2), но без учета внешних факторов и выходящих процессов деятельности.

Рис. 2 «Схема взаимодействия отделов»

На диаграмме [Приложение 3] представлена работа отдела по работе с клиентами, работа менеджера – оформление, обработка и учет заказов. Данный процесс в организации представляет собой личное или посредством коммуникаций (электронная почта, телефон) общение менеджера с заказчиком. Менеджер оформляет заказ, заключая договор и фиксируя его лишь ведения отчетности в бухгалтерской деятельности. Заключенные договора хранятся лишь в бумажном виде, что несет за собой определенный риск.

Затем менеджер обрабатывает заказ, ведя дополнительную документацию для организации, и получает подтверждение у исполнительного директора на его реализацию после чего, заказ отправляется на реализацию. Клиенты организации фиксируются лишь при заключении договора, но не фиксируется их число обращение за услугами предприятия.

Рассмотрев процесс оформления заказов в организации – общий вывод, что много многие процессы фиксируются и учитываются в деятельности, посредством документооборота. Это усложняет деятельность менеджера, на что тратится лишнее время и труд персонала.

На диаграмме «Средства распространения рекламы» [Приложение 4] отображено определение каналов и методов распространения рекламы и прикладные процессы к этому.

Ознакомившись с процессами работы организации с клиентами, выявлена необходимость автоматизации процессов: учета клиентов компании, оформление заказов и отчетная деятельность.