Документация в системе бухгалтерского учета

Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами.

Первичный документ – это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение.

Отдельные особенности составления первичных учетных документов раскрыты в статье 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Документы состоят из отдельных элементов, которые называют реквизитами (от лат. reguisitum – требуемое, необходимое).

Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты:

1) наименование документа,

2) дату составления документа,

3) наименование экономического субъекта, составившего документ,

4) содержание факта хозяйственной жизни,

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения,

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события,

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта.

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае представления первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В первичном учетном документе допускаются исправления. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Не допускаются исправления в кассовых документах.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков (таблица 4.1).

Таблица 4.1

Классификация документов