ПАСПОРТ. В разделе ФОНД содержится информация на уровне фонда: количественные характеристики, историческая справка

В разделе ФОНД содержится информация на уровне фонда: количественные характеристики, историческая справка, аннотация, данные о физико-техническом состоянии документов, составе научно-справочного аппарата.

Разделы БИБЛИОГРАФИЯ О ФОНДЕ, ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ, БИОГРАФИЧЕСКАЯ СПРАВКА, ФОНДОВЫЕ ВКЛЮЧЕНИЯ, НЕЗАДОКУМЕНТИРОВАННЫЕ ПЕРИОДЫ программно связаны с разделом ФОНД. Одной записи раздела ФОНД может соответствовать любое количество записей другого раздела.

В разделе ОПИСЬ содержатся сведения о документах на уровне описи. Раздел ТОПОГРАФИЯ программно связан с разделом ОПИСЬ по номеру описи.

Раздел ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ программно связаны с разделами ФОНД (по номеру фонда) и ОПИСЬ (по номеру описи).

Раздел ДЕЛО программно связан с разделами ФИЗИЧЕСКОЕ СОСТОЯНИЕ, РАССЕКРЕЧИВАНИЕ, ХАРАКТКРИСТИКА НТД, ХАРАКТЕРИСТИКА ФОТОДОКУМЕН-ТОВ, ДОКУМЕНТ.

Раздел ИЗДАНИЯ содержит сведения об изданиях по истории фондообразователей, справочников и исследований о документах и публикаций документов фондов архива. Одна запись раздела ИЗДАНИЯ может соответствовать нескольким фондам.

Раздел КОМИССИИ содержит сведения о комиссиях, осуществлявших рассекречивание документов архива.

Раздел КАТАЛОГ содержит сведения о закаталогизированных фондах, делах, документах.

В разделе паспорт формируются данные паспортов архива за разные годы.

Разделы ГЕОГРАФИЯ К ФОНДУ, ПЕРСОНАЛИИ К ФОНДУ, ТЕМАТИКА К ФОНДУ состоят из отдельных слов или словосочетаний (терминов, ключевых слов) и номеров фондов, к которым термины относятся. Данные файлов используются для поиска фондов по ключевым словам и составления указателей для путеводителя по фондам архива.

РУБРИКАТОР 1 (структура путеводителя) строится по иерархическому принципу и может содержать в себе до 7 уровней, каждый из которых может включать до 99 рубрик. В программе возможно ведения одновременно 5 рубрикаторов. Данный рубрикатор программно связан с фондом.

Разделы ГЕОГРАФИЯ К ДЕЛУ, ПЕРСОНАЛИИ К ДЕЛУ, ТЕМАТИКА К ДЕЛУ, КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА К ДЕЛУ состоят из отдельных слов или словосочетаний (терминов, ключевых слов) и номеров фондов, описей и единиц хранения, к которым термины относятся. Данные файлов используются для поиска единиц хранения по ключевым словам и составления указателей к описям.

РУБРИКАТОР 2 (структура описи) строится по иерархическому принципу и может содержать в себе до 3 уровней, каждый из которых может включать до 99 рубрик. Рубрикатор предназначен для рубрицирования единиц хранения с целью формирования описи. Этот рубрикатор ведется в режиме ОПИСЬ и программно связан с делом. Для каждой описи формируется свой рубрикатор.

Разделы ГЕОГРАФИЯ К ВОПРОСУ, ПЕРСОНАЛИИ К ВОПРОСУ, ТЕМАТИКА К ВОПРОСУ, КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА К ВОПРОСУ состоят из отдельных слов или словосочетаний (терминов, ключевых слов) и номеров вопросов, к которым термины относятся. Данные файлов используются для поиска документов по ключевым словам и составления тематических перечней документов.

РУБРИКАТОР 3 (структура каталога) строится по иерархическому принципу и может содержать в себе до 6 уровней, каждый из которых может включать до 99 рубрик. Рубрикатор предназначен для формирования различных каталогов по документам архива. Данный рубрикатор программно связан с вопросами (записями раздела КАТАЛОГ).