Назначение программы

РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПРОГРАММЫ

"АРХИВНЫЙ ФОНД" (3 версия)

Оглавление

1. Назначение программы…………………………………………………………………2

2. Структура информационного массива…………………………………………..2

3. Режимы доступа к базе данных……………………………………………………..4

4. Состав и назначение файлов программы……………………………………….5

5. Общие принципы работы с программой………………………………………….6

6. Начало работы с программой………………………………………………………..6

7. Работа со списками………………………………………………………………………7

8. Экранные кнопки…………………………………………………………………………..8

9. Горизонтальное меню……………………………………………………………………9

9.1. Всплывающее меню "РАЗДЕЛЫ"………………………………………………………….9

9.1.1. Уровень фонда……………………………………………………………………………9

9.1.2. Уровень описи…………………………………………………………………………..10

9.1.3. Уровень дела…………………………………………………………………………….10

9.2. Всплывающее меню “ПРАВКА”………………………………………………………………………………………….11

9.2.1. Режим "Найти" меню "Правка"…………………………………………………………11

9.3. Всплывающее меню "ОТЧЕТЫ"…………………………………………………………...11

9.3.1. Группа "Перечни фондов"…………………………………………………………12

9.3.2. Группа "Перечни описей"………………………………………………………….14

9.3.3. Группа "ПЕРЕЧНИ ДЕЛ"………………………………………………………………..15

9.3.4. Группа "Состав фондов"…………………………………………………………...16

9.3.5. Группа "Состав документов"……………………………………………………16

9.3.6. Номерник…………………………………………………………………………………17

9.3.7. Путеводители…………………………………………………………………………….17

9.3.8. Группа "Сводные сведения"…………………………………………………..…20

9.3.9. Группа "ОПИСИ"……………………………………………………………………..…22

9.3.10. РАССЕКРЕЧЕННЫЕ ДОКУМЕНТЫ…………………………………………………23

9.3.11. СПИСОК ФОНДОВ…………………………………………………………………….23

9.3.12. СВЕДЕНИЯ ОБ ИЗМЕНЕНИЯХ………………………………………………………23

9.4. Всплывающее меню "ЗАПИСЬ"……………………………………………………………24

9.4.1. РЕДАКТИРОВАТЬ……………………………………………………………………….24

9.4.2. ДОБАВИТЬ НОВУЮ…………………………………………………………………….24

9.4.3. УДАЛИТЬ/ВОССТАНОВИТЬ…………………………………………………………..26

9.4.4. ДОБАВИТЬ ТЕРМИН В ФАЙЛ………………………………………………………26

9.4.5. СПИСОК ЗНАЧЕНИЙ……………………………………………………………………26

9.4.6. ИЗМЕНЕНИЕ НОМЕРА ФОНДА……………………………………………………….26

9.4.7. КОПИРОВАТЬ ОПИСЬ В ФОНД………………………………………………………..27

9.4.8. ИЗМЕНЕНИЕ НОМЕРА ОПИСИ……………………………………………………….27

9.4.9. ИЗМЕНЕНИЕ НОМЕРА ДЕЛА………………………………………………………….28

9.5. Всплывающее меню "ПОИСК"………………………………………………………………28

9.5.1. ПОИСК ПО ФОНДАМ....................................................................................................... 29

9.5.2. ПОИСК ПО ДЕЛАМ........................................................................................................... 34

9.5.3. ПОИСК ПО ДОКУМЕНТАМ............................................................................................ 36

9.5.4. "ОТМЕНА ФИЛЬТРА"........................................................................................................ 38

9.5.5. "ОПИСАНИЕ ФОНДОВ"................................................................................................... 38

9.5.6. "СПИСОК НАЙДЕННЫХ ФОНДОВ".......................................................................... 38

9.5.7. "СПИСОК НАЙДЕННЫХ ДЕЛ"....................................................................................... 38

9.5.8. "СПИСОК НАЙДЕННЫХ ДОКУМЕНТОВ".................................................................. 38

9.6. "ИНФОРМАЦИЯ"………………………………………………………………………………38

10. Режим Администратора……………………………………………………………………….38

10.1. СЛИЯНИЕ БАЗ ДАННЫХ…………………………………………………………………..39

10.1.1. Слияние по фондам........................................................................................................... 39

10.1.2. Слияние по блокам............................................................................................................ 39

10.2. СЖАТИЕ БАЗ ДАННЫХ…………………………………………………………………….41

10.3. РУБРИКАТОР………………………………………………………………………………...41

10.4. КАТАЛОГ………………………………………………………………………………………42

10.5. РЕКВИЗИТЫ АРХИВА………………………………………………………………………42

10.6. ПОДСЧЕТ СВОДНЫХ………………………………………………………………………42

10.7. ПАСПОРТ……………………………………………………………………………………..42

10.7.1. Всплывающее меню "Разделы"........................................................................................ 48

10.7.2. Всплывающее меню "Запись"........................................................................................... 49

10.7.3. Всплывающее меню "Правка".......................................................................................... 49

10.8. ИЗМЕНЕНИЕ ПАРОЛЕЙ……………………………………………………………………50

Назначение программы

Программа "Архивный фонд" представляет собой автоматизированный комплекс, обеспечивающий создание информационного массива о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что позволяет осуществлять информационное обеспечение функций государственного учета, контроль за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматизированном режиме. Информация базы данных служит основой для ведения в автоматизированном режиме фондовых каталогов органов управления архивным делом и Центрального фондового каталога; это дает возможность перейти к передаче сведений в фондовые каталоги и ЦФК в электронном формате. Программой предусмотрено автоматическое формирование паспорта архива, перечней фондов, описей, единиц хранения, исходного текста путеводителя по фондам архива, ряда сводных статистических отчетов.