Общее понятие о регистрах и формах бухгалтерского учета

Создание системы документооборота в организации не заканчивается в момент составления графика документооборота. Обеспечивая контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех осуществляемых хозяйственных операций и отвечая за получение оперативной информации о состоянии дел в организации, главный бухгалтер должен детально разработать технологию и порядок обработки учетной информации на каждом этапе учетных работ.

Важное направление — обработка учетных документов в бухгалтерии. Содержащаяся в проверенных и принятых к учету первичных документах информация накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета для отражения на счетах бухгалтерского учета и затем в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета можно вести в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и в карточках, на компьютере.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Лица, составляющие и подписывающие регистры бухгалтерского учета, обеспечивают правильность отражения в них хозяйственных операций.

Любое исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Хранение регистров бухгалтерского учета должно обеспечивать их защиту от несанкционированных исправлений.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности, за ее разглашение несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Очевидно, что технология обработки учетной информации в большой степени зависит от формы и методов бухгалтерского учета, самостоятельно избранных организацией исходя из ее вида и конкретных условий хозяйствования.

Форма бухгалтерского учета — совокупность учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

Наиболее распространенными формами бухгалтерского учета в настоящее время являются:

1) мемориально-ордерная, традиционно применяемая, прежде всего в бюджетных учреждениях (основные учетные регистры — мемориальные ордера, регистры аналитического учета, книга «Журнал-Главная»);

2) журнально-ордерная (основные учетные регистры — журналы-ордера, вспомогательные ведомости, разработанные таблицы, регистры аналитического учета, Главная книга);

3) упрощенная — для организаций, являющихся субъектами
малого предпринимательства (без использования регистров учета имущества либо с использованием таких регистров);

4) автоматизированная, чаще всего формирующая разнообразные учетные регистры на основе данных журнала учета хозяйственных операций.

От избранной организацией формы зависят номенклатура применяемых (формируемых) учетных регистров и порядок их использования в учете.

Что касается широко используемых компьютерных программ бухгалтерского учета, то одним из основных требований к программе со стороны покупателя зачастую является возможность получения учетных регистров на выходе в привычном для бухгалтера виде, т.е. в виде журналов-ордеров, мемориальных ордеров, ведомостей аналитического учета и т.п.