Главная Случайная страница Контакты | Мы поможем в написании вашей работы! | ||
|
Чтобы бухгалтерские документы выполняли свои информационные функции, необходимо обеспечить надлежащий порядок их оформления, контроля, обработки и хранения.
Порядок оформления первичных документов должен исключать возможность их фальсификации, а сами документы должны своевременно поступать для контроля и дальнейшей обработки.
Документооборот — организованная система создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их составления до сдачи в архив.
Разработка механизма управления документооборотом является необходимым звеном процесса постановки бухгалтерского учета в организации и в конечном итоге обеспечивает:
>• стабильность работы бухгалтерской службы;
>• четкость и оперативность обработки и движения документов;
>• своевременность принятия управленческих решений.
Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации:
1) разработка Положения о бухгалтерской службе;
2) разработка должностных инструкций работников бухгалтерии;
3) составление графика документооборота;
4) создание технологии обработки учетной информации;
5) разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов;
6) подготовка дел к длительному хранению.
Остановимся подробнее на первых трех этапах.
Как правило, при достаточно большом объеме учетной работы организовывается бухгалтерская служба как отдельное структурное подразделение организации с несколькими штатными сотрудниками. При этом необходима четкая регламентация деятельности каждого из них и всего подразделения в целом путем разработки Положения о бухгалтерской службе и должностных инструкций работникам подразделения.
Положение о структурном подразделении (бухгалтерской службе) — внутренний нормативно-правовой документ, регламентирующий деятельность этого подразделения.
Положение определяет статус подразделения, его место в системе управления и его внутреннюю организацию.
Текст Положения обычно включает следующие разделы.
1. Общие положения
2. Основные задачи
3. Функции
4. Права и обязанности
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (служебные связи)
7. Организация работы
В разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» определяются взаимосвязи подразделений в ходе осуществления своей деятельности, указываются виды документов, которыми обмениваются подразделения, при необходимости — сроки обмена информацией, ее периодичность, вид носителя информации и т.п.
Приведем извлечение из примерного Положения о бухгалтерской службе (табл. 13).
Таблица 13 Положение о бухгалтерской службе
(извлечение) 6. Взаимоотношения (служебные связи)
Структурные подразделения, сторонние организации | Бухгалтерская служба получает документы | Бухгалтерская служба передает документы |
Взаимоотношения со структурными подразделениями | ||
Кадровая служба | Копии приказов по личному составу Табели учета рабочего времени сотрудников Больничные листы Отчеты о расходовании бланков трудовых книжек | Ведомости использования очередных отпусков Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним |
Коммерческий отдел | Хозяйственные договоры, сметы, акты и другие материалы по вопросам выполнения договорных обязательств Счета на приобретение товарно-материальных ценностей Авансовые отчеты сотрудников | Сведения о нормах расхода денежных средств и материалов Сведения о затратах по видам деятельности и отдельным договорам Сведения об оплате счетов, дебиторах и кредиторах Указания по вопросам оформления и представления для учета документов и сведений |
Структурные подразделения, сторонние организации | Бухгалтерская служба получает документы | Бухгалтерская служба передает документы |
Секретариат | Копии приказов и распоряжений директора по основной деятельности Корреспонденция в адрес бухгалтерии | Проекты приказов и распоряжений по вопросам финансовой деятельности Сводки, справки, сведения по запросам руководства Отчеты о результатах финансово-хозяйственной деятельности |
Взаимоотношения со сторонними организациями | ||
Обслуживающий банк | Выписки по счетам и прилагаемые к ним документы Письменные разъяснения по вопросам взаимодействия с банком | Расчетно-платежные банковские документы Чеки на получение денежных средств и объявления на взнос наличными Сведения по вопросам работы с денежной наличностью Бухгалтерские балансы и отчеты |
Государственная налоговая инспекция | Акты и документы по вопросам правильности исчисления и уплаты налогов в бюджет Письменные разъяснения по налогообложению | Приказы, документы и пояснения, необходимые для правильного исчисления налогов Расчеты по налогам (налоговые декларации) Бухгалтерские балансы и отчеты |
Финансовое управление | Разъяснения по вопросам назначения и выплаты пособий на детей сотрудников | Документы по возмещению пособий на детей сотрудников из бюджета |
Положение о бухгалтерской службе разрабатывается главным бухгалтером, согласовывается с другими должностными лицами и только после этого утверждается руководителем организации.
Срок действия утвержденного Положения о бухгалтерской службе не ограничен. Внесение отдельных изменений в текст Положения производится соответствующим приказом. С Положением о бухгалтерской службе и вносимыми в него изменениями должны быть ознакомлены все сотрудники бухгалтерии.
Должностные инструкции сотрудников обеспечивают четкое разграничение их прав и обязанностей, взаимосвязь в работе сотрудников, позволяют исключить дублирование в выполнении определенных трудовых функций и, кроме того, дать объективную оценку деятельности сотрудников.
Должностная инструкция является внутренним документом организации, определяющим организационно-правовое положение работника и отражающим весь круг его должностных обязанностей, полномочий и ответственности.
Должностная инструкция состоит из следующих разделов.
1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (служебные связи)
7. Организация работы и оценка деятельности
Раздел «Взаимоотношения (служебные связи)» должностной инструкции каждого сотрудника бухгалтерии разрабатывается на основании соответствующего раздела Положения о бухгалтерской службе и отражает взаимный обмен документацией между должностными лицами внутри организации (в том числе внутри одного подразделения), а также между должностным лицом и сторонними организациями.
В качестве примера приведем извлечение из должностной инструкции бухгалтера-кассира.
Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии разрабатываются, как правило, главным бухгалтером, согласовываются с другими заинтересованными должностными лицами, а затем утверждаются руководителем организации.
Полномочия сотрудника на получение документов от сторонних организаций подтверждаются письмами (доверенностями), направляемыми в адрес этих организаций.
Утвержденная должностная инструкция в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность.
Факт ознакомления с текстом должностной инструкции фиксируется с помощью отметки «С инструкцией ознакомлен» и подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознакомления.
Образец должностной инструкции приведен в табл. 14.
На основании структурной схемы организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций сотрудников, иных внутренних актов организации разрабатывается график документооборота в организации.
Таблица 14
ОАО «Юлия» УТВЕРЖДАЮ
12.01.2004 № 11 Руководитель организации
г. Москва Жуков (Жуков В.В.)
15.01.2004
Дата публикования: 2015-01-15; Прочитано: 1114 | Нарушение авторского права страницы | Мы поможем в написании вашей работы!