Види аутсорсінгу

Вид	Характеристика
ІТ-аутсорсінг	Передача повністю або частково функцій, пов’язаних з інформаційними технологіями: обслуговування сітьової інфраструктури, проектування й планування автоматизованих систем тощо
Аутсорсінг бізнес-процесів	Передача бізнес-процесів що не є основними: управління персоналом, бухгалтерський облік, логістика, економічна безпека, юридичний супровід
Виробничий	Передача частини циклу виробничого процесу або весь процес сторонній організації
Функціональний	Передача окремих функцій, необхідних для ведення бізнесу (об’єднує ІТ-аутсорсінг та аутсорсінг бізнес-процесів)
Операційний	Передача виконання окремих операцій, пов’язаних з розробкою, виробництвом, збереженням, транспортуванням й реалізацією товару (більш широкий ніж виробничий аутсорсінг)
Ресурсний	Відмова від власних ресурсів, необхідних для ведення бізнесу, на в користь отримання їх ззовні

Розглянуте зовнішнє ведення фінансової функції, може бути цікаве самому широкому колу підприємств. Наприклад, холдинговим компаніям, що мають дочірні підрозділи в регіонах. У цьому випадку кожна дочка веде облік й надає звітність у головний офіс згідно власній обліковій політиці. Це утрудняє консолідацію звітності й управління холдингом. Аутсорсінг може послужити основою централізації й стандартизації системи обліку й звітності. Компанія, що буде оказувати послуги з зовнішнього ведення бухгалтерського обліку, забезпечить збір й централізовану обробку інформації для всіх членів холдингу.

Зовнішнє бухгалтерське обслуговування має свої особливості, врахування яких дозволить побудувати ефективний механізм рішення проблеми організації бухгалтерського обліку. Наведено деякі з них. По-перше, керівник підприємства може відчувати потребу в забезпеченні контролю над найважливішими ресурсами організації. Проблема встановлення такого контролю вирішується в рамках аутсорсінгу шляхом встановлення систему банк-клієнт. Крім того, зовнішня фірма може регулярно робити звіти про стан розрахункового рахунку й коштів підприємства. Також вважається проблемою відсутність можливості оперативного спілкування з фахівцями аутсорсінгової фірми. Проте необхідність в таких зустрічах як правило виникає не часто, а телефонний зв’язок, як правило є частиною бухгалтерського обслуговування.

Можна виділити декілька переваг аутсорсінгової форми організації обліку. Так, при постановці на бухгалтерське обслуговування проводиться упорядкування бізнес-процесів, пов'язаних з обліком; відбувається чітке інструктування співробітників підприємства щодо виконання тих функцій, що в них залишилися; аутсорсінгом як правило займаються висококваліфіковані фахівці, обізнані у різних аспектах процесу обліку і контролю.

Процедура організації процесу аутсорсингу складається з декількох етапів. По-перше, проводиться оцінку стану системи бухгалтерської служби. У ході діагностики визначається стан бухгалтерського обліку, системи внутрішнього контролю. Також оцінюється компетентність персоналу. У цей момент разом із клієнтом визначається обсяг послуг, що будуть надаватися зовнішньою фірмою. Окрім того, оцінюється організація роботи фінансової служби та різні аспекти її взаємодії з іншими підрозділами підприємства. Після завершення оцінки готуються пропозиції щодо оптимізації роботи облікової функції й розробляємо план переходу на нову модель роботи.

Застосування даної схеми сприяє одержанню ряду переваг, а саме: росту надійності і якості бухгалтерської й податкової звітності; зниженню витрат на зарплатню бухгалтерів; зменшення сум виплачених податках із зарплати; економія на робочому місці бухгалтера та на довідкових, правових й бухгалтерських програмах; зростання відповідальності за некоректне ведення обліку; зменшення ризику прийняття на роботу несумлінного бухгалтера; уникнення промислового шпигунства. З метою забезпечення ефективного виконання аутсорсінгу в додатку Ж надано приклад договору на зовнішнє бухгалтерське обслуговування та перелік можливих послуг.

Планування й контроль строків виконання облікових робіт

Оскільки у положенні про підрозділ підприємства не можливо розписати всю технологію виконання кожної функції, тому воно повинно доповнюватися посадовими інструкціями, картами організації праці, описами (процедурами) виконання кожної функції. Значно допомагає в цьому використання різних графіків.

Сутність організації облікової роботи за графіком полягає в тому, що збір первинної облікової інформації, її передача в органи обліку чи обчислювальні центри, обробка даних, складання звітності і видача вихідної інформації споживачам, а також оперативно-економічний контроль і аналіз виробляються в заздалегідь установлений термін, визначаються особи, відповідальні за дотримання термінів.

Організація обліку за графіком припускає проведення наступних підготовчих робіт: складання переліку облікових і звітних робіт для усіх підрозділів підприємства; розробка раціональних схем циркуляції обліково-економічної інформації, а також заходів щодо їхнього удосконалювання; розробка детального календарного плану облікової роботи з зазначенням виконавців і термінів виконання робіт; обговорення й узгодження термінів з виконавцями.

За допомогою графіків встановлюються і підтримуються технологічні зв'язки, що виникають на різних стадіях роботи, визначаються терміни виконання робіт, зміцнюється трудова дисципліна і підвищується культура облікової праці. Роль графіків зростає, якщо ведеться повсякденний контроль за їхнім дотриманням. Головний бухгалтер, чи його заступник, інший виконавець з їхнього доручення систематично перевіряє виконання і здачу робіт у термін кожним працівником.

Результати щоденного контролю можуть фіксуватися у відомості обліку робіт, у якій за вертикаллю зазначаються всі виконавці робіт, а за горизонталлю – терміни закінчення робіт (плюс ставиться, коли виконавець виконав усю намічену за графіком роботу, а мінус, коли хоча б незначна її частина залишилася невиконаною). Оцінки за декаду чи місяць показують ступінь дотримання графіків виконавцями.

При відхиленні від графіків керівники обліку перерозподіляють роботу між виконавцями, підсилюючи відстаючу ділянку. Повсякденний поточний контроль за роботою облікового апарата, виконання робіт у передбачений термін – необхідна умова раціональності організацій. Графіки розробляють та затверджують головний і старші бухгалтери. Останні доводять до відома всіх служб взагалі і кожного працівника окремо.

Для планування облікового процесу застосовуються різні види графіків: таблично-текстові, стрічкові (лінійні) і сітьові графіки.

Таблично-текстові графіки складаються найчастіше на місяць, однак можуть охоплювати як більш короткі так і більш тривалі періоди часу. Відповідно до обсягу й змісту інформації вони бувають: зведеними, структурними та індивідуальними.

Зведений графік облікових робіт (у цілому по бухгалтерії чи по іншим функціональним підрозділам апарата бухгалтерії) – це календарний план виконання з зазначенням виконавців і часу фактичного закінчення кожного з комплексів робіт (табл. 10.6).

Таблиця 10.6