Характеристика інформаційних зв’язків відділу

При відображені інформаційних зв’язків всі документи групуються за чотирма позиціями: базовою, планово-звітною, оперативною, прочою інформацією. Хоча така класифікація не є строгою, вона задовольняє більшість потреб та зорієнтована на реалізацію функцій.

Розділ 7 – критерії, стимулювання – характеризує комплекс питань, зв'язаних з оцінкою результатів діяльності відділу та з заохоченням працівників на досягнення високих результатів.

Під критерієм розуміється вимірник оцінки діяльності відділу, за допомогою якого визначаються чи досягнуті цілі, поставлені перед відділом й наскільки ефективно це зроблено.

Критерії оцінки робіт відділу прямо пов'язані з формулюванням цілей відділу і, як правило, є кількісними показниками, що вимірюють ступінь досягнення цілей. В окремих випадках у критерії оцінки можуть входити якісні формулювання, прямо і безпосередньо зв'язані з цілями діяльності (наприклад, відсутність скарг й рекламацій, чіткий й своєчасний розгляд справ, підготовка довідок і т.ін.).

Оцінка діяльності повинна здійснюватися на підставі сукупності критеріїв відповідно до множинного характеру цілей того чи іншого відділу, тобто фактично зіставляються досягнуті результати з встановленими раніше конкретними показниками досягнення результатів за кожною метою.

Розділ 8 – відповідальність начальника відділу – включає характеристику основних позицій, за якими керівник відділу несе особисту відповідальність перед вищими особами за виконання задач відділу, передбачених положенням про нього, а також іншими інструкціями, що регламентують його роботу: за правильність документів, підготовлених відділом, що підписуються чи візуються начальником відділу; за правильність застосування тих чи інших положень, інструкцій, що входять у компетенцію відділу; за порушення й відхилення від установлених стандартів та вимог, забезпечення чи контроль за якими входить у компетенцію відділу; за матеріальні збитки; за стан трудової дисципліни і роботу з кадрами у відділі.

Розділ 9 – порядок розширення, реорганізації, ліквідації – потрібний для того, щоб врахувати і передбачити вже на стадії створення відділу перспективи організаційних змін. У даному розділі вказується: чи є відділ постійним чи він організується на визначений період, у якому випадку він повинен бути ліквідований; керівна інстанція, що володіє правом ухвалення рішення про розширення, ліквідацію чи реорганізацію відділу; перелік положень, інструкцій і інших нормативних документів, що регламентують розміри і структуру відділу, порядок його перетворення чи ліквідації.

Завершується положення висновком, який містить наступні пункти:

перелік нормативних документів, відповідно до яких складене Положення про відділ, а також інстанції, що мають право вносити пропозиції про його зміну; дата затвердження; термін закінчення дії даного Положення та його обов'язкового перегляду.

Положення про підрозділ підприємства є свого роду статутом, тобто основним документом, що регламентує всі сторони діяльності колективу працівників, об'єднаних спільними задачами і функціями. Приклади основних положень, що регламентують обліковий та контрольний процеси наведено у додатку Е.

У зв'язку з тим, що виробництво динамічно розвивається, положення про підрозділи підприємства необхідно переглядати з метою перерозподілу функцій, уточнення прав, відповідальності тощо. Для зручності і скорочення трудомісткості коректування положень їх краще друкувати на стандартних аркушах паперу для письма і не переплітати, а зберігати у швидкозшивачах. В міру внесення змін заміняється не весь текст, а окремі сторінки.