Аналитический и синтетический учет расчетов с работниками по оплате труда, обобщение информации по оплате труда

Аналитический учет заработной платы и связанных с ней расчетов ведется по каждому работнику организации в расчетно-платежных ведомостях, карточках учета выработки, ведомостях начислений и удержаний, лицевых счетах и расчетных листках. Данные аналитического учета используются для расчета средней заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, заработка за время отпуска и определения размера пенсий.

Расчет заработной платы производится ежемесячно в ведомости начисления заработной платы, составляемой в разрезе структурных подразделений организации. В ней указывается табельный номер каждого работника, производство, цех, участок, категория персонала. Основанием для составления расчетных ведомостей являются первичные документы (табели учета рабочего времени, наряды, карточки учета выработки, справки-расчеты дополнительной заработной платы, больничные листы, расчеты отпускных, суммы удержаний налогов, кассовые ордера на выданные авансы и др.).

На основании расчетных ведомостей составляют платежные ведомости, в которых указывается сумма к выдаче по каждому работнику и всего к выдаче по каждой ведомости. Они подписываются руководителем, главным бухгалтером, регистрируются и передаются в кассу для выдачи заработной платы.

Вместо расчетных и платежных ведомостей могут использоваться расчетно-платежные ведомости, в которых показывается сумма начисленной заработной платы по видам оплат и суммы удержаний и вычетов. В ведомости отражается сумма заработной платы к выдаче.

Для получения сводных данных по расчетам с работниками по оплате труда используются итоговые данные всех расчетно-платежных (расчетных) ведомостей за отчетный период.

Для отражения на синтетических счетах бухгалтерского учета всех начисленных работникам доходов (заработной платы и других) и удержаний в разрезе их видов, категорий работников, структурных подразделений и в целом по организации, произведенных расчетов с работниками по заработной плате по организации в целом составляется свод данных по расчетам с рабочими и служащими организации за каждый отчетный месяц.

Данные о начисленных суммах заработной платы и других выплатах обобщаются в следующем порядке:

– по категориям персонала (рабочие, служащие, в том числе руководители, специалисты), видам выплат, входящих и не входящих в фонд заработной платы;

– по структурным подразделениям организации.

Для учета расчетов с рабочими и служащими в типовом плане счетов предусмотрен синтетический счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

На этом счете отражается обобщенная информация о расчетах с персоналом как состоящим, так и не состоящим в списочном составе организации по всем видам заработной платы, премиям, пособиям и другим выплатам.

По кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» отражается сумма основной и дополнительной заработной платы и аналогичных ей выплат, начисленной работникам организации за отчетный месяц следующими бухгалтерскими записями:

Д-т сч. 20 К-т сч. 70 – на сумму начисленной заработной платы рабочим основного производства за изготовление продукции, выполнение работ, оказание услуг;

Д-т сч. 23 К-т сч. 70 – на сумму начисленной заработной платы рабочим вспомогательных производств;

Д-т сч. 25 К-т сч. 70 – на сумму начисленной заработной платы рабочим, обслуживающим оборудование, специалистам и руководителям цехов;

Д-т сч. 26 К-т сч. 70 – на сумму начисленной заработной платы работникам аппарата управления организации;

Д-т сч. 28 К-т сч. 70 – на сумму начисленной заработной платы рабочим за исправление брака;

Д-т сч. 29 К-т сч. 70 – на сумму начисленной заработной платы работникам обслуживающих производств и хозяйств;

Д-т сч. 08 К-т сч. 70 – на сумму начисленной заработной платы рабочим за работы по погрузке, разгрузке и монтажу основных средств при их приобретении;

Д-т сч. 10, 15, 16 К-т сч. 70 – на сумму начисленной заработной платы рабочим за погрузку и разгрузку материалов при их приобретении;

Д-т сч. 44 К-т сч. 70 – на сумму начисленной заработной платы рабочим за упаковку, погрузку и разгрузку готовой продукции, заработной платы работникам торговых организаций;

Д-т сч. 62 К-т сч. 70 – на сумму начисленных надбавок работникам за подвижной и разъездной характер работы, за работу вахтовым методом, за постоянную работу в пути, работу вне места жительства при выполнении данных работ сторонним организациям и предъявленных к оплате заказчикам. При выполнении работниками данных работ для своей организации начисление заработной платы отражается в составе текущих затрат организации;

Д-т сч. 69 К-т сч. 70 – на сумму пособия по временной нетрудоспособности всем категориям персонала»;

Д-т сч. 91/4 К-т сч. 70 – на сумму начисленной заработной платы рабочим за работы по ликвидации основных средств;

Д-т сч. 90/10 К-т сч. 70 – на суммы материальной помощи и других аналогичных выплат за счет собственных источников организации;

Д-т сч. 96 К-т сч. 70 – на суммы отпускных рабочим за счет созданного резерва на их выплату.

Начисление отпускных отражается в учете, как и начисление заработной платы за отработанное время.

Если часть отпускных приходится на месяц, следующий за отчетным, она включается в состав будущих расходов бухгалтерской записью:

Д-т сч. 97 К-т сч. 70.

В следующем месяце эта сумма включается в текущие затраты организации бухгалтерской записью:

Д-т сч. 20, 23, …25, 26…, 08….К-т сч. 97.

Начисление выходного пособия отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 20, 26, 44… К-т сч.70.

В целях налогового учета не все расходы на оплату труда могут включаться в себестоимость продукции, работ, услуг, что необходимо учесть при организации учета начисления доходов работникам.

По дебету счет 70 отражаются суммы удержанного подоходного налога, платежей по исполнительным листам, других удержаний, вычетов, расчет по заработной плате с работниками, что отражается следующими бухгалтерскими записями:

Д-т сч. 70 К-т сч. 68/4 – на рассчитанную сумму подоходного налога, подлежащего удержанию из начисленной работникам заработной платы и других доходов;

Д-т сч. 70 К-т сч. 69 – на сумму отчислений 1 % на пенсионное обеспечение, удерживаемых из заработной платы, начисленной работникам;

Д-т сч. 70 К-т сч. 76/1 – на сумму удержаний по исполнительным листам судебных органов;

Д-т сч. 70 К-т сч. 76 – удержания за товары, купленные работником в кредит, возможны в том случае, если организация произвела расчеты с торговыми организациями на всю сумму обязательств за товары;

Д-т сч. 70 К-т сч. 28 «Брак в производстве» – на суммы, удержанные из заработной платы за неисправимый брак, допущенный по вине работников;

Д-т сч. 70 К-т сч. 73/1,2 – на суммы, удержанные в погашение предоставленных работникам займов и в возмещение причиненного ущерба;

Д-т сч. 70 К-т сч. 50 – на сумму выплаченной из кассы заработной платы;

Д-т сч. 70 К-т сч. 90/1 – на стоимость продукции, выданной работникам в счет заработной платы;

Д-т сч. 70 К-т сч. 76 – на сумму заработной платы, перечисленной работникам на их банковские карточки. Перечисление организацией денег со своего расчетного счета в банк для зачисления заработной платы на банковские карточки работникам организации отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 76 К-т сч. 51.

Для выплаты заработной платы из кассы организации законодательно установлен срок (3 рабочих дня в городской местности и 5 дней – в сельской), конкретные даты ее выдачи в организации оговариваются в коллективном договоре или трудовом соглашении.

При выдаче заработной платы наличными деньгами из кассы организации, по истечении указанного срока кассир закрывает все платежные ведомости, то есть, по каждой ведомости подсчитывает общую сумму выданной заработной платы и сумму не выданной заработной платы (депонированной), записывает их прописью в конце ведомости, ведомость закрывается.

В платежной ведомости против фамилии работника, не получившего заработную плату кассир в графе ведомости «Расписка в получении» пишет «Депонировано».

На сумму не выданной заработной платы составляется реестр депонированной заработной платы и на ее сумму составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 70 К-т сч. 76/5.

Работник может получить не выданную ему заработную плату в день очередной выдачи заработной платы или аванса по расходному кассовому ордеру или ведомости выдачи депонированной заработной платы.

На сумму выданной депонированной заработной платы составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 76/5 К-т сч. 50.

Расчеты по заработной плате могут осуществляться в безналичном порядке путем перечисления организацией денег на банковские карточки работников (на их лицевые счета в соответствующем банке).

Для этого организация заключает соответствующий договор с банком, который в свою очередь заключает договора с работниками этой организации на данное обслуживание.

В установленные для выплаты заработной платы сроки организация передает в банк списки с указанием фамилии, имя, отчества работников, номеров их лицевых счетов в банке и перечисляемых сумм заработной платы и выплат, связанных с ней (премий и др.), перечисляет деньги в банк, что отражается следующими бухгалтерскими записями:

Д-т сч. 70 К-т сч. 76 – на сумму заработной платы, начисленной работникам организации и подлежащей перечислению на их банковские карточки по переданным спискам;

Д-т сч. 76 К-т сч. 51 на сумму денег, перечисленных организацией банку для зачисления заработной платы работникам организации на их банковские карточки.

Организации могут создавать резерв на оплату трудовых отпусков рабо­чим, если отпуска предоставляются неравномерно в течение года.

Образование и использование данного резерва отражается на пассивном счете 96 «Резервы предстоящих платежей».

Резерв на оплату отпусков рабочим образуется ежемесячно исходя из фактически начисленной заработной платы рабочим, пособий по временной нетрудоспособности и планового процента отчислений в данный резерв. Пла­новый процент отчислений в резерв определяется ежегодно как процентное отношение планируемой годовой суммы на оплату трудовых отпусков рабочим к их плановому фонду оплаты труда (без сумм на оплату отпусков).

Суммы, ежемесячно резервируемые для оплаты отпусков, отражаются бухгалтерской записью:

Д-т сч. 20,23,25 и других (в зависимости от места закрепления рабочих, для которых создается резерв на оплату отпусков) К-т сч. 96 – на сумму начисленного резерва на отпуска и на отчисления в ФСЗН от суммы на отпуска.

Следует учитывать, что отчисления в ФСЗН от сумм пособий, начисленных за счет средств ФСЗН, например, по больничным листкам не производится.

К счету 96 в целях контроля движения средств резерва может вводиться отдельный субсчет «Резерв на отпуска».

При начислении отпускных рабочим суммы заработной платы за отпуск, а также отчислений в ФСЗН от отпускных относятся в уменьшение образованного резерва на отпуска и в затраты производства не включаются.

Суммы, фактически начисленные рабочим за отпуска за счет созданного резерва, отражаются бухгалтерской записью:

Д-т сч. 96 с/сч. «Резерв на отпуска» К-т сч. 70.

Сумма отчислений на социальное страхование от сумм, фактически начисленных рабочим за отпуска за счет созданного резерва, отражается записью:

Д-т сч. 96 с/сч. «Резерв на отпуска» К-т сч. 69.

Пример. В январе 2013 г. фактический фонд оплаты труда рабочих основных производств составил 640 000 000 р., начислено пособий по временной нетрудоспособности рабочим – 6 000 200 р. Плановый процент отчислений в резерв на отпуска - 10%.

Сумма, подлежащая резервированию на оплату предстоящих отпусков, составит 64 620 000 р. (640 000 000 р. + 6 200 000 р.) * 10%: 100%.

Начисление резерва отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 20 К-т сч. 96 с/сч. «Резерв на отпуска» - 64 620 000 р.

Резерв на отчисления в ФСЗН от суммы отпускных составит 21 760 000 р. (640 000 000 р. * 10%: 100% * 34%: 100%) и отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 20 К-т сч. 96 с/сч. «Резерв на отпуска» - 21 760 000 р.

В феврале 2013 г. рабочим основных производств начислено отпускных за счет ранее созданного на эту цель резерва в сумме 27 000 000 р., произведены отчисления в ФСЗН от суммы отпускных 34% или 9 000 180 р.

На сумму отпускных, начисленных за счет резерва на эту цель, составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 96 с/сч. «Резерв на отпуска» К-т сч. 70 – 21 760 000 р.

На сумму отчислений в ФСЗН, начисленных за счет резерва на эту цель, составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 96/ «Резерв на отпуска» К-т сч. 69 – 9 180 000 р.

В конце года производится инвентаризация резерва на оплату отпусков.

Сумма отпускных, начисленных рабочим за отчетный год, сопоставляется с фактическим остатком резерва на отпуска, числящегося на конец года по данным бухгалтерского учета на кредите счета 96. Недостающая сумма резерва доначисляется, а излишне начисленная — сторнируется декабрем отчетного года.

Сводные данные по видам начислений доходов работникам и произведенных удержаний и вычетов используются для их отражения в соответствующих учетных регистрах.

Свод начисленной заработной платы используются для составления установленной статистической отчетности по труду и заработной плате, для анализа фонда заработной платы. Для этого обобщение данных о доходах работников производится также по источникам их начисления в группировке по видам выплат, в том числе входящих в фонд заработной платы и не входящих в него.

Фонд заработной платы по составу видов выплат, входящих и не входящих в него, определен нормативными документами, согласно которым в фонд заработной платы входят все расходы организации на заработную плату как в денежной, так и в натуральной форме, независимо от источника финансирования их выплат, в том числе:

– заработная плата за фактически выполненную работу - по тарифным ставкам и окладам, в процентах от выручки, выплаты за счет прибыли, суммы индексации заработной платы, заработная плата работников по гражданско-правовым договорам, другие выплаты за фактически выполненную работу;

– выплаты стимулирующего характера - надбавки к тарифным ставкам и окладам, вознаграждения за выслугу лет и стаж работы, премии за текущие результаты работы и др.;

– выплаты, компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, - доплаты за условия труда, за работу в зонах радиоактивного загрязнения, за работу в ночное, вечернее, сверхурочное время, за работу в многосменном режиме, в выходные и праздничные (нерабочие) дни и др.;

– выплаты за неотработанное время – оплата основных и дополнительных отпусков, компенсации за неиспользованные отпуска, заработная плата, сохраняемая по месту основной работы за работниками, привлекаемыми на другие работы и др.;

– денежные компенсации - на удорожание стоимости питания, компен­сации работникам отдельных отраслей за не предоставление гарантируемого законодательством жилья, коммунальных услуг и др.;

– заработная плата и другие доходы в натуральной форме - стоимость продукции, вы­данной в счет заработной платы в порядке натуральной оплаты, стоимость выдаваемых бесплатно предметов (включая форменную одежду, обмундирование), остающихся в личном постоянном пользовании, или сумма льгот в связи с их продажей по сниженным ценам, предоставление питания работникам в столовых, буфетах бесплатно или по сниженным ценам (кроме специального питания) и др.

В составе фонда заработной платы не учитываются: выходное пособие, выплачиваемое работникам при сокращении численности, при реор­ганизации или ликвидации организации; пособия и выплаты из ФСЗН, надбавки к пенсиям, единовременная помощь работникам, уходящим на пенсию; расходы на проведение культурно-просветительных и оздоровительных мероприятий и др.

При планировании и в отчетности заработная плата делится на основную и дополнительную.

К основной относится заработная плата за отработанное время и выработанную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги по тарифным ставкам, окладам, сдельным расценкам, премии за выполнение и перевыполнение установленных заданий, доплаты за работу в ночное время, в выходные дни, праздничные дни, за бригадирство, совмещение профессий, сверхурочные работы.

Дополнительная заработная плата начисляется за неотработанное время в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь: оплата основных и дополнительных отпусков, компенсации за неиспользованный отпуск, оплата за время выполнения государственных и общественных обязанностей, льготных часов подростков, за время военных сборов, и др.

Для анализа использования фонда заработной платы используется его группировка на переменную и постоянную части в зависимости от объема производства и реализации продукции.

Все это необходимо учитывать при разработке степени детализации информации по оплате труда в аналитическом учете.

Сальдо счета 70 на конец месяца в бухгалтерском балансе показывается в пятом разделе «Краткосрочные обязательства».