Учет расчетов с подотчетными лицами

Организации производят расходы на служебные командировки, почтово-телеграфную связь, покупку канцелярских принадлежностей и вспомогательных материалов, другие хозяйственные расходы. Обычно такие расходы оплачиваются наличными деньгами подотчетными лицами, которыми являются работники, получившие деньги из кассы организации по расходному кассовому ордеру на определенные цели.

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Дебетовое сальдо означает сумму задолженности подотчетных лиц организации, а кредитовое сальдо – сумму задолженности организации перед работниками по произведенным ими расходам.

Порядок расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам установлен Инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12. 04.2000г. № 35 в редакции постановления от 29. 02. 2008 г. № 29) и Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства по труду и социальной защите Республики Беларусь от 30.07.2010 г. № 115 с изм. и доп. от 10. 02. 2012 г. № 22), постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.03.2012 № 18, которым утверждены форма расчета денежных средств на служебную командировку за границу и форма отчета о затраченных на служебные командировки за границу денежных средствах, а также о рациональном и обоснованном их расходовании.

Служебной командировкой считается поездка работника по приказу (распоряжению) руководителя организации (нанимателя) на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. В распорядительном документе указывается пункт назначения, срок, на который работник направляется в место командирования для выполнения служебного задания с учетом времени его нахождения в пути.

Работнику выдается командировочное удостоверение, которое предварительно должно быть зарегистрировано в журнале учета работников, выбывающих в командировки.

В удостоверении указывается также информация, что и в приказе (распоряжении), а также дается письменное задание на командировку.

В журнале учета работников, выбывающих в командировки, указывается следующее: номер командировочного удостоверения, ФИО командированного работника, его должность, пункт назначения командировки, название организации, в которую направляется работник, продолжительность командировки (с какой даты по какую).

Основанием для выдачи денежных средств работнику в качестве аванса также является приказ (распоряжение) о командировании работника. Аванс может быть выдан в день издания приказа (распоряжения), так как нормами Инструкций № 35 и № 115 не установлено количество дней до начала командировки, за которое работнику должен быть выдан аванс в белорусских рублях или в иностранной валюте.

Возмещение работнику командировочных расходов производится на основании приказа и задания нанимателя, командировочного удостоверения, авансового отчета командированного работника о произведенных расходах, письменного отчета о выполнении задания. Оплата командировочных расходов производится с учетом ранее выданного работнику аванса.

В исключительных случаях допускается направление работника в командировку за счет его личных средств с последующим возмещением ему командировочных расходов.

В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплату проезда работнику производят на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не оплачивают.

За работником, направленным в служебную командировку, сохраняют заработную плату в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка.

На сумму выданного аванса составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50.

Работники обязаны в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки сдать в бухгалтерию авансовый отчет о расходах на командировку, возвратить в кассу организации неизрасходованный остаток аванса. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками «выбыл» и «прибыл» во всех пунктах командировки и документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (билеты на проезд, квитанция и чек на оплату за проживание в гостинице, другие документы).

Законодательно определен состав расходов, отражаемых в авансовом отчете, и оплачиваемых в составе командировочных расходов.

1 Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования всех видов (кроме такси).

Указанные расходы оплачиваются в размере фактических затрат командированного работника на проезд, которому возмещаются также расходы на проезд до железнодорожной станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, расходы по бронированию билетов, расходы за пользование в плацкартных, купейных и мягких вагонах поездов постельными принадлежностями.

Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенного в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

В случае приобретения электронных билетов на поезд или самолет, командированный должен по возвращении из командировки приложить к авансовому отчету распечатку электронного билета, подтверждающую факт оказания услуги по перевозке, в котором указывается фамилия, имя, отчество пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки, распечатанную маршрут – квитанцию и (или) посадочный талон, чек электронного терминала.

Затраты на приобретение электронных билетов отражаются на основании авансового отчета командированного работника бухгалтерской записью:

Д-т сч. 60 К-т сч. 71 (на основании чека электронного терминала об оплате билета, авансового отчета).

Затем стоимость билетов учитывается в составе командировочных расходов на дату утверждения авансового отчета командированного работника и списывается на затраты организации бухгалтерской записью:

Д-т сч. 20, 23…25, 26,…44 К-т сч. 71 (на основании маршрут – квитанции, посадочного талона, авансового отчета).

2 Расходы по найму жилого помещения.

Указанные расходы возмещаются в размере, указанном в представленных подлинных документах гостиницы (счетах, квитанциях), но не выше стоимости одноместного номера (одного места в многоместных номерах). Расходы по бронированию мест в гостинице компенсируются при наличии документов, подтверждающих оплату бронирования жилья. Стоимость завтрака, если он включен в счет гостиницы, возмещению не подлежит.

Расходы по найму жилого помещения без предоставления подтверждающих документов возмещаются в пределах норм, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь исходя из количества ночей нахождения в месте командировки (кроме времени нахождения в пути).

3 За проживание вне места постоянного жительства (суточные) для покрытия дополнительных личных расходов в месте служебной командировки. Они оплачиваются в размере, установленном Министерством финансов Республики Беларусь за каждый день нахождении в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за время нахождения в пути. При однодневных командировках в населенные пункты, откуда имеется возможность возвращаться к месту постоянной работы, суточные оплачиваются по нормам для однодневных командировок.

4 Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома руководителя (нанимателя) в целях выполнения задания по командировке (оплата междугородних телефонных переговоров, ксерокопирование документации и др.), подтвержденные документально.

Списание командировочных расходов согласно авансовому отчету, сданному подотчетным лицом, после его утверждения руководителем организации производится бухгалтерской записью:

Д-т сч. 25, 26, … К-т сч. 71.

Работники могут получать деньги в подотчет на командировочные расходы с использованием корпоративных или личных карточек.

Выдача денег в подотчет с использованием карт – счета отражается следующими бухгалтерскими записями:

Д-т сч. 55 К-т сч. 51- перечислены деньги в подотчет на карт – счет;

Д-т сч. 71 К-т сч. 55 – использованы подотчетные деньги командированным работником;

Д-т сч. 26… К-т сч. 71 – списаны деньги с подотчета с командированного работника на основании представленного им авансового отчета;

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 – внесены в кассу работником снятые с карт – счета и не использованные наличные деньги.

При служебных командировках в зарубежные страны обязательная выдача работнику организации командировочного удостоверения Инструкцией № 115 не предусмотрена, нормы суточных и расходов по найму жилья за время пребывания командированного работника за границей установлены в долларах США, евро и других валютах для каждой страны отдельно.

Основанием для возмещения расходов является авансовый отчет командированного работника, который составляется в валюте той страны, где произведены расходы с пересчетом указанных расходов в иностранную валюту, в которой был получен аванс. Пересчет производится по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Национальным банком Республики Беларусь на дату составления отчета об израсходованных суммах. Если Национальный банк не устанавливает официальный курс белорусского рубля к иностранной валюте государства, в которое был командирован работник, и работником не представлены документы, подтверждающие совершение валютно-обменной операции, то при составлении отчета об израсходованных суммах применяется кросс-курс доллара США к иностранной валюте с использованием информации агентств «Рейтер» или «Блумберг».

Возмещение суточных за время проживания командированного работника за границей производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку.

За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из страны либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные выплачиваются в белорусских рублях по нормам для командировок в Беларуси. Если работник следовал в командировку на автомобиле, днем отъезда и приезда считают даты пересечения Государственной границы Республики Беларусь.

При командировке в те страны, где при пересечении границы отметка в документах для выезда из Республики Беларусь и въезда обратно не вносится (в Российскую Федерацию и др.), день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

В случае временной остановки в пути следования продолжительностью 12 часов и более, суточные выплачиваются по нормам для той страны, где произошла остановка, а для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных с ними, а также для остальных командированных, если временная остановка менее 12 часов, суточные выплачиваются по нормам для той страны, в которую работник направлялся в командировку.

При выезде в служебную командировку за границу и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% от нормы, установленной для той страны, в которую работник был направлен в командировку (этот порядок действует только для однодневных командировок).

Оплата расходов за проживание в командировке за границей осуществляется по нормам оплаты расходов по найму жилого помещения, установленным отдельно для каждой страны. Если командированный не представил документы, подтверждающие проживание в командировке за границей, то ему выплачивается 5% от нормы расходов по найму жилого помещения, но не более 20% от установленной нормы. В коммерческих организациях конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливает наниматель.

Пример. Работник направлен в командировку из г. Могилева в г. Минск на два дня и в г. Смоленск на один день. Оплата суточных производится в следующем размере: за первых два дня в г. Минск 88 000 р. (44 000 р.* 2 дня) + за один день в г. Смоленск 30 долл. США. Курс НБ РБ на дату выдачи инвалюты – 8 200 б.р.

Выдача наличных денежных средств работнику в подотчет из кассы отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 – 80 000 р.

Д-т сч. 71 К-т сч. 50 с/сч. «Валютная касса» – 30 дол. США / 246 000 б.р.

Списание иностранной валюты с подотчетного лица производится на дату представленного им в бухгалтерию организации авансового отчета, утвержденного руководителем организации. Курс Национального банка Республики Беларусь на эту дату 8800 р.

Расходование подотчетных денежных средств командированным работником отражается следующими бухгалтерскими записями:

Д-т сч. 26 … К-71 – 80 000 р.

Д-т сч. 26 … К-71 – 30 долларов США / 264 000 б. р.

За счет изменения курса иностранной валюты возникла положительная курсовая разница 18 000 р. (264 000 р. – 246 000 р.), которая отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 71 К-т сч. 91/1 – 18 000 р.

Работники могут получать иностранную валюту в подотчет на командировочные расходы также с использованием корпоративных или личных карточек.

В случае если валюта денежных средств, указанная в карт–чеках, приложенных к авансовому отчету, не соответствует валюте, перечисленной организацией на карт–счет, для окончательного расчета между организацией и командированным работником используется обменный курс, примененный банком при отражении произведенных операций по карт–счету. Если на дату составления отчета не имеется информации о примененном банком обменном курсе, то для окончательного расчета между нанимателем и командированным работником используется официальный курс белорусского рубля по отношению к соответствующим иностранным валютам, установленный Национальным банком на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.

При использовании личной карточки оставшаяся на карт–счете работника неиспользованная сумма иностранной валюты, полученной под отчет, должна быть возвращена работником путем внесения наличной иностранной валюты в кассу либо осуществления работником банковского перевода на счет организации.

При использовании корпоративной карточки не израсходованная работником сумма иностранной валюты остается на карт–счете организации.

В случае если выданная под отчет сумма иностранной валюты полностью, либо частично получалась работником в служебной командировке наличными с использованием корпоративной или личной карточки, оставшаяся у работника неиспользованная сумма наличной иностранной валюты должна быть возвращена работником путем внесения наличной иностранной валюты в кассу либо осуществления работником банковского перевода на счет организации.

Возврат неиспользованной наличной иностранной валюты, полученной с карт–счета, открытого в белорусских рублях, производится работником белорусскими рублями с применением официального курса белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленного Национальным банком Республики Беларусь на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты.

Возникающая курсовая разница отражается в установленном порядке.

Пример. Работник организации был направлен в командировку в г. Москву для решения вопросов общехозяйственного значения. Для оплаты командировочных расходов ему была выдана корпоративная карточка. Организацией зачислена иностранная валюта на карт – счет на расходы по командировке за границу – 550 долларов США, курс иностранной валюты на дату зачисления – 8200 р.

По возвращении из командировки работником в установленный срок представлен авансовый отчет о расходах иностранной валюты в командировке в сумме 510 долларов США без представления карт – чека о снятии иностранной валюты, курс иностранной валюты на дату авансового отчета составил 8 250 р. Согласно представленной выписки банка по карт – счету организации фактическая сумма снятой иностранной валюты составила 550 долларов США, курс иностранной валюты составил 8300 р. Не использованная работником в командировке сумма иностранной валюты составила 40 долларов США. Работник обязан возвратить в организацию остаток неиспользованной иностранной валюты или белорусские рубли по курсу иностранной валюты, действовавшему на дату представления авансового отчета по командировочным расходам.

На основании вышеуказанных документов в учете составляются следующие бухгалтерские записи:

Д-т сч. 55/3 К-т сч. 52 – 550 долл. США / 4 510 000 р. (550 долл. США * 8 200 р.) - зачислена организацией иностранная валюта на карт– счет по курсу инвалюты на дату зачисления инвалюты;

Д-т сч. 71 К-т сч. 55/3 – 550 долл. США / 4 565 000 р. (550 долл. США * 8 300 р.) - отражено снятие работником наличной иностранной валюты по курсу, указанному в выписке с карт – счета, действовавшему на дату ее снятия командированным работником;

Д-т сч. 55/3 К-т сч. 91/1 – 55 000 р. (550 долл. США * (8300 р. – 8200 р.) –отражается переоценка (дооценка) иностранной валюты на карт – счете в связи с повышением курса на дату снятия валюты командированным работником;

Д-т сч. 26 К-т сч. 71 – 510 долл. США / 4 207 500 р.(510 долл. США * 8250 р.) – списывается в состав общехозяйственных затрат сумма расходов по командировке, указанная в авансовом отчете работника по курсу иностранной валюты на дату представления им авансового отчета;

Д-т сч. 91/4 К-т сч. 71 – 27 500 р. (550 долл. США * (8250 р. – 8300 р.) – отражается переоценка (уценка) дебиторской задолженности по расчетам с работником по снятой наличной валюте с карт – счета организации в связи с уменьшением курса иностранной валюты на дату представления им авансового отчета по сравнению с курсом, действовавшим на дату снятия иностранной валюты с карт - счета;

Д-т сч. 50 с/сч. «Валютная касса» К-т сч. 71 – 40 долл. США / 330 000 р. (40 долл. США * 8250 р.) – отражается возврат работником остатка снятой с карт – счета и неиспользованной иностранной валюты в кассу организации;

или

Д-т сч. 50 К-т сч. 71 – 3 300 000 р. (40 долл. США * 8250 р.) – отражается возврат работником (белорусскими рублями) остатка снятой с карт – счета и неиспользованной иностранной валюты в кассу организации.

Организации могут выдавать наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на текущие операции на строго определенные сроки:

– предстоящие хозяйственные расходы на сроки, определяемые руководителем организации, включая день выдачи (получения с корпоративной карточки) наличных денег под отчет, но не более 3 рабочих дней – если они производятся в месте нахождения организации; не более 10 рабочих дней –в не места ее нахождения; до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины в целом по организации.

Для осуществления расчетов с другими юридическими лицами наличные деньги выдаются в подотчет в размерах, определяемых руководителем организации, но не более размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, который устанавливается нормативными актами.

Работники, получившие наличные деньги, в том числе с использованием корпоративных карточек, под отчет на предстоящие хозяйственные расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением некоторых законодательно установленных случаев.

Работники, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расчеты с другими субъектами хозяйствования, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме и частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах.

Организации, осуществляющие через уполномоченных лиц, находящихся вне места ее нахождения, расчеты с физическими лицами с использованием корпоративной карточки, могут дополнительно перечислять на карт–счета денежные средства без получения полного отчета по ранее перечисленным на карт–счет суммам денежных средств.

Отчет об израсходованных суммах с приложением карт–чеков (их копий, заверенных руководителем организации) и иных документов, подтверждающих целевой характер расходования денежных средств, уполномоченное лицо представляет в бухгалтерию организации в сроки, определяемые руководителем организации, но не реже одного раза в месяц.

Документом, подтверждающим оплату наличными деньгами расходов по приобретению или изготовлению товаров, выполнению работ, услуг, является кассовый чек, содержащий номер, наименование юридического лица или инициалы и фамилию индивидуального предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (выполнения работы, оказания услуги), сумму, идентификатор кассира.

В случае отсутствия в кассовом чеке указанных реквизитов документами, подтверждающими данные расходы, являются кассовый чек и товарный чек, другие документы, установленные в соответствии с законодательством.

О фактических расходах подотчетных сумм на хозяйственные нужды подотчетное лицо обязано не позднее 3 рабочих дней со дня их оплаты, исключая день оплаты, представить отчет об израсходованных подотчетных суммах или об израсходовании собственных денежных средств в интересах нанимателя. На основании отчета наниматель обязан возместить расходы работнику.

Новый аванс выдается подотчетному лицу только при условии его полного отчета по предыдущему авансу.

В бухгалтерском учете составляются следующие бухгалтерские записи:

Д-т сч. 07, 08, 10, 41… К-т сч. 71 – на стоимость активов без НДС, приобретенных подотчетными лицами и оплаченных за счет подотчетных сумм;

Д-т сч. 18 К-т сч. 71- на НДС, включенный в стоимость приобретенных активов;

Д-т сч. 44 К-т сч. 71- на сумму расходов по погрузке, разгрузке и упаковке продукции, оплаченных экспедитором за счет подотчетных сумм без НДС;

Д-т сч. 18 К-т сч. 71- на НДС, включенный в стоимость расходов по погрузке, разгрузке и упаковке продукции, оплаченных экспедитором за счет подотчетных сумм;

Д-т сч. 50 К-т сч. 71- при возврате неизрасходованного аванса в кассу;

Д-т сч. 70 К-т сч. 71 - при удержании невозвращенных средств из заработной платы работника.

Синтетический и аналитический учет операций с подотчетными лицами ведется в соответствующем учетном регистре отдельно по каждой подотчетной сумме.

При составлении бухгалтерского баланса сальдо счета 71 показывается развернуто, дебиторская задолженность включается во второй раздел, кредиторская - в долгосрочные (четвертый раздел) или краткосрочные (пятый раздел) обязательства.