Тема 7. Документация и инвентаризация

1. Бухгалтерские документы и их значение

2. Классификация бухгалтерских документов

3. Реквизиты бухгалтерских документов

4. Требования к заполнению бухгалтерских документов

5. Порядок приемки и обработки бухгалтерских документов

6. Документооборот. Сроки хранения бухгалтерских документов

7. Инвентаризация, порядок ее проведения и оформления результатов.

1. Бухгалтерские документы и их значение

Все хозяйственные операции, совершаемые на предприятии, оформляются документами. Документация – составная часть метода бухгалтерского учета. Документы являются основными носителями информации.

Бухгалтерским документом называется изложение в письменной форме хозяйственной операции, подтвержденное соответствующими подписями.

Слово «Документ» происходит от латинского «documentum» – доказательство, свидетельство.

Бухгалтерский документ – письменное свидетельство действительного совершения хозяйственной операции, а также права на ее совершение.

Порядок оформления в бухгалтерском учете операций документами, регламентируется специальным положением. Сейчас действует Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.83 № 105.

Документальное обоснование хозяйственных операций является важной особенностью бухгалтерского учета. Документальное оформление придает бухгалтерским записям доказательную силу и достоверность. Кроме того, бухгалтерские документы имеют большое значение для оперативного контроля и анализа движения хозяйственных средств, источников и процессов в деле управления и контроля хозяйственной деятельности.

В статье 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" прямо указано, что хозяйственные операции, совершаемые в организации, должны быть оформлены оправдательными документами, которые являются первичными учетными документами.

2. Классификация бухгалтерских документов

Существует несколько признаков классификации документов:

1). по назначению: распорядительные; оправдательные (исполнительные); документы бухгалтерского оформления;т комбинированные.

Распорядительные документы: в этих документах содержится распоряжение или задание на совершение какой-либо операции или выполнение определенной работы. В качестве распорядительных документов можно назвать банковские чеки, платежные поручения, приказы и т.д.

Оправдательные документы (исполнительные) - это документы, в которых содержатся данные о фактическом исполнении (совершении) какой-либо хозяйственной операции. Например, накладная, приемо-сдаточные акты, квитанция, приходный кассовый ордер и т.д.

На современном этапе существует тенденция объединять распорядительные и оправдательные документы в так называемый комбинированный тип документа.

Документы бухгалтерского оформления - это те документы, которые составляются бухгалтерской службой на предприятии и в которых группируется экономически однородная информация с целью подготовки учетных записей. Это распределительные и группировочные ведомости, расчеты, калькуляции фактической себестоимости продукции, расчеты амортизации основных средств, ведомости распределения материалов, различные бухгалтерские справки.

Комбинированные документы - это такие документы, в которых содержатся признаки нескольких видов документов: распорядительных, исполнительных и документов бухгалтерского оформления. Например, авансовый отчет, лимитно-заборная карта, требования, приходные и расходные кассовые ордера и т. д.

2). по порядку составления (объему содержания): первичные; сводные.

Первичные документы - это те документы, которыми оформляются хозяйственные операции в момент их совершения. Например, требования, приходные ордера, накладные, приемо-сдаточные акты, квитанции.

Сводные документы представляют собой такие документы, в которых содержатся обобщенные данные об однородных хозяйственных операциях или однородных первичных документах. В качестве сводных документов можно назвать расчетно-платежную ведомость по заработной плате, группировочные ведомости по приходу / расходу материалов, рапорт о выработке и т.д.

3) по месту составления: внутренние; внешние.

Внутренние документы составляются в пределах данной организации. Например, авансовый отчет, требования, приходный ордер.

Внешние документы поступают со стороны. Например, счет на оплату, счет-фактура, платежное требование-поручение, выписка банка с расчетного счета.

4) по количеству отражаемых в документе операций: разовые; накопительные.

Разовые документы - это те документы, которые составляются для оформления, как правило, одной хозяйственной операции. Такие документы сразу же после составления передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для записи в учете. Например, требования, приходные ордера на материалы.

Накопительные документы используются в тех случаях, когда в них производится оформление нескольких однородных хозяйственных операций. Например, лимитно-заборные карты.

5) по форме стандартизации документа: унифицированные; специализированные.

Документы, используемые в бухгалтерском учете, должны быть унифицированы (т.е. одинаковы) и стандартизированы для применения на всех предприятиях. Вопросами унификации и стандартизации документов занимается Российское статистическое агентство (Госкомстат). На этот государственный орган и возложены эти обязанности. Банковские документы разрабатываются и утверждаются Центральным Банком РФ.

Начиная с октября 1997 года, в РФ на основании Федерального закона "О бухгалтерском учете" производится обновление всех форм первичных учетных документов.

Наряду с унифицированными документами могут иметь место так называемые специализированные документы, имеющие ограниченное применение, утвержденные приказом или распоряжением руководителя предприятия, в которых отражается специфика работы предприятия. Например, калькуляция.

Стандартизация бухгалтерских документов – установление одинаковых размеров бланков однотипных документов, т.е. установление определенных форматов (например, А4 – 203х288 мм., А6 и т.д.). стандартизация может быть применена и в унифицированных и в специализированных документах.

3. Реквизиты бухгалтерских документов

В каждом документе содержится ряд данных, характеризующих хозяйственную операцию, которая в нем отражена. Такие данные называются реквизитами.

Некоторые реквизиты являются обязательными, и их отсутствие в документе делает его недействительным. К обязательным реквизитам согласно статье 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете" относятся:

- название документа;

- дата составления;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание операции;

- измерители в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Наряду с обязательными реквизитами в документе могут содержаться и дополнительные реквизиты.

Как основание для бухгалтерских записей каждый бухгалтерский документ должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями – на листе чисто, разборчиво, химическим карандашом или чернилами, содержать все необходимые сведения (реквизиты).

4. Требования к заполнению бухгалтерских документов

Наиболее полно требования к заполнению документов изложены в Положении "О документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденном приказом Министерства Финансов СССР от 29.07.83 № 105.

Основными требованиями к заполнению документов являются:

1. Документы должны быть заполнены ясным разборчивым почерком, чернилами или шариковой ручкой или напечатаны на пишущих машинках или других средствах механизации;

2. Не допускаются малопонятные сокращения;

3. В денежных документах суммы указываются как цифрами, так и прописью;

4. В документах не должно быть незаполненных реквизитов. Если какой-либо реквизит не заполняется, он должен быть прочеркнут;

5. В документах не допускаются подчистки, помарки и неоговоренные исправления;

6. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

5. Порядок приемки и обработки бухгалтерских документов

Поступающие в бухгалтерию документы в первую очередь должны быть проверены. Проверка бухгалтерских документов бывает: формальной проверкой; арифметической; по существу.

При формальной проверке устанавливается соответствие документов формальным требованиям, т.е. составлены ли они по установленной форме, все ли реквизиты заполнены, есть ли не оговоренные исправления и т.п.

При арифметической проверке устанавливается точность всех подсчетов и вычислений.

При проверке по существу устанавливается законность и обоснованность хозяйственных операций, т.е. соответствие хозяйственных операций заключенным договорам, действующим положениям и т.д.

После приемки документов производится их учетная обработка. Обработка бухгалтерских документов имеет несколько этапов:

1) расценка или таксировка документов;

2) сортировка документов по признаку однородности хозяйственных операций (отдельно – приходные документы, отдельно - расходные);

3) составление сводных документов, в которых объединяются однородные первичные документы (при необходимости);

4) гашение документов;

5) контировка (составление бухгалтерской проводки, корреспонденции счетов).

Все бухгалтерские документы в процессе их составления, проверки, приема и обработки проходят ряд инстанций. Этот путь движения документов называется документооборотом.

6. Документооборот. Сроки хранения бухгалтерских документов

Документооборотом называется порядок движения документов от момента их составления до момента их передачи в архив на хранение.

Порядок документооборота на предприятии устанавливается графиком документооборота, утвержденным приказом руководителя предприятия. Правильно организованный документооборот ускоряет процесс обработки документов и повышает ее качество.

В практике работы возникает необходимость составления документов в нескольких экземплярах. В этих случаях документооборот каждого экземпляра может быть различным, в зависимости от той цели, для которой этот экземпляр предназначен. Документооборот каждого экземпляра может быть организован различным образом. Это отражается в инструкциях и схемах документооборота.

Обработанные документы подлежат хранению, что необходимо для справок в текущей работе и для документальных ревизий.

Все документы в установленные сроки подлежат сдаче в архив. Этот архив может быть на предприятии, либо документы могут сдаваться в городской архив. Архивы, в зависимости от срока хранения в них документов, могут быть текущими и постоянными.

В текущем арх иве хранятся документы за текущий год (в течение отчетного года). В постоянном архиве хранятся документы за прошлые годы. Принятые на хранение в постоянных архивах дела заносятся в специальную Архивную книгу. За сохранность архивов отвечает руководитель предприятия, главный бухгалтер. Из бухгалтерского архива документы могут быть выданы по письменному распоряжению главного бухгалтера.

Сроки хранения бухгалтерских документов и учетных регистров утверждаются соответствующим органом. В настоящее время сроки хранения бухгалтерских документов утверждены Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 с изменениями, произведенными Главным архивным управлением России 27.06.96.

Как правило, все бухгалтерские документы и учетные регистры должны храниться не менее пяти лет. Годовая бухгалтерская отчетность - не менее десяти лет. Лицевые счета рабочих и служащих - 75 лет. В соответствии с Налоговым Кодексом срок хранения документов, которые касаются уплаты налогов, установлен в четыре года со дня последней налоговой проверки.

По истечении этих сроков документы, имеющие особо важно значение хранятся в архиве постоянно, остальные сдаются в макулатуру.