На современном этапе российской экономики

Тема 1. Цели и задачи управления проектами

1. Основные понятия проектного менеджмента.

2. Системный подход к управлению проектами.

3. Особенности управления проектами в России.

1. Основные понятия проектного менеджмента.

Управление проектом – методология организации, планирования руководства, координации трудовых, финансовых, материально-технических и информационных ресурсов на протяжении проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей путем применения современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, срокам, качеству.

Проект (project) - что-либо, что задумывается или планируется, например, большое предприятие (словарь Уэбстера).

В Кодексе знаний об управлении проектами, разработанном в 1987 г. Институтом управления проектами (США) содержится следующее определение: Проект представляет собой некоторую задачу с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обусловливающими способ ее решения.

Термин «проект» не является принципиально новым для отечественной экономики. Под «проектом» было принято понимать документально оформленный план сооружения (конструкции). В англоязычной экономической литературе это понятие принято обозначать термином «design». Переход к рыночным отношениям привнес в экономическую жизнь множество новых терминов и понятий. Термин «проект» также получил более широкое толкование и по своему содержанию приблизился к английскому «project», который охватывает весь процесс от появления идеи, ее разработки, реализации до получения результата. Такое толкование является несколько упрощенным. Более точно отражает содержание инвестиционного проекта следующее определение:

Под проектом понимается система сформулированных в его рамках целей, создаваемых или модернизируемых для их достижения физических объектов (зданий, сооружений, производственных комплексов), технологических процессов; технической и организационной документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.

В ряде отраслей, специфика которых требует создания сверхсложных объектов, для достижения поставленных целей требуется совокупность самостоятельных проектов, которые объединяются в программу.

Понятие «инвестиционный проект» также имеет два толкования.

1. Инвестиционный проект рассматривается как деятельность, предполагающая осуществление комплекса мероприятий, направленных на достижение поставленной цели.

2. Инвестиционный проект трактуется как система организационно-правовых и расчетно-финансовых документов, содержащих обоснование эффективности и возможности реализации проекта, необходимых для осуществления комплекса мероприятий, направленных на достижение поставленной цели.

Существует несколько классификационных признаков, на основе которых осуществляется систематизация всей совокупности проектов.

1. По масштабу проекты подразделяются на три группы:

· малые проекты

· средние проекты

· мегапроекты

Для отнесения проекта к малым или мегапроектам используют следующие показатели:

n объем капиталовложений;

n трудозатраты;

n длительность реализации;

n сложность системы менеджмента;

n привлечение иностранных участников;

n влияние на социально-экономическую среду региона и т.п.

Таблица 1

Классификация проектов по признаку масштаба.

Показатель	Малый проект	Средний проект	Мегапроект
Объем капиталовложений	до 10-15 млн. долл. США	от 15 млн. до 1 млрд. долл. США	Более 1 млрд. долл. США
Трудозатраты	до 40-50 тыс. чел.-час.	от 50 тыс. до 15 млн. чел.-час	2 млн. чел.-час на проектирование, 15-20 млн. чел.-час на строительство
Длительность реализации	до 1 года	От 1 года до 5 лет	5-7 лет
Сложность системы менеджмента	1 управляющий проектом, гибкая система организации управления	команда управляющих	сложная система управления с обяза-тельной координаци-ей на региональном, государственном или межгосударственном уровне.
Привлечение иностранных участников	не требует	возможно в некоторых случаях	как правило, требует
Влияние на социально-экономическую среду региона	не оказывает	оказывает на муниципальном уровне	оказывает на региональном, государственном или межгосударственном уровне.

2. По срокам реализации проекты принято делить на краткосрочные (скоростные) (до 1 года), среднесрочные(от 1 года до 5 лет) и долгосрочные (свыше 5 лет) проекты.

Краткосрочные (скоростные) проекты, как правило, характерны для предприятий с быстро обновляющимся ассортиментом продукции, на восстановительных работах, при создании опытных установок и т.п. При реализации подобных проектов фактор времени является определяющим, поэтому заказчик может пойти на значительное увеличение первоначальной стоимости реализации проекта.

3. По качеству проекты принято делить на обычные и бездефектные. Бездефектные проекты предполагают самый высокий из достижимых уровень качества как доминирующий фактор. Бездефектные проекты, как правило, дорогостоящи и относятся к отраслям, в которых малейшее отступление от стандарта угрожает катастрофическими последствиями (например, атомная энергетика)

4. По определимости границ и целей проекта проекты делятся на мультипроекты и монопроекты.

Мультипроектом принято называть выполнение нескольких заказов в рамках инвестиционной программы заказчика.

В случае, когда предприятие по каким-либо причинам реализует несколько относительно краткосрочных проектов, их совокупность составляет инвестиционную программу предприятия.

Монопроект, как альтернатива мультипроекту, имеет четко очерченные ресурсные и временные рамки, относящиеся к обособленному проекту.

5. По количеству стран-партнеров проекты принято делить на национальные и международные.

Как самостоятельная дисциплина, управление проектами сформировалось относительно недавно, что стало возможным благодаря новым знаниям, полученным в результате изучения общих закономерностей, присущих проектам во всех областях деятельности, а также благодаря методам и средствам, используемым для различных проектов.

В задачи управления проектами входят:

- определение целей проекта и проведение его обоснования;

- выявление структуры проекта;

- определение необходимых объемов и источников финансирования;

- подбор исполнителей;

- подготовка и заключение контрактов;

- определение сроков выполнения;

- разработка графика реализации проекта;

- расчет необходимых ресурсов;

- составление сметы и бюджета проекта;

- учет и планирование рисков;

- контроль за ходом выполнения проекта;

- мониторинг проекта и т.п.

Методы УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ могут принести успех в следующих случаях:

· при создании специального предприятия, связанного единственным, четко определенным конечным продуктом;

· при создании предприятий, сложность и масштабы которого больше обычных;

· при выполнении работ с жесткими требованиями к срокам, затратам и техническим характеристикам;

· когда репутация фирмы находится под угрозой;

когда исключительно велики вознаграждение за успех или потери вследствие неудачи.

К методам управления проектами относятся:

· Техника сетевого планирования (широко применяется с 70-х гг.);

· Организация работ над проектом (используются с 1975 г.);

· Календарное планирование (используются с 1975 г.);

· Логистика (используются с 1975 г.);

· ППП для ЭВМ (с 1980-х гг.);

· Стандартное планирование (с 1980-х гг.);

· Структурное планирование (с 1980-х гг.);

· Ресурсное планирование (с 1980-х гг.);

· Системный подход (в частности, к фазе закрытия проекта) - с 1985 г.;

· Планирование и разработка особо сложных проектов - с 1985 г.;

· Пофазная организация работы над проектом - с 1985 г.;

· Имитационное моделирование - с 1990 г.;

· Системный подход к проекту в целом - с 1990-х;

· Философия руководства проектом - с 1995 г.

3 основных варианта схем управления проектами:

1. Основная схема. Руководитель (менеджер) проекта выступает представителем или агентом заказчика, не несет финансовой ответственности за принимаемые решения. В качестве агента может выступать любая фирма - участник проекта. Ответственность менеджера - координация и управление ходом разработки и реализации проекта. Контрактные отношения - только между агентом и заказчиком. Основное преимущество - объективность менеджмента. Основной недостаток - перенос всего риска на заказчика.

2. Схема расширенного управления. Менеджер проекта принимает ответственность за проект в пределах фиксированной сметной цены; обеспечивает управление и координацию этапов проекта по соглашению между ним и участниками проекта в пределах фиксированной цены. В качестве менеджера может выступать фирма, не участвующая в проекте (как правило, подрядная, консалтинговая, реже - инжиниринговая фирма). При этой схеме риск возлагается на подрядчика.

3. Схема ускоренного строительства ("под ключ"). В качестве руководителя проекта выступает проектно-строительная фирма. Ответственность менеджера - в пределах объявленной стоимости проекта. Менеджер обеспечивает, согласно контракту, сдачу объекта проектирования под ключ.

Если сравнивать УП с традиционным (функциональным) менеджментом, то основные различия могут быть сформулированы следующим образом (таблица 2).

Таблица 2

Функции традиционного и проектного менеджмента

Традиционный менеджмент	УП
Ответственность за поддержание «статус-кво»	Ответственность за возникающие изменения. Преобладание инновационной деятельности
Полномочия определены организационной структурой, которая достаточно стабильна	Неопределенность полномочий. Организационные структуры создаются и действуют в рамках проектного цикла
Устойчивый круг задач	Постоянно изменяющийся круг задач
Основная задача – оптимизация	Основная задача – разрешение конфликтов
Успех определяется достижением промежуточных функциональных результатов	Успех определяется достижением установленных конечных целей

В функции УП входят такие элементы традиционного функционального менеджмента, как:

- финансовый менеджмент – обеспечение бюджетных ограничений;

- управление персоналом – определение профессионально-квалификационного состава, аппарата управления, мотивация и системы оплаты труда;

- операционный (производственный) менеджмент;

- логистика (выбор поставщиков, схемы транспортировки, складирования, систем расчетов с поставщиками и т.п.);

- инновационный менеджмент – создание нового продукта, инжиниринг;

- управление качеством;

- маркетинг.

Наиболее близок к УП инвестиционный менеджмент. Однако само понятие УП – шире.

2. Системный подход к управлению проектами.

По мнению специалистов корпорации «Майкрософт», применение методов УП будет иметь успех при наличии следующих основных элементов:

1. Ограничение масштаба проекта: четкое определение продукта, ограничения по времени и персоналу;
2. Возможность разделения продукта на части: модуляризация по техническим характеристикам, функциям, подсистемам и объектам;
3. Возможность разбиения проекта: выделение команд и групп, разрабатывающих отдельные технические характеристики, поэтапных подпроектов;
4. Создание малых групп и управление ими: большое количество малых производственных групп, обладающих независимостью и ответственностью;
5. Небольшое количество жестких правил, применяемых для усиления координации и синхронизации: ежедневное формирование продукта, немедленный поиск и исправление ошибок, поэтапная стабилизация;
6. Хорошие коммуникации, как внутри команд и функциональных групп, так и между ними: разделение ответственности, открытая культура;
7. Гибкость производственного процесса, необходимая для приспособления к меняющимся условиям: развитие специфических свойств продукта, предусмотрение резервов времени внутри проекта, развитие самого производственного процесса.

Характеризуя проект, можно отметить, что он включает в себя замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты.

проект

Замысел (проблема, задача)

Средства реализации (решения)

Цели реализации (результаты решения)

Рис. 1. Основные элементы проекта.

В зависимости от сути и сложности замысла и эффективности его реализации результаты работы по выполнению проекта могут быть самыми различными и классифицироваться по-разному. Они могут быть: конкретными (продукция, организация, здание и т.д.) и абстрактными (планы, знания, опыт, метод и т.д.); текущими (технология, документация, подписанные контракты) и конечными (прибыль, продукт, знания и т.д.).

Таким образом, общий результат процесса реализации замысла может быть определен как система целей, которые должны быть достигнуты в ходе выполнения проекта. Отсюда следует, что любой проект сам есть система и часто достаточно сложная.

В соответствии с положениями общей теории систем, система определяется как комплекс некоторых элементов, находящихся во взаимодействии между собой и с внешней средой. Поэтому будет уместным дать следующее определение проекта как системы:

Проект - это совокупность определенных элементов (объектов материального и нематериального характера) и связей между ними, обеспечивающая достижение поставленных целей.

Понятие «система» многозначно, что естественно, но общность характерных черт позволяет выразить систему тем, что:

система - это комплекс взаимосвязанных элементов, рассматриваемых как единое целое;

системе присуща определенная структура;

системе присуща некоторая обособленность от других объектов - так называемой внешней среды, - которая основывается на отграничении некоторых объектов, включаемых в систему.

Проект, как систему, определяют следующие основные свойства:

Сложность иерархической структуры. В современных экономических системах одновременно функционируют несколько различных иерархических структур, взаимодействие между которыми обычно не сводится к простым отношениям иерархического соподчинения.

Влияние на проект находящихся во взаимодействии объективных и субъективных факторов.

Динамичность процессов, имеющих стохастический характер.

Целостность (эмерджентность) системы, т.е. такие ее свойства, которые не присущи элементам системы (подсистемам), рассмотренным отдельно, вне системы.

Сложные информационные процессы, обусловленные многочисленными взаимосвязями между элементами системы.

Множественность целей, которые могут не совпадать с целями отдельных элементов (подсистем) (известный пример - высокие расходы на содержание управленческого аппарата приводят к необходимости его сокращения, но, с другой стороны, малочисленный управленческий аппарат не обеспечивает эффективного управления предприятием, что ведет к финансовым потерям).

Многофункциональность элементов системы (например, функция управления системой включает в себя функции: планирование, учет, контроль, анализ, оперативное регулирование).

Указанные свойства проекта как системы определяют необходимость в системном подходе к управлению проектами, предполагающем рассматривать элементы проекта и их функционирование во взаимосвязи и взаимозависимости.

Характерной чертой современных экономических систем, как было сказано, является их чрезвычайная сложность. Уровень сложности определяется не только большим числом взаимосвязанных элементов системы, но и высокой степенью взаимозависимости их характеристик, эмерджентными свойствами, разнообразием функций, многообразием возможных реакций системы на внешние воздействия и т.д.

Сложность проекта как системы в определенной мере характеризуется и таким показателем, как разнообразие, которое совпадает с ее энтропией. Задача управления таким образом состоит в уменьшении ее разнообразия путем сведения множества всех состояний к подмножеству состояний, удовлетворяющих цели управления.

Важнейшим свойством систем является управляемость - способность к подчинению целенаправленным воздействиям, обеспечивающим устойчивость функционирования, сохранение или приобретение системой тех или иных качественных особенностей, выполнение заданной программы действий и т.д. Управление, как процесс воздействия на систему, рассматривается как важнейшая функция системы, ориентированная на достижение заданных целей.

Систему, в которой реализуется функция управления, обычно называют системой управления. В ней выделяют управляющую и управляемую подсистемы, хотя строгое разделение этих подсистем иногда затруднительно. Функционирование системы управления осуществляется путем взаимодействия управляющей и управляемой подсистем (объекта управления) между собой и с внешней средой по каналам связи. Укрупненная структура системы управления в самом общем виде выглядит (рис. 1):

Цель управления

Управляющая система

Y X

Среда Управляемая система Среда

Рис. 1

Управляющая система получает и обрабатывает информацию X о состоянии объекта и, располагая целью управления и правилами принятия решений, вырабатывает управляющее воздействие Y. В результате этого воздействия объект управления изменяет свое состояние, что вновь фиксируется управляющей системой. На состояние объекта управления (управляемой системы) в каждый фиксированный объект времени оказывают также влияние среда и предшествующее состояние объекта.

Процессам управления сложными (в частности, экономическими) системами свойственны следующие закономерности:

1.Управление осуществляется путем сбора, обработки и анализа информации. Основная функция любой системы управления - получение информации и определение на ее основе поведения управляемой системы.

2.Управление реализуется с использованием принципа обратной связи: управляющие воздействия формируются на основе информации о реакции объекта на предыдущие управляющие воздействия. Такое управление позволяет достигать цели не измеряя непосредственно внешние помехи, а анализируя изменение состояний управляемой системы во времени.

3.Наличие посредников при реализации прямой и обратной связей (X и Y). Этим обусловлены многие специфические требования к организации таких систем и качеству их управления.

4.Управление, рассматриваемое как комплекс целенаправленных действий, может быть реализовано только тогда, когда система располагает целью управления и правилами принятия решений в различных ситуациях. Поведение системы, как правило, определяется не одной целью, а их совокупностью. Если множество целей частично упорядочено по их важности, то при функционировании системы учитываются сначала наиболее важные (срочные) цели, затем менее важные и т.д. Достижению цели системой управления могут мешать такие внутренние причины, как несогласованность целей отдельных ее подсистем.

5.Управляющее воздействие предполагает уменьшение разнообразия управляемой системы, необходимое для эффективности управления. В этом состоит задача управления сложной системой. (Закон необходимого разнообразия, сформулированный У.Р.Эшби, определяет, что сведение множества состояний управляемой системы к подмножеству, включающему только рациональные по отношению к цели состояния, определяется избирательной способностью управляющей системы, обусловленной величиной того уменьшения разнообразия объекта управления, которое должно быть достигнуто.)

Управляющие воздействия в экономических системах разделяются на прямые (непосредственные) и косвенные.

Прямое управляющее воздействие, направленное на конкретный экономический объект, выражается, как правило, в нормативном установлении того или иного показателя и является средством директивного влияния управляющей системы на объект управления. Его назначение заключается в прямом ограничении множества возможных состояний управляемой системы.

Косвенные управляющие воздействия обусловлены тем, что отдельные подсистемы экономических систем в своем развитии и функционировании руководствуются собственными (имманентными) интересами. Косвенные управляющие воздействия не изменяют множества возможных состояний управляемой системы, однако ориентируют их развитие в направлении, желательном с точки зрения управляющей системы.

В рамках системного подхода к управлению проектами, мы будем использовать методы декомпозиции (выявление отдельных элементов) и структуризации (изучение взаимосвязей между элементами проекта, а также между проектом и внешней средой). Таким образом, управление проектами представляет собой определение, установление, регулирование и развитие связей между элементами проекта, обеспечивающих достижение поставленных перед проектом целей. В более широком контексте, системный подход, системная методология, системное проектирование отражают реальный процесс интегрирования знаний и деятельности, науки и социальной практики в проектной культуре.

В функции УП входят: планирование, контроль, анализ, принятие решений, бюджетирование, организация осуществления проекта, мониторинг, оценка, отчетность, экспертиза, проверка и приемка, бухгалтерский и управленческий учет, администрирование.

К подсистемам управления проектами относятся:

- управление содержанием и объемами работ (Scope Management);

- управление стоимостью (Cost Management);

- управление качеством (Quality Management);

- управление закупками и поставками (Procurement and Supply Management);

- управление ресурсами (Resource Management);

- управление персоналом (HRM);

- управление изменениями (Change Management);

- управление рисками (Risk Management);

- управление запасами (Inventory Management);

- интеграционное управление (Integration Management);

- управление информацией и коммуникациями (Information and Communication Management).

Управление осуществляется на всех стадиях проектного цикла.

3. Особенности управления проектами в России.

Российская экономика, переживающая переходный период, претерпевает значительные изменения. Согласно классическому подходу, управление проектами понимается как управление изменениями. Отсюда следует, во-первых, актуальность управления проектами для современной российской экономики, и, во-вторых, широкие возможности для применения проектного подхода.

К основным изменениям, которые создают потенциал для применения философии управления проектами, относятся:

· Изменение отношений собственности: приватизация, акционирование и т.д.; бурное развитие акционерных форм хозяйствования в негосударственном секторе экономики;

· Изменения рынка: формирование относительного баланса предложения и платежеспособного спроса;

· Изменение и развитие организационных форм в соответствии с указанными изменениями отношений собственности и рынка;

· Изменение производственной системы: необходимость реструктуризации и создания принципиально новой системы управления производственным комплексом;

· Изменение методов и средств управления.

Перспективный рынок проектов. Наибольшим потенциалом в плане появления новых проектов обладают: ТЭК, нефтепереработка и нефтехимия, пищевая промышленность, фармацевтическая промышленность, конверсия ВПК, транспорт, связь, телекоммуникации, жилищное строительство, наука.

Каждая отрасль имеет свои специфические цели, однако, можно выделить ряд задач, стоящих перед всеми сферами экономики:

1. Осуществление системы антикризисных мер.

2. Развитие ресурсосберегающих процессов.

3. поддержание экспортного потенциала.

4. Освоение эффективных форм хозяйствования.

5. Развитие рыночной инфраструктуры.

6. Сохранение и эффективное использование в новых условиях производственного, кадрового и инновационного потенциала.

7. Решение проблемы занятости населения.

8. Насыщение потребительского рынка.

9. Стабилизация производства.

10. Реализация мер по экологической санации предприятий базовых отраслей. 11. обеспечение учета экологических факторов при реализации проектов во всех областях.

К основным предпосылкам относятся:

1) Широко распространенная в отечественной экономике идеология программно-целевого управления. Основной формой программного управления выступают целевые комплексные программы. Переход на программные методы связан с ликвидацией системы, основанной на планово-распределительных методах управления. К основным принципам ПЦУ относятся:

· Целенаправленность: целевая ориентация программ на обеспечение конечных результатов;

· Системность: разработка совокупности мер, необходимых для реализация программы, во взаимосвязи с концепцией развития страны в целом;

· Комплексность: разработка отдельных элементов программной структуры, направленных на достижение частных целей, должна осуществляться в соответствии с генеральной целью;

· Обеспеченность: все мероприятия, предусмотренные программой, должны быть обеспечены различными видами ресурсов - финансовых, информационных, материальных, трудовых;

· Приоритетность (система предпочтений), выработанная на основе общей концепции развития;

· Экономическая безопасность;

· Согласованность - согласованность федеральной и региональных интересов и задач;

· Своевременность, т.е. достижение требуемого конечного результата в установленный срок.

Программно-целевой подход используется при реализации инвестиционной политики государства на современном этапе для решения проблем стабилизации и реализации антикризисных мер. Основная форма ПЦУ - федеральные целевые программы, в которых находит отражение структурная политика.

2) Ликвидация планово-распределительной системы.

3) Начало формирования основ правовой системы регулирования экономики.

4) Постепенный переход к рыночным отношениям.

5) Легитимизация различных форм собственности. 6) Приватизация государственной собственности.

7) Антимонопольная политика в инвестиционной сфере, подрядной деятельности, научных исследованиях, проектировании и т.д.

8) Отмена государственной монополии в области внешней торговли.

9) Формирование рынка инвестиционных проектов, вторичного рынка недвижимости, рынка ценных бумаг, рынка подрядных работ.

10) Процесс децентрализации управления.

11) Образование рыночных организационных форм управления.

12) Создание фирм в сфере поддержки и реализации проектов (инвестиционных, инжиниринговых, консалтинговых и т.п.).

13) Появление в инвестиционной сфере проектно ориентированных или объектно-ориентированных структур.

14) Развитие электронных средств коммуникаций.

15) Привлечение к реализации проектов иностранных участников, использующих методы управления проектами.

16) Создание новых рыночных структур, ориентированных на работу на проектной основе - инвестиционные фонды, финансовые компании, коммерческие банки и др.

17) Постепенное изменение психологии управленцев.