Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются на:

§ инициативные;

§ информационные;

§ отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Содержание и оформление докладной записки

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать:

§ наименование организации;

§ название вида документа (докладная записка);

§ дату;

§ индекс;

§ место составления;

§ адресат;

§ заголовок к тексту;

§ текст;

§ подпись руководителя организации;

§ фамилию исполнителя;

§ номер его телефона.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает:

§ наименование структурного подразделения;

§ наименование вида документа (докладная записка);

§ дату;

§ адресат;

§ заголовок к тексту;

§ текст;

§ подпись.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

Объяснительная записка - это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка составляется на отдельном листе бумаги и должна быть адресована конкретному должностому лицу (как правило это начальник отдела или руководитель предприятия

Объяснительная записка, как правило, состоит из двух разделов:

• первый называет факты, послужившие поводом к ее написанию;
• второй излагает причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.