Тип субконто «справочники»

Виды субконто, имеющие тип «Справочники», предназначены для ведения аналитического учета с набором значений, задаваемых пользователем. Конкретный набор значений обычно определяется объектами учета конкретного предприятия. Как правило, справочник имеет наименование, совпадающее с названием соответствующего ему виду субконто. В данной конфигурации максимальное количество субконто по одному счету аналитического учета установлено равным трем.

Тема 2.Справочники программы «1С:Бухгалтерия»

Справочники конфигурации «1С: Бухгалтерии» предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов. Обычно справочниками являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и др.

С их помощью можно проводить аналитический учет на счетах и вводить различную информацию в первичные документы.

Если справочник используется для ведения аналитического учета, он соответствует определенному виду субконто.

Справочники можно заполнять как предварительно, так и в процессе ввода операций и документов.

Некоторые реквизиты справочников являются ПЕРИОДИЧЕСКИМИ. Значения этих реквизитов зависят от даты ввода этих значений. Например, в справочнике «СОТРУДНИКИ» одним из периодических реквизитов является реквизит «ОКЛАД». В типовой конфигурации редакции 4.0 для работы с периодическими реквизитами справочников присутствует кнопка «ИСТОРИЯ», которая позволяет вывести для просмотра и редактирования всю историю данного периодического реквизита.

Справочник ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ используется для ведения аналитического учета в разрезе подразделений на счетах 20 – ОСНОВНОЕ ПРОИЗВОДСТВО, 25- ОБЩЕПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ РАСХОДЫ, 26 – ОБЩЕХОЗЯЙСТВЕН-НЫЕ РАСХОДЫ, 79 – ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННЫЕ РАСХОДЫ и др.

Для этого в справочник по усмотрению данной организации вносятся наименования подразделений, например, АДМИНИСТРАЦИЯ, ОСНОВНОЕ ПРОИЗВОДСТВО и т. д. Справочник – одноуровневый, т.е. подразделения нельзя объединять в группы. Он вызывается командой СПРАВОЧНИКИ – ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ главного меню.

В справочнике два столбца – КОД (обычно – порядковый номер) и НАИМЕНОВАНИЕ.

Слева – панель кнопок. Основными из них являются: ВВОД НОВОЙ СТРОКИ; Ее следует нажать при занесении нового подразделения; ИЗМЕНИТЬ (ОТКРЫТЬ) СТРОКУ. Кнопка открывает уже заполненную активную

(подсвечиваемую курсором) строку для внесения в нее изменений.

ВЫБРАТЬ ДАННУЮ СТРОКУ: кнопка нажимается при необходимости ввода какой – либо строки (вида подразделения) в тот или иной документ.

Кнопка пометки строк, удаляемых по какой либо причине.

СПРАВОЧНИК «СОТРУДНИКИ» предназначен для хранения информации о сотрудниках организации. В типовой конфигурации для справочника предусмотрена трехуровневая структура, т.е. сотрудников в справочнике можно объединять в произвольные группы и подгруппы.

В типовую конфигурацию включен набор документов, предназначенный для обслуживания справочника «СОТРУДНИКИ». К ним относятся: ПРИКАЗ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ; ПРИКАЗ О КАДРОВЫХ ИЗМЕНЕНИЯХ; ПРИКАЗ ОБ ИЗМЕНЕНИИ ОКЛАДОВ; ПРИКАЗ ОБ УВОЛЬНЕНИИ.

Все документы по учету кадров группируются в журнале «ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ», (вызывается командой ЖУРНАЛЫ – КАДРЫ главного меню).

В нижней части справочника расположены кнопки, позволяющие получить информацию по выбранному (выделенному курсором) сотруднику (ОТЧЕТ ПО СОТРУДНИКАМ). Или по всем сотрудникам (ОТЧЕТ ПО ВСЕМ СОТРУДНИКАМ), а также оформить документы по новому приему (НОВЫЙ ПРИКАЗ).

Слева расположена панель кнопок. Так как справочник – трехуровневый, то в нем имеется кнопка «НОВАЯ ГРУППА», при нажатии которой в окне СПИСОК СОТРУДНИКОВ формируется новая группа (папка), куда заносится группа сотрудников, и кнопка - «УСТАНОВКА РЕЖИМА ВЫВОДА СПИСКА ПО ГРУППАМ» В зависимости от ее включения или выключения в окне выводятся только папки или весь список сотрудников.

Запись сведений о новом сотруднике можно производить нажатием кнопки ЗАПИСЬ НОВОЙ СТРОКИ. При этом появляется окно СВЕДЕНИЯ О СОТРУДНИКЕ: НОВЫЙ с пятью закладками. В первой закладке вводятся общие сведения о сотруднике, во второй – установленный ему оклад, в последней – его паспортные данные.

ВВОД РЕКВИЗИТОВ НОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ. Реквизиты вводятся в окно СПИСОК КОНСТАНТ, вызываемое командой ОПЕРАЦИИ – КОНСТАНТЫ. Строго говоря, это окно не относится к справочникам. Однако, во-первых, его заполнение производится тоже в начале деятельности предприятия, и во – вторых, оно заполняется после ввода реквизитов руководителя, главного бухгалтера и кассира предприятия.

СПРАВОЧНИК «КОНТРАГЕНТЫ». Контрагенты – один из видов субконто. Контрагентом является всякое физическое или юридическое лицо, вступающее в хозяйственные отношения с нашим предприятием «МАРИНА». К контрагентам относятся: учредители предприятия; поставщики основных средств, инструментов и сырья; покупатели готовой продукции и др. Реквизиты всех этих юридических и физических лиц должны быть занесены в справочник КОНТРАГЕНТЫ.

Справочник используется для выписки первичных документов и ведения аналитического учета на счетах. Он является трехуровневым, т. е. Все контрагенты могут объединяться по группам и подгруппам. Эту возможность следует использовать, создавая группы контрагентов, так как при этом облегчается поиск нужного контрагента.

Справочник вызывается командой главного меню СПРАВОЧНИКИ – КОНТРАГЕНТЫ. При этом появляется окно с заголовком СПИСОК КОНТРАГЕНТОВ, состоящее из двух частей. В левой части помещается дерево контрагентов, в правой – таблица.

Самым левым столбцом таблицы выводится значок, определяющий одно из состояний данного объекта: объект является группой (значок – желтая папка с крестиком); объект не является группой (не содержит подобъектов. Значок – синяя папка).

Следующими столбцами являются КОД, куда заносится код контрагента, КОНТРАГЕНТ, в который заносится группа, к которой относится контрагент: Учредители, Покупатели, Поставщики, или: юридические лица, физические лица и т. п. Разбивку по группам производит произвольно пользователь. В следующий столбец ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ заносится полное наименование контрагента. В боковой или верхней части окна расположены кнопки, аналогичные кнопкам окна СПИСКИ СОТРУДНИКОВ.