Понятие о документообороте

Предпосылки документооборота. Первичные учетные документы составляют главным образом материально ответственные лица и оперативные работники (кладовщики, экспедиторы, комиссии и т.п.). Работники бухгалтерии составляют лишь небольшую часть первичных учетных документов, оформляющих главным образом движение наличных денежных средств и расчетные операции. В связи с этим важнейшая задача руководителя учета состоит в том, чтобы проинструктировать всех работников, участвующих в документировании хозяйственных операций, о порядке оформления документов и сроках их представления в бухгалтерию и настойчиво внедрять установленный план документооборота. Контроль за выполнением этого плана ведется при помощи индивидуальных планов (графиков) всех участников документооборота, в которых предусматривается, кто и в какие сроки выполняет работу с документами.

Организованная система создания, проверки, обработки и регистрации всех первичных учетных документов от момента их составления до сдачи в архив называется документооборотом, которым определяются правила и порядок создания и использования в учетной работе первичных и сводных бухгалтерских документов.

Разработка механизма управления документооборотом является необходимым звеном процесса постановки бухгалтерского учета в организации и в конечном итоге обеспечивает:

- стабильность работы бухгалтерской службы;

- четкость и оперативность обработки и движения документов;

- своевременность принятия управленческих решений.

Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации составляют:

- разработку Положения о бухгалтерской службе;

- разработку должностных инструкций работников бухгалтерии;

- составление графика документооборота;

- создание технологии обработки учетной информации;

- разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов;

- подготовка дел к длительному хранению.

При достаточно большом объеме учетной работы, как правило, организуется бухгалтерская служба как отдельное структурное подразделение организации с несколькими штатными сотрудниками. При этом необходима четкая регламентация деятельности каждого из них и всей бухгалтерии в целом. Для этого должно быть разработано Положение о бухгалтерской службе и должностных инструкциях работников.

Положение о бухгалтерской службе как структурного подразделения представляет внутренний нормативно-правовой документ, регламентирующий деятельность этого подразделения, его статус, место в системе управления и его внутреннюю организацию.

Положение обычно включает разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения с другими подразделениями (виды документов, сроки обмена информацией, ее периодичность, вид носителя информации и т.п.), организация работы.

Положение о бухгалтерской службе разрабатывается главным бухгалтером, согласовывается с другими должностными лицами и утверждается руководителем организации.

Должностные инструкции сотрудников обеспечивают четкое разграничение их прав и обязанностей, взаимосвязь в работе сотрудников, позволяют исключить дублирование в выполнении определенных трудовых функций, осуществить объективную оценку деятельности сотрудников.

Должностная инструкция является внутренним документом организации и включает следующие разделы: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (служебные связи), организация работы и оценка деятельности.

Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии разрабатываются главным бухгалтером, согласовываются с другими заинтересованными должностными лицами и утверждаются руководителем организации. Утвержденная должностная инструкция в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность.

На основании структурной схемы организации, положений о структурных подразделениях и должностных инструкциях разрабатывается график документооборота главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Задача правильной организации документооборота состоит в том, чтобы ускорить движение документов. В каждой инстанции (рабочем месте) документ должен находится минимальный срок. Кроме того, следует изыскивать возможности уменьшения количества инстанций проводимых документами.

Основным стадиями документооборота являются (схема 7):

- составление документов при выполнение хозяйственных операций;

- прием документов бухгалтерией;

- отражение данных документов в системе учетных записей;

- передача документов в архив.

Поступление документов со стороны и выписка их в организации

Исполнение и определенна доработка первичных документов в организации до поступления их в бухгалтерию

Передача документов на хранение в архив организации, а затем государственные архивы

Поступление первичных учетных документов в бухгалтерию

Обработка документов в бухгалтерии

Обеспечение текущего хранения документов

Схема 7. Стадии документооборота

Правильное построение документооборота требует продвижения документов непрерывным потоком, без задержек и скопления их на отдельных рабочих местах. В связи с этим выясняют, какое количество времени необходимо для работы с документами по каждому рабочему месту. Установив нормы времени по обработке документов и зная число документов и пропускную способность учетного аппарата, планируют прохождение документов по времени таким образом, чтобы была обеспечена равномерность их обработки и нормальная загрузка работой отдельных исполнителей. По каждому виду документов разрабатывают график движения, в котором указывают, какие инстанции и в какой последовательности проходит документ, и какая работа над ним выполняется в каждой инстанции.

График документооборота изображается в виде таблицы, в подлежащем которой (по горизонтали) перечисляют, какие работы должны быть выполнены для отражения в учете данной операции, а в сказуемом (по вертикали) обозначают, кто из работников выполняет эти работы. В клетках этой таблицы, получающихся от пересечения строчек и колонок, может быть указано время (часы и минуты) передачи документов от одного исполнителя к другому.

Графики документооборота по учету хозяйственных операций облегчают контроль за ходом оперативной и учетной работы, ускоряют продвижение документов по инстанциям и тем самым способствуют лучшему использованию учетных данных для управления, контроля и анализа хозяйственной деятельности.

Ответственность за соблюдения графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.