IV. Архивация договоров

1) Оформленные договоры архивируются в папки на ежедневной основе по факту оформления договора. Ежемесячно старший менеджер ОП формирует новую папку договоров на следующий месяц, в которую помещаются договоры в порядке номерной последовательности. На торцевой части папки размещается ее наименование с указанием периода архивации (месяца, год), а также номеров договоров, помещенных в папку (в начале месяца указывается номер первого договора, по окончании месяца наименование дополняется указанием номера последнего договора).

2) Не позднее 5 числа каждого месяца старший менеджер проводит аудит папки договоров предшествующего месяца на предмет:

) Правильности оформления договоров

) Наличия всех договоров в папке согласно указанной на папке нумерации

) Порядок расположения договоров в соответствии с их нумерацией

3) В папку первым листом вкладывается бланк с результатами аудита, подписанный старшим менеджером ОП (образец бланка находится в портале: папка «Manual» - «Отдел продаж» - «Бланки»). После проведенного аудита договоры в папке прошиваются для предотвращения их изъятия из папки. Ответственный – старший менеджер ОП.

4) Старший менеджер обязан следить за состоянием всех папок отдела продаж. Не допускается наличие в отделе продаж изношенных папок, такие папки должны незамедлительно обновляться.