Работа с несколькими документами

Word позволяет работать одновременно с несколькими документами. При открытии каждого очередного документа или при создании нового Word создает новое окно документа. При закрытии документа его окно также закрывается.

Операции открытия и сохранения документа на диске являются стандартными и осуществляются командами Файл/Открыть и Файл/Сохранить (Сохранить как).

Для того, чтобы облегчить процедуру поиска документа, можно перед его сохранением задать дополнительную информацию, описывающую документ.

Для этого нужно:

выбрать команду Файл/Свойства;

выбрать вкладку Документ;

заполнить одно или несколько полей;

нажать ОК.

Свойства документа могут использоваться при открытии, если пользователь не знает точного названия документа или папки, где документ содержится.

Для использования свойств следует:

в окне Открытие документа нажать кнопку Отбор;

в строке Папка выбрать папку, в которой будет производиться поиск;

в списке Свойство выбрать то свойство, по которому будет отбираться документ;

выбрать операцию в списке Операция;

ввести значение в поле Значение;

нажать кнопку Добавить, чтобы добавить заданное условие к другим условиям поиска;

если необходимо, задать аналогично еще несколько условий;

установить один из переключателей «И» или «ИЛИ», который будет применяться к заданным условиям;

для запуска процесса поиска нажать кнопку Найти.

Примеры условий поиска:

Автор совпадает (точно) с Петров В.И.;

Название содержит фразу 1999/2000 учебный год;

Дата создания прошлый месяц;

Ключевые слова содержит слова Факультет, экзамен, пересдача.

Для создания нового документа следует выбрать команду Файл/Создать. При этом раскроется окно "Создание документа", в котором будет выбрана вкладка "Общие" и отмечена пиктограмма "Обычный". Ничего не меняя в окне, нужно нажать кнопку ОК.

3акрытие документа (и окна документа) осуществляется командой Файл/Закрыть. Если информация в закрываемом окне не была предварительно сохранена на диске, Word выдаст запрос: “Сохранить изменения?”. Если выбрать "Да", Word раскроет обычное окно "Сохранение документа". В случае выбора "Нет" информация теряется.

Чтобы видеть в окне Word окна всех открытых документов, можно выполнить команду Окно/Упорядочить все. Word уменьшит при этом размер всех окон.

Если же необходимо при нескольких открытых документах вывести на первый план окно одного из них, нужно:

раскрыть меню Окно;

выбрать название документа, на который надо переключиться.