Поняття діловодства та необхідність його належної організації в будь-якій установі та, зокрема, в юридичній клініці

Повсякденна діяльність будь-якої організації включає в себе роботу з документами. Об'єм цієї роботи може бути різний, але окремі її складові - листування, документальна фіксація поточної діяльності, звітність тощо, є ключовими для нормального функціонування переважної більшості організацій, підприємств та установ. Необхідність такої діяльності пояснюється, перш за все, тими функціями, які виконує документ. Кожен документ являє собою закріплення інформації відповідним чином на певному носії (папері, в електронному вигляді і т.д.). Зміст цієї інформації, її важливість для діяльності організації, ступінь її конфіденційності визначають той спосіб, яким вона фіксується, і те місце, яке займає робота з даним документом в системі діловодства.

Робота з документами не може виконуватись епізодично або несистематизовано. Від її якісного виконання залежить успіх програмної діяльності конкретної організації. Саме тому від визначення документа як окремого носія інформації слід перейти до поняття діловодства як більш систематизованої діяльності.

Діловодство – це систематизована обробка, фіксація, рух та зберігання інформації, пов'язаної з програмною діяльністю установи, у вигляді документів.

Належна організація діловодства в будь-якій установі є необхідною складовою її ефективної діяльності. Документування ключових етапів роботи та подальше систематизування цих документів зробить більш легким пошук необхідних матеріалів, спростить процес узагальнення, статистичну обробку і т. ін. Це полегшить повсякденну роботу та забезпечить її безперебійність. Також належне ведення документів і фіксація необхідних даних забезпечить якісну звітність та якісні статистичні данні.

В юридичній клініці студенти вчаться не тільки працювати з практичним матеріалом, а й правильно організовувати свою роботу, в тому числі і з документами. Підчас процесу консультування студенти стикаються з великим об’ємом правової, і не тільки правової, інформації. Роботу з цією інформацією можна поділити на декілька етапів - первинне фіксування даних, наданих клієнтом, їх обробка, виділення правових фактів, аналіз цих фактів та відповідної правової бази, вироблення можливих варіантів вирішення справи та надання цієї інформації клієнту – кожен з яких вимагає документальної фіксації, створення справи клієнта.

В юридичній клініці діловодство краще було б назвати „ведення справи”. Ведення справи в клініці окремим студентом можна поділити на декілька етапів, кожен з яких буде характеризуватися складанням певних документів. Тому з самого початку необхідно правильно побудувати схему роботи студента над окремою справою, що формально відобразиться в послідовному документуванні роботи з клієнтом. Слід визначити та розробити той набір документів, які будуть складати кістяк кожної справи, над якою працював студент.

Виходячи з досвіду діяльності українських та іноземних юридичних клінік, а також враховуючи освітню специфіку цієї діяльності, можна запропонувати наступний набір документів, які визначають схему проходження справи в юридичній клініці.