Процедура по работе с POS-материалами

а. Ответственный сотрудник подразделения по работе с рекламными материалами обеспечивает рассылку по электронной почте электронных документов (NA), подтверждающих факт отгрузки конкретного количества POS – материалов в магазин.

б. Директор/Заместитель директора/Администратор торгового зала/сотрудник магазина, осуществляющий приемку, обязан установить соответствие между фактическим и документальным наличием POS материалов (с расходной накладной и документом NA, полученным по электронной почте). В случае обнаружения расхождений между фактическим и документальным наличием (излишки или недостача), повреждения части материалов, Директор магазина обязан проинформировать о данном факте Ответственного сотрудника подразделения по работе с рекламными материалами

в. Директор магазина обязан обеспечить надлежащее хранение POS – материалов в течение следующих сроков:«Распродажа» – 2 года; «Новогоднее оформление POS материалами»- 2 года.

г. Не допускается размещение в торговом зале POS-материалов ненадлежащего вида: имеющих царапины, следы выцветания, и пр..

д. По истечению 2-х лет данные POS материалы фактически утилизируются. При принятии решения об утилизации Директор магазина обязан проинформировать Ответственного сотрудника подразделения по работе с рекламными материалами.

е. Директор обязан определить на складе магазина зону для хранения POS материалов. Хранение всех POS материалов необходимо осуществлять в тех же упаковках, в которых осуществляется поставка (в тубусах и коробках) с целью сохранения привлекательного внешнего вида. В случае нарушения условий хранения POS-материалов к лицу, допустившему нарушение может быть применено дисциплинарное взыскание.

ж. Ответственный сотрудник подразделения по работе с рекламными материалами ежемесячно анализирует количества списаний POS материалов магазинами на основании наличия дефектов и при необходимости запрашивает объяснения от директоров магазинов.

з. По окончанию проведения акций «Распродажи» или «Новогоднего оформления POS материалами» Ответственный сотрудник подразделения по работе с рекламными материалами информирует по электронной почте магазины о необходимости в проведения пересчета POS материалов.

и. При передаче магазина Директор, принимающий магазин, вместе с товаром принимает и POS материалы.

к. За 2,5 – 3 месяца до наступления «Распродажи» или до старта «Новогоднего оформления POS материалами» Представитель подразделения по работе с рекламными материалами информирует по электронной почте магазины о необходимости проведения пересчета POS материалов. Директор магазина проводит пересчет POS материалов.

л. При обнаружении дефектов POS материалов Директор магазина обязан предоставить описание и фото дефекта по электронной почте Ответственный сотрудник подразделения по работе с рекламными материалами. После получения согласования от подразделения по работе с рекламными материалами Директор магазина обязан обеспечить утилизацию необходимого артикула POS материалов. Фотографии отправляются в офис на имя Ответственного сотрудника подразделения по работе с рекламными материалами (в оригинальном и электронном виде), вторая хранится в магазине. Остатки утилизированных POS материалов выбрасываются при участии Директора магазина.

м. Директор магазина обязан обеспечить фотографирование каждого бракованного POS материала до момента утилизации с наглядным представлением наименования артикула и дефекта и после момента утилизации в разрезанном виде. Фотографии подлежат сохранению в электронном виде на компьютере Директора и сервере магазина, не менее чем 1 год с момента утилизации в отдельной папке с указанием даты утилизации. POS материал, артикул и дефект должны полностью просматриваться.

н. В случае изменения концепции POS материалов Ответственного сотрудника подразделения по работе с рекламными материалами информирует магазины о необходимости утилизации определенных артикулов POS материалов.

о. Директор магазина при необходимости заказа нестандартной графики обязан разместить заявку в Службе поддержки розничных магазинов по электронному адресу: [email protected]