Процедура пересчета

а. Директор магазина обязан обеспечить сканирование товара на складе и в торговом зале переносными сканерами (ПТСД) с использованием режима работы сканера «В короб по факту» и непосредственным сканированием штрих-кодовой этикетки, наклеенной на каждое оборудование;

б. Перед началом пересчета Директор магазина должен убедиться в том, что все Приходные/Расходные накладные отражены в системе 1С магазина, а также в том, что перемещение товара между складом и торговой зоной (при наличии такого разделения) отражено в системе магазина.

в. Перед началом проведения планового пересчёта, директору магазина необходимо провести собрание сотрудников, принимающих участие в пересчёте. На собрании необходимо озвучить следующие пункты:

- Правила работы со сканером (процесс сканирования товара).

- Распределение сотрудников по зонам сканирования.

- Время перерыва (перерыв необходимо организовать только после того, как весь товар будет отсканирован и будут формироваться директором сличительные ведомости для пересчёта).

г. На артикула, обнаруженные как недостачи/излишки, составляются Расходные/Приходные накладные, которые отражаются в системе магазина.

д. Артикула, обнаруженные как некомплект (например, у спортивного костюма отсутствуют брюки) подлежат только расходованию из системы 1С магазина на основании регулярного пересчета товара.

е. При обнаружении пересортицы, не относящейся к поразмерной (разные артикулы, имеющие одинаковую цену и относящиеся к одной модели), Директор составляет отдельные Приходные и Расходные накладные, которые отражаются в системе магазина.

ж. Директор магазина обеспечивают наличие штрих-кодов на всех вещах, расположенных в магазине. Сканированию подлежит весь товар магазина. Запрещается исключать из процесса пересчета какие-либо группы товара.

з. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью/Контролер остатков товара осуществляет выборочный контроль проведения регулярного пересчета в процессе сканирования/пересчета и в процессе сведения информации.

и. При обнаружении в торговой зоне артикулов, которые числятся в складской системе (или наоборот) осуществляется перемещение товара между складом и торговой зоной через создание соответствующих документов в системе магазина.

к. Директор магазина в обязательном порядке обеспечивает невозможность несанкционированного доступа к базе 1С штатными сотрудниками путём использования монопольного режима системы 1С, при отсутствии директора в офисе менеджера – блокировку компьютера(ов), на котором вносятся изменения на основе данных пересчета в ведомость.

л. После завершения сканирования товара, для поиска расхождений директор магазина должен раздать сотрудникам ведомости для пересчета товара вручную. В данных ведомостях необходимо обеспечить наличие следующей информации:

- артикул,

- русское наименование товара,

- английское наименование товара,

- номер полки хранения товара на складе,

- номера штрих-кодов оборудования, на которых был отсканирован товар,

- количество отсканированного товара.

м. Каждый Заместитель директора магазина/Администратор торгового зала/Кладовщик магазина должен принимать участие в сведении информации по пересчету минимум 1 раз за 2 плановых регулярных пересчета товара. Запрещается проведение сведения информации по пересчету в составе менее чем 3-х сотрудников магазина.

н. Приходные и Расходные накладные формируются на основе акта инвентаризации, сформированного в программе 1С и отражаются в системе магазина в течение рабочего дня, следующего за ночью, в которую проводился пересчет (до момента закрытия смены и выгрузки данных в офис следующего дня). Приходные и Расходные накладные, сформированные на основе акта инвентаризации, выгружаются из системы магазина в офис до 18 числа каждого месяца.

о. Старший кладовщик/Кладовщик магазина контролирует правильность отображения в системе приходных/расходных накладных по результатам пересчета товара в течение 3-х дней после даты ее проведения. Выявленные ошибочные излишки товара подлежат учету в системе в момент обнаружения с указанием в основании «ошибка пересчета». Выявленные недостачи товара подлежат учету в системе в течение 3-х дней с указанием в основании «ошибка пересчета».

п. Расхождения по результатам пересчета, все коррекции товарного наличия за предыдущий месяц отображаются в файле о недостачах, формируемым Контролером товарных остатков согласно сроков установленных в графике «Сроки проведения инвентаризаций в розничных магазинах России и учет документов в системе Navision».

р. По результатам каждого проведенного пересчета товара Директор магазина формирует следующие документы на бумажном носителе в 1 экземпляре:

- Служебная записка (Приложение 7),

- Акт пересчета,

- Описи товарно-материальных ценностей,

- Приходные/Расходные накладные,

- Объяснительная записка, поясняющая причину возникновения недостач.

На каждом из этих документов ставится подпись Директора магазина. На Акте пересчета, приходных \ расходных накладных и описи товарно-материальных ценностей (в трех разделах) также ставятся подписи всех остальных сотрудников, участвующих в пересчете, и штамп магазина. Перед постановкой подписи в Акте пересчета, сотрудники должны ознакомиться с данными об излишках и недостачах в соответствии с учтенными актами пересчетов и накладными в системе «1С».

с. Если в документах по итогам пересчета отображается слово «инвентаризация», необходимо перед печатью таких документов заменить\удалить данное слово в соответствии с инструкцией, размещенной на внутреннем портале компании Rusweb по ссылке: Оформление документации по итогам ежемесячного пересчета.[PA20]

т. Документы по итогам каждого полного пересчета товара (см.п.8.5.р.) и завизированный территориальным менеджером по управлению розничной сетью, подписанный всеми сотрудниками приказ на проведение пересчета товарных остатков прикладываются к соответствующим товарным отчетам и направляются в офис в соответствии с разделом 27 настоящего Руководства.

8.5.1 Полный пересчет товара сканерами в магазине, имеющим одну зону хранения товара, осуществляется следующим образом:

а. Создаются акты инвентаризации на основе зоны хранения товара, содержащей полное наличие товара

б. Товар, хранящийся в магазине, сканируется по группам, которые соответствуют физическому расположению товара на складе или принадлежности к коллекции/дивизиону/типу таким образом, чтобы в каждый момент времени сотрудник магазина мог четко и достоверно показать подотчетную зону сканирования, а также все отсканированные и не отсканированные количества в ней.

в. Информация о товаре из сканеров заливается в буфер сканера каждые 1000 – 2000 единиц по группам таким образом, чтобы при ошибке выгрузки информации сохранялась возможность отсканировать выбранную группу товара повторно

г. Удаление информации из сканера осуществляется только после того, как сотрудник магазина убедился в корректной выгрузке информации в буфер сканера

д. Рекомендуется заранее создать несколько буферов сканирования с названиями, которые соответствуют группе товара или фамилии сотрудника, осуществляющего сканирование, заливать информацию из сканеров соответственно наименованию буферов

е. Рекомендуется заранее пометить стикерами с фамилиями ответственных за зоны сканирования магазина или помечать стикерами отсканированное оборудование/полки склада/манекены/короба с товаром в процессе осуществления пересчета, чтобы исключить ошибки пересчета

ж. Информация из буферов сканера распределяется по актам инвентаризаций

з. Проверяется корректность выгруженных данных в составе не менее 3-х сотрудников магазина, технически не сканирующийся товар заносится в акт инвентаризации ручным способом

8.5.2 Полный пересчет товара сканерами и одновременное исправление пересортицы между торговой и складской/иными зонами хранения товара магазина осуществляется по следующему алгоритму:

а. Товарные остатки из зоны хранения товара торговый зал/иных зон перемещаются в складскую зону

б. Создаются акты инвентаризации на основе складской зоны, содержащей полное наличие товара

в. Сканируются вещи торгового зала

г. Информация по торговому залу переносится в буфер сканера

д. На основе буфера сканера создается, сохраняется, но не учитывается накладная перемещения товара

е. Буфер сканера распределяется по актам инвентаризаций

ж. Аналогично поступаем с другими зонами хранения товара

з. Сканируются вещи склада магазина

и. Информация загружается в буфер сканера и распределяется по актам инвентаризаций

к. Проверяется корректность выгруженных данных в составе не менее 3-х сотрудников магазина, технически не сканирующийся товар заносится в акт инвентаризации ручным способом

л. Учитывается сохраненная накладная на перемещение из склада в торговую зону/учитываются накладные на перемещения на основе созданного наличия по иным зонам хранения товара

м. Выявление фактической недостачи торговой зоны происходит путем сличения накладной перемещения в складскую зону до пересчета, с накладной перемещения в торговую зону после пересчета.