Б 04.3 Документування систем

При документуванні системи необхідно дотримуватися таких процедур:

08.3 Використовувати блок-схему системи, на якій повинні бути вказані потоки та напрямок операцій та описані процедури по здійсненню операцій. Див. Розділ Б 05.

Намагайтеся завжди складати як найпростіші блок-схеми, адже їх мета – показати роботу системи на спрощеній схемі.

08.4 Блок-схеми складають з такою метою:

а) Допомагають аудиторам уявити систему в цілому та передбачити, які засоби контролю можуть або повинні бути складовою частиною даної системи (на основі інформації, отриманій протягом попередніх аудиторських перевірок, та власному досвіді). Перелік засобів контролю, які на думку аудиторів повинні бути вбудовані в систему, подається в першій колонці.

б) Представляють собою стандартний і логічний спосіб документування засобів внутрішнього контролю (в колонці “описання наявних засобів контролю”).

в) Дають аудиторам загальну структуру для організації аудиту таким чином, щоб практично перевірити визначені засоби контролю. Якщо аудит на відповідність не запланований, аудитори повинні обгрунтувати, чому тестування певних засобів контролю не проводилося.

Блок-схеми використовують разом із опитувальним листком внутрішнього аудиту. Дотримання структури опитувального листка допомагає аудиторам тримати в полі зору всі ключові засоби контролю, наявність яких вони перевіряють. Приклади див. в Розділі Б 40 далі.

Використання опитувальних листків дозволяє аудиторам підсумувати виявлені недоліки та розробити зміст перевірок на відповідність.

Таким чином, ми документуємо системи для того, щоб запротоколювати наше розуміння процесу обробки інформації в банку. Документування систем переслідує три мети:

· основна мета – визначити засоби контролю в системі, роботу яких можна перевірити;

· отримати інформацію, яка стане підгрунтям для рекомендацій керівникам підрозділів/ служб по підвищенню ефективності та продуктивності роботи систем їх департаментів;

· отримати загальну по департаменту інформацію для потреб нових співробітників Служби внутрішнього аудиту.

Робочі документи аудиторів повинні містити достатню інформацію для розуміння процесу обробки важливих операцій банку та супутньої інформації. Документування систем проводиться на початку першої аудиторської перевірки даного департаменту; під час наступних перевірок слід користуватися схемами та документами з описанням систем, підготовленими в минулому, за умови внесення всіх необхідних поправок у відповідності до тих змін, які сталися за час, що пройшов.