Що представляють собою системи

Системи представляють собою процедури, за допомогою яких здійснюється обробка інформації та операцій банку. Системи можуть бути двох видів:

· Ручні; наприклад, ведення вручну касової книги або реєстру вкладів клієнтів в філії; або

· Автоматизовані; наприклад, клієнти знімають готівку в банкоматах, а облік касових операцій і оновлення інформації по вкладу проводиться автоматично.

Якщо вид системи визначено як переважно ручна або переважно автоматизована, при підготовці до аудиту було б доцільно визначитися стосовно таких питань:

- Як здійснюється передача інформації з однієї системи в іншу: вручну (наприклад, підсумковий рядок з реєстру операцій за день оператор вносить в систему бухгалтерського обліку вручну) чи автоматично через інтерфейс;

- Як часто здійснюється обробка операцій;

- Які звіти готує департамент, в тому числі визначити повний перелік звітів, що готуються системою автоматично;

- Як здійснюється контроль – повністю вручну, повністю автоматично або вручну, але на основі інформації, отриманої з комп’ютерної системи;

- Процес повністю автоматизований чи здійснюється вручну.

Для документування всіх основних систем певного напрямку діяльності банку слід застосовувати стандартний формат. Стандартний формат включає блок-схеми та стисле описання процесів (форма С 1), опитувальний листок для систем внутрішнього контролю (форма С 2) та коротке викладення встановлених недоліків (форма С 3). Форми розроблені таким чином, щоб допомогти у з’ясуванні наявності/ відсутності систем внутрішнього контролю та визначенні можливих недоліків певних ланок системи. Більш грунтовно даний процес описується далі.