Основні професійні терміни та поняття

З Закону України “Про інформацію”:

Під інформацією цей Закон розуміє документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. Державна інформаційна політика - це сукупність основних напрямів і способів діяльності держави по одержанню, використанню, поширенню та зберіганню інформації.Головними напрямами і способами державної інформаційної політики є:§ забезпечення доступу громадян до інформації;§ створення національних систем і мереж інформації;§ зміцнення матеріально-технічних, фінансових, організаційних, правових і наукових основ інформаційної діяльності;§ забезпечення ефективного використання інформації;§ сприяння постійному оновленню, збагаченню та зберіганню національних інформаційних ресурсів;створення загальної системи охорони інформації;§ сприяння міжнародному співробітництву в галузі інформації і гарантування інформаційного суверенітету України. Галузі іформації - це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про відносно самостійні сфери життя і діяльності суспільства та держави.Основними галузями інформації є: політична, економічна, духовна, науково-технічна, соціальна, екологічна, міжнародна. Основними видами інформації є: статистична інформація; адміністративна інформація (дані); масова інформація; інформація про діяльність державних органів влади та органів місцевого і регіонального самоврядування; правова інформація; інформація про особу; інформація довідково-енциклопедичного характеру; соціологічна інформація. інформаційна діяльність - це сукупність дій, спрямованих на задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави; основні види інформаційної діяльності: одержання інформації - це набуття, придбання, накопичення відповідно до чинного законодавства України документованої або публічно оголошуваної інформації громадянами, юридичними особами або державою; використання інформації - це задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави; поширення інформації - це розповсюдження, обнародування, реалізація у встановленому законом порядку документованої або публічно оголошуваної інформації; зберігання інформації - це забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв; документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві; первинний документ - це документ, що містить в собі вихідну інформацію; вторинний документ - це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів.

З Закону України “Про Національну програму інформатизації”:

засоби інформатизації - електронні обчислювальні машини, програмне, математичне, лінгвістичне та інше забезпечення, інформаційні системи або їх окремі елементи, інформаційні мережі і мережі зв'язку, що використовуються для реалізації інформаційних технологій;

інформатизація - сукупність взаємопов'язаних організаційних, правових, політичних, соціально-економічних, науково-технічних, виробничих процесів, що спрямовані на створення умов для задоволення інформаційних потреб громадян та суспільства на основі створення, розвитку і використання інформаційних систем, мереж, ресурсів та інформаційних технологій, які побудовані на основі застосування сучасної обчислювальної та комунікаційної техніки;

інформаційна послуга - дії суб'єктів щодо забезпечення споживачів інформаційними продуктами;

інформаційна технологія - цілеспрямована організована сукупність інформаційних процесів з використанням засобів обчислювальної техніки, що забезпечують високу швидкість обробки даних, швидкий пошук інформації, розосередження даних, доступ до джерел інформації незалежно від місця їх розташування;

інформаційний продукт (продукція) - документована інформація, яка підготовлена і призначена для задоволення потреб користувачів;

інформаційний ресурс - сукупність документів у інформаційних системах (бібліотеках, архівах, банках даних тощо);

інформаційний суверенітет держави - здатність держави контролювати і регулювати потоки інформації з-поза меж держави з метою додержання законів України, прав і свобод громадян, гарантування національної безпеки держави.

З Проекту Закону України “Про діловодство”:

діловодство - сукупність процесів створення службових документів та організації роботи з ними;

службовий документ - документ, який орган державної влади, орган місцевого самоврядування, підприємство, установа, організація незалежно від форми власності, об‘єднання громадян, підприємець – фізична особа, яка не має статусу юридичної особи (далі – суб‘єкт діловодства) створив або одержав в процесі діяльності;

організаційно-розпорядчий документ – службовий документ, що забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління;

електронний документ - документ, інформація в якому представлена у формі електронних даних, включаючи обов‘язкові реквізити документа, у т.ч. електронний підпис;

носій документної інформації – матеріальний об‘єкт, основною функцією якого є збереження та передавання документної інформації;

реквізит документа - інформація, зафіксована в службовому документі для ідентифікації документа, організації його обігу та/чи надання йому юридичної сили;

уніфікована форма службового документа – склад та послідовність розміщення реквізитів службового документа, відповідно до функціонального призначення службового документа в певній сфері діяльності чи галузі;

документообіг – рух службових документів з часу їх створення або одержання суб‘єктом діловодства до часу завершення виконання або надсилання;

документаційний фонд суб‘єкта діловодства - сукупність службових документів, яку суб‘єкт діловодства нагромаджує внаслідок діяльності;

строк зберігання документів - період обов’язкового зберігання документів, визначений унаслідок виконання експертизи їхньої цінності;

інструкція з діловодства – нормативно-правовий акт, що регламентує організацію та зміст діловодних процесів суб‘єкта діловодства;

юридична сила документа - надана законодавством властивість службового документа бути підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання та/чи управлінські функції;

номенклатура справ - обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання, який складає суб‘єкт діловодства;

служба діловодства – структурний підрозділ або працівник суб‘єкта діловодства, який забезпечує документообіг службових документів, тимчасове, до передання архівному підрозділу, зберігання документаційного фонду або його частини та організує роботу з документами в інших стурктурних підрозлділах;

виконання документа - вид службової діяльності, зміст, характер, строки виконання та виконавці якої обумовлені інформацією документа;

архівний підрозділ - структурний підрозділ або працівник суб‘єкта діловодства, що організує і забезпечує відбір, приймання архівних документів, їх облік, зберігання, користування ними;

архівний документ – документ, що припинив виконувати функцію, задля якої був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на його цінність для особи, суспільства чи держави.

З Закону України “Про обов‘язковий примірник документів”:

національний інформаційний фонд України – сукупність інформаційних фондів (інформаційних ресурсів) держави: архівного, бібліотечного, стандартів, архіву друку, фонду фільмів, патентного та інших фондів.

З Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг ”:

електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа;

дані - інформація, яка подана у формі, придатній для її оброблення електронними засобами;

обов'язковий реквізит електронного документа - обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили;

автор електронного документа - фізична або юридична особа, яка створила електронний документ;

електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів;

суб'єкти електронного документообігу - автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов'язків у процесі електронного документообігу.

З ДСТУ 2732:2004. Дiловодство й архiвна справа. Термiни та визначення понять:

документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її у часі та просторі;

діловодство; справочинство – сукупність професів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами;

службовий документ – документ, який створила або отримала установа (чи інший суб’єкт господарювання) в процесі діяльності

документування управлінської інформації – створювання службових документів, змістом яких є управлінська інформація;

створювання службового документа – складання тексту та оформлювання службового документа;

текст (службового) документа – зміст письмового службового документа, що є його головним реквізитом;

зміст документа – інформація в документі, потреба зафіксувати яку – основна мета його створення;

оформлювання службового документа – фіксування реквізитів службового документа;

реквізит (службового документа) – інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили;

юридична сила (службового документа) – властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і (або) управлінські функції;

організування роботи зі службовими документами – організування документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи;

документна інформація – уся інформація документа (зміст, відбитки печаток, штампів, реєстраційні номери, резолюції, підписи, інші реквізити та службові познаки, а також маргіналії, філіграні, елементи бланка та захисту)

документація – сукупність службових документів, об’єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу;

документообіг – рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання;

архівний документ – документ, що припинив виконувати функцію, задля якої був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на його цінність для особи, суспільства чи держави, а також для власника, зокрема і як рухоме майно;

документаційни фонд установи; документальний фонд установи – фонд службових документів, який установа накопичила внаслідок діяльності, склад і процес формування якого визначають нормативні документи;

текстовий документ – документ, зміст якого – мовна інформація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування;

письмовий документ – текстовий документ, зміст якого зафіксовано за допомогою письмових знаків.

Додаток 2

Н.С.Ларьков

АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ
НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

Начавшийся переход России к информационному обществу, а также глубокие социально-политические и экономические преобразования, происходящие в нашей стране в последние полтора десятка лет, сопровождаются пересмотром многих традиционных представлений в области общественных, гуманитарных наук, актуализацией ряда проблем, находившихся ранее на периферии отечественной научной мысли. Всё это в полной мере относится и к такой сравнительно молодой научной дисциплине как документоведение. Тесная связь документоведения с практикой работы с документами даёт дополнительный стимул для исследований в этой сфере. К тому же следует учесть, что профессия документоведа оказалась одной из наиболее востребованных в постсоветской России. Не случайно со второй половины 1990-х годов примерно в полусотне российских вузов развернулось обучение студентов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Одной из базовых дисциплин этой специальности является курс документоведения. Между тем утверждённая Министерством образования РФ примерная программа этого курса далека от совершенства. До сих пор нет ни одного отечественного учебника по документоведению, если не считать нескольких разношерстных и небольших по объёму учебных пособий.

С чем это связано? Прежде всего, с серьёзным отставанием в разработке теоретических вопросов документоведения, обусловленным, по меньшей мере, двумя основными причинами. Во-первых, в нашей стране достаточно узок круг исследователей, занимающихся этой проблематикой [1]. Во-вторых, и это, пожалуй, главное – изучение теории документа и документной деятельности в России сковано узкими рамками управленческого, административного документоведения, сторонники которого ограничивают свои исследования преимущественно управленческой документацией, делопроизводственной сферой.

Подобное ограничение объекта и предмета документоведения обусловлено прежде всего историческими особенностями его становления и развития в нашей стране, проходившего во многом изолированно, за «железным занавесом». Своё признание в качестве научной дисциплины документоведение в Советском Союзе получило лишь во второй половине XX столетия. Этому предшествовал длительный период так называемого практического документоведения, когда шёл процесс накопления эмпирического материала, формировались подходы к его осмыслению. В России он затянулся, в том числе и из-за социальных катаклизмов первой половины прошлого века. На протяжении многих десятилетий учёные, исследовавшие документоведческую проблематику, были вынуждены выполнять социальный заказ большевистской власти. Созданный в 1930 г. в Москве государственный историко-архивный институт (МГИАИ), в недрах которого велись документоведческие исследования, длительное время находился вместе со всей системой государственных архивов в составе Народного комиссариата внутренних дел СССР, что отнюдь не способствовало развитию научной мысли.

Первоначально новое направление было представлено в МГИАИ в качестве раздела общего делопроизводства в курсе архивоведения, а затем выделилось в самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР». Появившийся в 1943 г. термин «документоведение» для обозначения новой дисциплины фактически закрепил за ней преимущественно делопроизводственную проблематику. Такое узкое понимание предмета документоведения стало господствующим и сохранялось на протяжении всех последующих десятилетий. Выйдя, как из гоголевской шинели, из архивоведения и делопроизводства и будучи изначально призванным решать прежде всего актуальные оперативные вопросы документационного обслуживания советской административно-командной системы, документоведение до сих пор несёт на себе этот родовой отпечаток, по-прежнему ориентировано на управленческую документацию, делопроизводство [2].

Между тем ещё на рубеже XIX–XX столетий бельгийским учёным Полем Отле, по праву считающимся отцом документационной науки, было сформулировано более широкое научное понимание документа и науки о документе. П. Отле включал в понятие документа печатные и рукописные книги, газеты, журналы, письма, чертежи, карты, фотографии, рисунки и т.п., а также природные, и технические предметы, находившиеся в музеях. Управленческую же документацию он рассматривал лишь в качестве «одной из ветвей «всеобщей документации», создавшейся в результате сближения, а затем и слияния библиографии, библиотековедения, архивоведения и даже музееведения» [3]. По мысли П. Отле и его единомышленников, документационная наука призвана изучать все документальные источники информации, документную деятельность во всех сферах общественной жизни.

Такое широкое толкование документа ещё в дореволюционный период встретило понимание и среди российских специалистов, о чём свидетельствует, в частности, определение понятия документ, сформулированное в 16-м томе «Нового энциклопедического словаря», издававшегося Ф.А. Брокгаузом и И.А. Ефроном. В соответствующей статье (автор – А. Гойхбарг) содержалось определение понятия документ не только в традиционно узком для того времени, юридическом смысле, но и в широком, вполне созвучном с тем, что предлагал П. Отле: «Документ – в обширном смысле всякий неодушевлённый предмет, содержащий в себе следы человеческой мысли и деятельности» [4].

В 1920-е годы такой подход разделял известный отечественный книговед М.Н. Куфаев, который, правда, вместо термина «документ» использовал термин «книга», рассматривая последнюю как «вместилище мысли и слова человека, взятых в их единстве и выраженных видимыми знаками». Поэтому книгами он считал также и «иероглифы на сфинксах или на камнях храма, и папирусный свиток», равно как и листовки, и газеты, и фонографические валики, и грампластинки [5].

Однако лишь спустя несколько десятилетий, когда началось бурное развитие наук об информации, отечественные учёные вновь обратились к широкому толкованию документа. Связано это было с тем, что во второй половине XX века стал активно применяться системный подход в исследовании документа, было обращено серьёзное внимание на информационную природу документа, что привело не только к дальнейшему расширению, но и, самое главное, к углублению его понятия. Тон здесь задавали специалисты в области информатики, кибернетики, документалистики [6].

Всё это не могло не оказать определённого влияния и на развитие документоведения. В частности, в изданном в 1968 г. «Кратком словаре архивной терминологии» документ определялся уже как «результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотоплёнке и др.» [7]. Вместе с тем советские документоведы, во многом разделяя широкое толкование понятия «документ», тем не менее продолжали ограничивать сферу научных интересов документоведения почти исключительно управленческой документацией [8].

Правда, в 1980-е годы отдельные советские документоведы (Б.И. Илизаров, А.Н. Сокова) в развитие идей П. Отле всё же поставили вопрос о необходимости выхода за рамки традиционных представлений о предмете и объекте документоведения. Они писали о перспективе создания «интегрированной научной дисциплины», о появлении «области знаний, где формируется общая теория документа, возникающая в процессе междисциплинарной интеграции дисциплин, для которых документ является основным объектом исследования, а именно: архивоведения, археографии, документоведения, информатики, книговедения, источниковедения» [9].

Однако лишь на рубеже XX–XXI столетий начался переход от постановки проблемы к её реализации и были сделаны первые шаги в этом направлении, в частности, в вузовских учебных курсах Н.Б. Зиновьевой, Ю.Н. Столярова, украинского профессора Н.Н.Кушнаренко. Обращает на себя внимание тот факт, что все названные авторы работают в вузах культуры. Иначе говоря, наиболее активными и последовательными сторонниками широкого понимания объекта и предмета документоведения выступают специалисты в области книговедения, библиотековедения, библиографоведения. Не в последнюю очередь связано это с тем, что во второй половине XX столетия, с развитием новых информационных технологий произошло существенное сближение традиционной книги с электронными изданиями на новых материальных носителях – магнитных лентах, магнитных, оптических, магнитооптических дисках и т.п. Реальностью стали электронные библиотеки. В силу ряда причин библиотеки в настоящее время быстрее, интенсивнее других социальных институтов, занимающихся документной деятельностью, превращаются в комплексные информационные центры, работающие с самой различной документацией, на самых разных материальных носителях. В библиотеках активнее и эффективнее используются новые информационные технологии, библиотечные работники острее ощущают потребность в широком понимании и комплексном научном исследовании документа, функционирующего в условиях формирующегося единого мирового информационного пространства. И вот уже всё громче звучат голоса о постепенном превращении библиографии в документографию, а книговедческих дисциплин – фактически в субдисциплины документоведения.

В то же время, складывается впечатление, что новые подходы к документу, осмыслению документной деятельности медленнее осваиваются в архивоведении и особенно среди специалистов в области «традиционного» административного документоведения, хотя многие из них ощущают потребность в разработке общей теории документа и документной деятельности. О такой потребности свидетельствуют, в частности, попытки выхода архивистов в смежные области, предложения о создании междисциплинарных направлений исследований – архивологии (Т.И. Хорхордина, Е.В. Старостин), феноменологии документа (В.А. Савин) и т.д. Тревога ведущих отечественных архивистов несколько лет назад была выражена в статье Т.Т. Хорхординой, отмечавшей: «Отечественная архивоведческая мысль отстала от современного уровня научно-теоретического мышления в гуманитарной сфере как в России, так и за рубежом»; «в отечественном архивоведении утрачен вкус к теоретическим дискуссиям» [10].

Таким образом, в настоящее время, наряду с документоведением в узком смысле, т.е. «традиционным», изучающим главным образом управленческие, административные документы, пробивает себе дорогу теоретическое, общее документоведение, базирующееся на более широком понимании документа. Объектом этой научной дисциплины (Ю.Н. Столяров предлагает назвать её «документологией») становится вся документированная информация, т.е. информация, зафиксированная на материальном носителе созданным человеком способом с целью её передачи в социальном пространстве и времени.

Постепенно формирующееся среди отечественных документоведов понимание необходимости глубокой разработки общей теории документа не привело пока к созданию такой теории. Обнадёживает, однако, складывание необходимых предпосылок для этого, среди которых можно было бы назвать обозначившийся подход к документу как к многоуровневой информационной системе, представляющей собой двуединство информации и материального носителя; серьёзный функциональный анализ документа; исследования свойств документированной информации и др.

В то же время в процессе становления и развития теоретического документоведения необходимо преодолеть немалые трудности, в числе которых и не вполне разработанный методологический инструментарий, и не устоявшийся ещё понятийный аппарат, и дискуссионность многих проблем. Выше уже отмечалось, что среди документоведов нет единства мнений даже относительно такого базового понятия, как документ [11]. Дискуссионными являются понятия «электронный документ», «технотронный документ», «ценность документа» и некоторые другие.

Отечественные документоведы традиционно ставят знак равенства между понятиями «система документирования» и «документационная система» [12]. Между тем, если исходить из общепринятого определения, что документирование – это запись информации на материальном носителе по определённым правилам, то следует признать, что в таком случае система документирования никак не может быть документационной системой. В систему документирования входят не документы, а способы и средства их создания, обусловленные физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков. Иначе говоря, понятие системы документирования связано прежде всего и главным образом с технологией фиксации информации на материальном носителе. К числу основных систем документирования в таком случае можно отнести: системы графической записи, системы механической записи, фотографические, электромагнитные, оптические, магнитооптические, электростатические.

Нерешённость вопроса о предмете и объекте документоведения, слабая изученность многих его теоретических вопросов стали причиной ряда дискуссий, вспыхнувших в последнее время среди специалистов в области архивоведения, дипломатики, источниковедения, археографии.

Дискуссионной, в частности, является проблема трансформации документа в исторический источник. Так, руководитель Федеральной Архивной службы России, член-корреспондент РАН В.П.Козлов полагает, что любой документ, прежде чем стать историческим источником, проходит три стадии бытования – создание, существование в качестве регулятора процессов и явлений действительности, хранение в архиве. И лишь после описания архивного документа, снятия ограничений на доступ к нему, т.е. после превращения его в публичный документ, происходит переход документа на четвёртую стадию его бытования – в качестве исторического источника [13]. Оппоненты В.П. Козлова, так же как и многие зарубежные исследователи, считают, что «историческим источником документ становится не после его описания, когда над ним склонится историк, а с момента своего рождения»[14].

В основе взглядов сторонников первой точки зрения лежит стадиальный, т.е. по сути технологический подход в работе с документами, тогда как во втором случае – системный, информационно-функциональный подход, в соответствии с которым любой документ изначально, с момента своего создания, обладает функцией передачи и сохранения информации во времени и пространстве. До поры, до времени функция исторического источника у документа является латентной, остаётся в потенции. Таким образом, активизация и актуализация документа, как носителя социальной памяти, может осуществляться не только на стадии архивного хранения, но и в период оперативного функционирования документа. Иначе говоря, любой документ, независимо от стадии его бытования, может выступать в роли исторического источника.

С проблемой трансформации документа в исторический источник тесно связана теория экспертизы ценности документов. Некоторые специалисты справедливо отмечают, что в настоящее время за пределами этой теории оказывается «человеческий» фактор, а «преобладающим остаётся сложившийся ещё в двадцатые–шестидесятые годы индустриальный (по типу промышленного конвейера) подход к отбору документов на постоянное хранение, не учитывающий индивидуальности исследователя и архивиста» [15]. Печальные последствия такого подхода хорошо известны исследователям, изучающим историю советского периода. Историков не может удовлетворить содержание перечней и других нормативно-методических документов, которыми руководствуются сотрудники служб ДОУ и архивисты при отборе документов на хранение. В результате в некоторых архивах и архивных фондах (к примеру, УВД) почти невозможно найти «живую» информацию о людях. Недостатки методологии и методики экспертизы ценности документов опять же, на наш взгляд, связаны с тем, что она складывалась и продолжает разрабатываться в недрах административного документоведения и архивоведения, вне рамок общей теории документа, где гуманитарная составляющая занимает важнейшее место.

К числу недостаточно изученных теоретических проблем документоведения относится общая классификация документов. Созданные к настоящему времени классификационные схемы охватывают преимущественно отдельные крупные системы, комплексы документов. Наиболее разработаны, в частности, библиотечные классификации (Библиотечная классификация Дьюи, Унифицированная десятичная классификация, Библиотечно-библиографическая классификация), а также классификации управленческой документации (Общероссийский классификатор управленческой документации), классификации исторических источников.

Что же касается общих классификационных схем, то все они пока ещё далеки от совершенства. В частности, авторы схемы так называемой «фасетно-блочной классификации», учитывающей информационную и материальную составляющие документа, а также обстоятельства его бытования во внешней среде [16], неоправданно относят к информационной составляющей документа блок-фасет «Вид документа по способу документирования». В данном случае речь идёт о способе записи информации на материальном носителе, а не о самой информации, что даёт основание к выделению его в качестве самостоятельного блока признаков. Ряд неточностей и упущений содержится и в рамках отдельных классификационных блоков. Так, классификация по физической (материальной) составляющей документа совершенно не учитывает характеристики рабочего слоя материального носителя. «Вид документа по степени его распространённости» относится не к информационной составляющей, а к обстоятельствам его бытования во внешней среде. Но, пожалуй, основной недостаток этой классификационный схемы заключается в том, что она находится в отрыве от глубинной социальной сущности документа, не учитывает характера и разновидностей содержащейся в документе социальной информации – массовой, специальной, личной.

Ещё слабее разработана классификация документных систем. Имеющиеся классификационные схемы охватывают, главным образом, отдельные сферы работы с документами. В частности, в традиционном, административном документоведении системы документации разделяются на функциональные (свыше 40) и корпоративные (ведомственные, отраслевые) [17]. В последнее время предпринимаются попытки на основе функционально-информационного подхода, с учётом происхождения социальной информации «выделить документационные системы деловой, социально-политической, научно-технической, экономико-финансовой информации» [18]. Однако предложенная классификация, хотя и является шагом вперёд, фактически охватывает только специальную документацию, оставляя в стороне массовую документированную информацию (эстетическую, религиозную, бытовую и т.д.), равно как и личные документы (письма, дневники и т.п.). Таким образом, приходится констатировать отсутствие в настоящее время достаточно обоснованных классификаций, которые бы охватывали всё многообразие документов, все их виды, формы, жанры, условия бытования в оперативной и ретроспективной среде.

Ещё одной проблемой, требующей пристального внимания в теоретическом документоведении, является документная коммуникация, которая вплоть до последнего времени изучалась главным образом опять же в рамках отдельных направлений и этапов работы с документами. Между тем глобализация информационных процессов требует более пристального внимания к исследованию документных потоков, документных каналов, коммуникационных барьеров, к выяснению места и роли документной коммуникации в общей системе социальной коммуникации.

Документ, как известно, представляет собой двуединство информации и материального носителя. Однако бытование каждой из этих двух составляющих документа во внешней среде имеет свои особенности. Так, движение документа как материального носителя происходит в трёхмерном пространстве и астрономическом времени, тогда как движение документированной информации осуществляется в социальном времени и социальном пространстве, с иной скоростью, с различными коэффициентами информативности и объёмами тезауруса для различных реципиентов. Между тем традиционное административное документоведение практически не занимается этой проблемой, сводя движение документов во внешней среде к проблемам документооборота и к чисто технологическим операциям, пусть даже и с использованием самых современных компьютерных технологий.

Теоретическое документоведение не может обойти проблему документной коммуникации ещё и потому, что её рассмотрение в смежных науках порой уязвимо для критики. В частности, в содержательной книге А.В. Соколова «Общая теория социальной коммуникации», изданной в 2002 году, в разделах, посвящённых документной коммуникации, фактически исключена из объекта исследования административная, производственно-техническая, личная документация. Кроме того, пытаясь разделить документную и электронную коммуникации, автор не только не приводит чётких критериев этого деления, но даже и не упоминает о таком термине и понятии, как электронный документ. В результате получается, что информация, содержащаяся в сети Интернет или появляющаяся на телевизионных экранах, как бы и не имеет материального носителя. Между тем проблема электронных документов, их сущности, классификации, аутентичности, экспертизы ценности, защиты от несанкционированного доступа и т.п. в последние два десятилетия стала одним из важнейших направлений в документоведении.

Узость традиционных документоведческих подходов, нерешённость целого ряда теоретических проблем отрицательно сказывается в целом на оптимизации информационно-документационных процессов. Отсутствует глубокое понимание того, что вся созданная и функционирующая в обществе документированная информация является сложной многоуровневой системой, представляющей собой единое целое и требующей единого подхода к процессу её управления.

Разумеется, обозначенными проблемами список нерешённых либо дискуссионных тем и сюжетов в документоведении далеко не исчерпывается. Вместе с тем достаточно отчётливо прослеживается тенденция, суть которой заключается в том, что в административном, традиционном документоведении весьма ограниченно представлен гуманитарный компонент. В значительной степени то же самое можно сказать и в целом о Государственном образовательном стандарте специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Между тем документовед в условиях перехода к информационному обществу не должен, в нашем понимании, зацикливаться на административном документоведении. Ему необходима более фундаментальная, в том числе гуманитарная, подготовка, позволяющая работать во всех основных сферах информационно-документационной деятельности. Такую подготовку могут обеспечить прежде всего классические университеты, причём таким образом, чтобы специалисты-документоведы, выходя из их стен, не просто были бы востребованы на рынке труда, но и сами целенаправленно и творчески воздействовали на самые разные направления информационно-документационной деятельности, формируя цивилизованное информационное пространство XXI века.

Примечания:

1. Директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела М.В.Ларин с тревогой отмечает, что «в данный момент в России… наблюдается отток кадров (особенно молодых) из сферы научных исследований в области документоведения и архивоведения по различным причинам, в том числе из-за отсутствия соответствующего финансирования» (Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга, 2002. С. 6).

2. Об этом свидетельствует ныне действующий Государственный образовательный стандарт курса «Документоведение» (См.: Документоведение и документационное обеспечение управления. Специальность 350800: Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования и примерные программы дисциплин федерального компонента (циклы общепрофессиональных дисциплин и дисциплин специальности). М.: РГГУ, 2001). См. также: Кузнецова Т.В. Новый образовательный стандарт по специальности // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 19; Она же. Проблемы взаимосвязи документоведения и источниковедения // Труды историко-архивного института. Т. 35. Архивистика на рубеже веков XX-XXI. М., 2000; Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 9; Фионова Л.Р., Артемова С.Г. Вариант построения электронного пособия по основам документоведения // Делопроизводство. 2001. № 2. С. 63–66 и др.

3. Отле Поль. Руководство к администрированию. 2-е изд. М.-Л.: Изд-во «Техника управления», 1931. С. 19.

4. Новый энциклопедический словарь. СПб.: Б.г. Т. 16. С. 532–533.

5. Куфаев М.Н. Избранное. М.: «Книга», 1981. С. 21, 37, 42–43, 48. Не случайно советские книговеды впоследствии оценивали взгляды М.Н. Куфаева как не вполне марксистские (См.: Там же. С. 7).

6. См.: Воробьёв Г.Г. Документ: информационный анализ. М., 1973. С. 7 и др.

7. Краткий словарь архивной терминологии. М.–Л., 1968. С. 19–20.

8. См.: Сокова А.Н. Развитие советского документоведения в условиях научно-технической революции (1960–1980 гг.). Автореф. дисс. на соиск. учён. степени докт. ист. наук. М., 1986; Илюшенко М.П. К понятию «документ» (эволюция термина и предмет документоведения) // Советские архивы. 1986. № 1. С. 31.

9. Матяш И.Б., Кулешов С.Г. Архивная наука и документоведение Украины на современном этапе // Отечественные архивы. 2002. № 6. С. 55.

10. Хорхордина Т.И. Архивоведение на стыке веков // Труды историко-архивного института. М., 2000. Т. 35.

11. «До настоящего времени, – отмечает директор ВНИИДАД М.В. Ларин, – в документоведении и архивоведении не выработано чёткого, однозначного и общепринятого термина «документ». Вместе с тем такая дефиниция необходима для развития теории документоведения» (Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство. 2000. № 1. С. 5).

12. См.: Плешкевич Е.А. Знания о документе: к истории вопроса // Отечественные архивы. 2003. № 4. С. 27–29.

13. Козлов В.П. Теоретические основы археографии с позиций современности // Теоретические основы археографии с позиций современности: Материалы дискуссии. М., 2003. С.7.

14. Старостин Е.В. Терминологическая интервенция // Теоретические основы археографии… С. 51; Савин В.А. Феномен документа: к постановке проблемы // Труды историко-архивного института. М., 2000. Т. 35.

15. Савин В.А. Феноменология документа: постановка проблемы // Вестник архивиста. 2001. № 1. С.171.

16. См.: Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: Знання, 2000. С. 93–117.

17. Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов // Служба кадров. 2001. № 11. С. 82–83.

18. Плешкевич Е.А. Указ. соч. С. 28.

Статья опубликована:

Документ в меняющемся мире: Материалы Первой Всероссийской научно-практической конференции (27 – 28 ноября 2003 г.) / Под. ред. профессора Н.С. Ларькова. Томск: Изд-во Том. ун-та, 2004. – С. 3-13. // http://www.if.tsu.ru/chair5/works/stati/st(larkov_1).htm#q2

[1] Відповідно до Переліку напрямів, за якими здійснюється підготовка фахівців у вищих навчальних закладах за освітньо-кваліфікаційним рівнем бакалавра, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 13 грудня 2006 р. № 1719, чинним є напрям підготовки «Документознавство та інформаційна діяльність» (код – 6.020105) у межах галузі знань 0201 «Культура».

[2] Наприклад, у навчальних закладах Франції ХІХ ст. викладаються синтезовані навчальні курси у межах підготовки архівістів-бібліотекарів чи палеографів-бібліотекарів (Архівна школа в Парижі). Розвиток книгодрукування на заході призвів до значних зрушень в інформаційно-документальній сфері взагалі, що у подальшому відіграло значну роль у формуванні наукових дисциплін про документ.

[3] Бюрократія – (з франц.: букв. – панування канцелярії, від «канцелярія», «бюро»+ грец. «кратос» – влада) – в класово антагоністичних країнах привілейована і відірвана від народу каста виших урядовців, що служить пануючому експлуататорському класу.

[4] «статс» – у перекл.: держава.

[5] «обер» - у перекл.: «вищий», «старший»