Працівники колезького діловодства

Перехід від самодержавства XVII ст. до самодержавства XVIII ст. “…з його бюрократією, служилими станами”, призвів до створення у XVIII ст. абсолютної монархії, чиновницько-дворянської імперії. Перетворення уряду Петра Першого, спрямовані на зміцнення держави поміщиків і торговців, зачепили найрізноманітніші сторони державної діяльності. Усі крупні зміні у діловодстві також пов‘язані з реформами Петра Першого. Реформа державного апарату привела до створення системи нових установ: Сенат; Синод, колегії; місцеві канцелярії.

Реформи управління значно збільшили кадри бюрократії, роль якої в роботі державного апарату безперервно зротає. Бюрократія стає однією з основних опор самодержавства.

Створені колегії для управління різними галузями дежравного життя: колегія иноземних справ; військова колегія, ревізії, юстиц-колегія, вотчинна колегія, берг-мануфактур, коммерц-колегія.

У колегіях було однотиповий внутрішній устрій; чіткий розподіл функцій; колегіальний порядок вирішення справ; сувора законодавча регламентація прав і обов‘язків.

Основою організації діловодства XVIII ст. в державних установах був Генеральний Регламент, тобто спеціальний статут.

Єдиною організаційною формою, спеціальним апаратом виступала канцелярія колегії.

Генеральний Регламент детально визначив склад канцелярії, в штаті якої були:

· Секретар

· Нотаріус

· Реєстратор

· Актуаріус

· Канцеляристи

· Копіїсти

· Перекладачі (для письмових перекладів)

· Толмачі (для усних перекладів)

· Вахмістр.

Центральною фігурою в колезькій канцелярії був секретар. На нього покладалася відповідальність за постановку діловодства, підготовку справ до засідань, доповідь справ на колегії, зберігання печатки. Добре знав закони, був зобов‘язаний у доповідях по справах робити посилання на відповідне законодавство.

На вхідних документах, що поступали в колегію, секретар мав помічати у верхньому правому кутку номер і дату його отримання.

Обов‘язки нотаріуса (або протоколіста) полягали в документуванні засідань колегії, складанні протоколів відповідно до стандартної форми.

Колезький реєстратор вів реєстраційні журнали усіх справ, що розглядалися в колегії.

Усі завершені у діловодстві документи (“письма”) потрапляли до актуаріуса, який вів по них особливий реєстр. Актуаріус був “хранителем бумаг”. Також при видачі справи з архіву у тимчасове користування актуаріус мав брати обов‘язкову розписку.

Робота для всього штату колегії була присяжною, “присяжна посада” за Генеральним Регламентом означала беззаперечне дотримання законів, а також передбачалася ціла система покарань за посадові злочини, за порушення державних інтересів.