Анонимная проверка

Широко используется в практике внутренних проверок. Ревизор, под видом обычного клиента или покупателя, посещает контролируемое предприятие. Фиксирует общение с ним персонала, качество предоставленных товаров или услуг, уровень сервиса и т.д.

Например, в качестве обычного посетителя ревизор может снять номер в отеле на 1—2 дня. Фиксировать приветливость персонала, состояние номера, качество еды и т.д. В ходе такой проверки может использоваться скрытая съемка действий персонала и состояния помещений.

Внутренний ревизор может провоцировать персонал на неправомерные действия и наблюдать за поведением сотрудников.

Некоторой вариацией данного метода можно рассматривать метод «контрольной закупки», более характерной для отечественной практики контроля. Однако контрольная закупка производится в короткий промежуток времени, а анонимная проверка может длиться несколько дней или даже недель. Ближе к анонимной проверке действия специально уполномоченных органов, осуществляемых в ходе расследования.

Осмотр

Этот метод применяется в ревизионной практике для оценки ревизором состояния ревизуемого объекта. Ревизор может осмотреть состояние объекта незавершенного строительства, отдельных станков, склада и т.д.

Например, в отчетности организации отражено незавершенное строительство, в составе которого по документам отражена стоимость закладки фундамента. Ревизор может выехать на место и осмотреть объект.

От инвентаризации данная процедура отличается отсутствием громоздкого документального оформления (приказа о назначении инвентаризации, создания комиссии, составления описей и т.д.).

Близка данная процедура к наблюдению, но в отличие от нее предполагает четко заявленное желание ревизора осмотреть конкретный объект, тогда как наблюдение дает лучшие результаты без предварительного афиширования.

Опрос

Опрос может быть устным и письменным. Получение ответов на поставленные ревизором вопросы должно носить согласительный характер, без какого-либо давления и угроз со стороны контролера.

Перед тем как проводить опрос, необходимо объяснить опрашиваемому лицу, каким законодательным и нормативным документами регулируются права ревизора и обязанности должностных лиц по даче объяснений. Перечень и постановка вопросов должны совпадать с целями и задачами контрольного мероприятия, не выходить за рамки деятельности проверяемого предприятия.

Письменное объяснение сотрудника проверяемой организации должно быть адресовано контрольно-ревизионному ведомству, по поручению которого проводится контрольное мероприятие.

Проверяющий обязан подготовить в письменном виде перечень вопросов, на которые необходимо получить объяснения и разъяснения.

В рабочей документации должны найти отражение вопросы, на которые собеседник отказался ответить по каким-либо причинам.

Приведем примерный перечень вопросов на тему «Подтверждение фактического участия и соблюдение действующего порядка организации и проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей»:

• занимаемая должность;

• служебные обязанности с включением рассматриваемого эпизода;

• подтверждение об участии в инвентаризации;

• лица, участвовавшие в инвентаризации;

• внутренние нормативные акты или приказ, обусловившие участие данного лица в инвентаризации;

• конкретные обязанности работника;

• личное участие в подсчете, пересчете, взвешивании, обмере и иных подобных действиях;

• знаком ли работник с показаниями весоизмерительных приборов лично;

• подтверждает ли умение пользоваться гиревым хозяйством;

• вел ли записи пересчитанных ценностей, каким образом шел подсчет, может ли представить записи, где они;

• не было ли факта, когда записи вели со слов материально ответственного лица;

• с какой целью вели записи, кто попросил, для чего;

• сопоставлялись ли личные данные с иными сведениями, бухгалтерскими документами; если да, были ли расхождения;

• не было ли фактов, когда инвентаризировали в коробках, тюках, контейнерах, в другой таре без распаковки;

• проводились ли лабораторные обследования химических, физических и иных качеств инвентаризуемых ценностей; кто отбирал пробы, каким образом, дальнейшие действия;

• не было ли фактов недостачи, на которые впоследствии были оформлены акты на уничтожение;

• числятся ли по актам на уничтожение пришедшие в негодность ценности, видел ли их лично, пересчитывал ли, каким образом (проверяющий должен убедиться, возможно ли указанные в объяснительных действия совершить физически);

• каким образом производилось уничтожение ценностей, что при этом использовалось; где происходило уничтожение, кто еще непосредственно в этом участвовал и присутствовал;

• использовались ли какие-либо дополнительные технические средства, подсобная сила; не было ли необходимости в транспорте; был ли он, кто водитель, кто погружал пришедшие в негодность ценности, каким образом;

• не отлучался ли участник от проведения инвентаризации по роду работы, в силу занимаемой должности и исполнения своих служебных обязанностей;

• каков период обеда в период проведения инвентаризации; совпадал ли обед участвующих с обедом материально ответственных лиц; опечатывались ли на это время помещения, где находились ценности, производилось ли опломбирование, кто и как осуществлял это;

• у кого из членов инвентаризационной комиссии находились ключи, проверялось ли состояние пломб на замках, не отдавалось ли это на откуп материально ответственному лицу;

• лично ли присутствовал участник при указанных обстоятельствах или же нет, приходили, когда все было открыто;

• не было ли практики, когда опечатывание не производилось, в местах хранения оставались материально ответственные лица под различными предлогами «не обедаю, плохо себя чувствую и т.д.»; какие меры предпринимались по окончании рабочего дня и в начале следующего;

• кто из администрации предприятия проводил инструктаж, ознакомлен ли участник с нормативными документами, регулирующими порядок инвентаризации, владеет ли названными документами;

• если проводилась выборочная инвентаризация, был ли заранее составлен перечень наименований; кто составлял, принцип выбора; при проведении такой инвентаризации кто предлагал наименования, не зачитывались ли они с данных материального отчета; не были ли инициаторами этого кладовщик или бухгалтер, ведущий по учету данное лицо (это достаточные условия для подтасовки результатов инвентаризации при наличии сговора);

• не было ли инициативы со стороны других членов инвентаризационной комиссии об инвентаризации имеющихся в натуре ценностей, однако пресекаемые должностными лицами под различными благовидными причинами «не на подотчете, трудно просчитываемые, находятся в разных помещениях и т.п.»;

• не могло ли это привести к тому, что инвентаризацией охвачены только числящиеся по учету материальные ценности за проверяемым лицом; по этой причине, возможно, и нет излишков. Не удивляет ли опрашиваемое лицо, если по результатам инвентаризации не значится ни излишков, ни недостач при значительном количестве, ценностей под отчетом у материально ответственного лица.

При необходимости следует спросить, в чем заключалась инвентаризация материалов, имеющих специфические качества, особенности физического состояния (например, газообразные, сыпучие, текучие вещества, нефть, уголь, газ, минеральные удобрения и др.).

Следует помнить, что при инвентаризации ценностей с показателями качества: влажность, засоренность, жирность, содержание спирта — необходимо опросить участника, в чем проявилось его конкретное участие, чем подтверждается фактическое измерение, взвешивание и определение их; какие использовались формулы и методы подсчета фактического наличия; ознакомлено ли данное лицо с порядком проведения таких инвентаризаций; имеются ли данные замеров, обмеров, лабораторных анализов и иных данных о состоянии ценностей. В случае отказа от этих действий кто этим занимался, кто и где объявлял итоги и результаты инвентаризации; производилась ли членами комиссии проверка правильности работы весовых и измерительных приборов.

Участника следует спросить, не было ли среди инвентаризированных ценностей таких, на измерение которых влияет окружающая среда (температура, влажность), учитывалось ли это обстоятельство, если да, то каким образом, какие имеются подтверждения.

Приведенный перечень вопросов этим не исчерпывается, является примерным. В каждом конкретном случае он будет дополняться, уточняться, детализироваться и т.д.

Завершающими вопросами при любом истребовании объяснительных являются «имели ли место быть подобные факты в прошлом, перечислите».

Объяснительные записки оформляются в произвольной форме, в числе обязательных реквизитов следует указать:

• наименование контрольно-ревизионного органа;

• от кого; ф.и.о., занимаемая должность;

• вводная часть «на поставленные мне вопросы в связи с проводимой ревизией поясняю...»;

• дата составления документа, подпись.

Учитывая психическое состояние опрашиваемого лица, возможно два подхода к получению объяснительной:

1) задать все вопросы устно и получить ответы в аналогичной форме, затем предложить зафиксировать беседу на бумаге;

2) сразу же написать ответ на очередной поставленный вопрос.

Выбор варианта остается за проверяющим, в зависимости от характера опрашиваемого лица, сложившейся ситуации или иных обстоятельств и условий.

Взаимоотношения с опрашиваемым должны строиться на основе доброжелательности, под мотивом формальной процедуры, якобы одним из обязательных условий проведения контрольного мероприятия и сдачи материалов проверки.

На первом этапе следует добиться главного — согласия на письменное объяснение, пусть сначала на общие вопросы, но впоследствии в более конкретной форме, по существу дела.

Беседа должна проходить на простом понятном языке, без излишней официальности; отсюда редакция и стиль также должны соответствовать этому.

Не исключено, что на отдельные вопросы опрашиваемое лицо не изъявит желания отвечать либо ответит, что не помнит это обстоятельство. Данные факты не должны влиять на темп разговора и препятствовать дальнейшему получению сведений. Вполне допустимы формулировки типа «не помню, забыл, не обратил внимания, потерял и т.д.».

Желательно проговаривать устно письменный ответ и при необходимости помочь сформулировать фразы с тем, чтобы исключить в дальнейшем возможность иного или двоякого толкования объяснения.

Контролер не должен принуждать вспомнить детали, не имеющие принципиального значения для достижения целей и задач контрольного действия.

Последнее должно быть четко сформулировано у проверяющего, и по мере получения очередных ответов он должен видеть предназначение и дальнейшее использование в контрольном мероприятии этой объяснительной. К предполагаемым целям и выводам по результатам опроса работников предприятия можно отнести:

1) наличие откровенного формализма в проведении инвентаризации;

2) все отдано на откуп материально ответственному лицу;

3) не исключена возможность подтасовки итогов инвентаризации в результате сговора с работником бухгалтерии;

4) все имеющие место недостачи оформлены актами на уничтожение, брак, как пришедшие в негодность ценности;

5) отсутствует фактор внезапности, что дает возможность проверяемым лицам соответствующим образом подготовиться к инвентаризации, и т.д.

Последующие действия контролера после получения объяснительной от работника связаны с необходимостью внимательно ознакомиться с ее содержанием и отметить обстоятельства, требующие оперативного подтверждения либо путем перепроверки по оперативным и иным документам, либо путем истребования дополнительных объяснительных от других лиц, включая лиц, отмеченных в полученной объяснительной.

Объяснительные записки с последующих лиц берутся по отмеченному алгоритму с учетом обстоятельств, полученных в предыдущих сведениях. При существенных расхождениях по данным объяснительных необходимо выяснить причины этого и выявить истинное положение дел.

Проверяющий должен убедиться в постоянном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии при снятии остатков материальных ценностей. Для этого следует проверить за период инвентаризации табели рабочего времени, командировочные удостоверения, протоколы производственных совещаний, оперативок, планерок. Проанализировать служебные и функциональные обязанности опрашиваемого, нет ли среди них таких, исполнение которых требует отлучения от хода инвентаризации.

По результатам полученных письменных объяснений контролер может дать предварительную оценку системе внутреннего контроля и принять решение о необходимости перепроверки результатов представленных инвентаризаций и организации новой в период проведения контрольного мероприятия по новой методологии с учетом полученных объяснений и новых вскрывшихся обстоятельств, с элементами внезапности, действительного участия всех членов комиссии, с учетом внешней среды и качественных характеристик, исключением сговора материально ответственных лиц с бухгалтером или иными должностными лицами, при правильной работе весоизмерительных приборов и иных обязательных элементов планирования процедуры, снятия фактических остатков ценностей, оформления материалов и выведения достоверных результатов.

Все материалы, связанные с получением объяснений работников проверяемой организации, должны найти отражение в рабочих документах ревизора, в отдельном файле.

При категорическом отказе работников предприятия от дачи объяснительных под различными предлогами: «коммерческая тайна, запрет руководителя, ничего не помню, отказ без объяснения причин и др.» необходимо поставить в известность руководителя группы ревизоров. В зависимости от ситуации последним принимается окончательное решение по возникшей проблеме. Это может быть выход на руководителя подразделения, предприятия, вышестоящей организации.

При наличии подозрения в совершении экономического преступления либо явного сокрытия фактов присвоений и расточительства необходимо известить в соответствии с установленным порядком правоохранительные органы, органы дознания и иные аналогичные ведомства.