Тема: Бухгалтерская документация и ее значение

Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичной учетной информацией, на основании которой ведется Б/У.

Бухгалтерский документ – представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, в которых содержатся первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или право на их совершение.

Кроме учетных документов учетная информация может содержатся на магнитных носителях информации.

Для механизированной обработки в бух.документах введены специальные реквизиты: коды предприятий, структурных подразделений и др.

С документами тесно связаны такие понятия:

1. документация – первичный учет, поток информации о финансово-хозяйственной деятельности.

2. унификация документов – разработка типовых форм документов для предприятия независимо от форм собственности при оформлении однородных операций, независимо от формы собственности ведомственной принадлежности.
Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке на ЭВМ.

3. стандартизация – установление одинаковых – стандартных размеров бланков, однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу, облегчает бухгалтерскую обработку документов, использование ЭВМ, хранение документов.

4. документооборот – это путь, который совершает документ от его составления до сдачи в архив. На каждом предприятии документооборот разрабатывается главным бухгалтером по согласованию со всеми службами и утверждается руководителем предприятия.
В нем необходимо предусмотреть:
1. наименование отчетов или первичных документов, количество экземпляров.
2. время составления.
3. лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах.
4. сроки и ответственность за предоставление документа в бухгалтерию.
5. лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документы, контролирует, как они используются в бухгалтерии, и в каком деле хранится в текущем архиве.

Тема: Классификация бухгалтерских документов.

Сводные, учетные документы классифицируются по однородным признакам:

1. назначение (распределительные, исполнительные, оправдательные, комбинированные, бухг.оформления);

2. по порядку составления (первичные, сводные);

3. по содержанию хозяйственных операций (материальный, денежный, расчетный);

4. по способу отражения операции (разовые, накопительные);

5. по месту составления (внутренние, внешние);

6. по порядку заполнения (ручные, с применением ЭВМ).

Основанием для записей в регистрах Б/У являются первичные учетные документы, фиксирующие факты совершения хозяйственных операций. Поэтому к состоянию и оформлению первичных документов предъявляются особые требования:

1. своевременность заполнения

2. точность и полнота содержания

3. четкое заполнение документов

4. документы должны быть составлены по форме

5. в документах должна быть произведена таксировка (выражение натуральных показателей в денежном выражении и подсчитаны суммы).

6. кодировка документов заключается в уточнении счетов, на которые следует запись по дебету и кредиту, оформлении в прилагаемых документах хозяйственных операций.

После записи документов по бухгалтерским регистрам происходит их погашение штампом «получено» и «погашено».

Тема: Порядок хранения и изъятия первичных документов
и учет регистров.

Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, где обеспечивается их сохранность и хранение. Эти документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерования журнальных статей помесячно. На обложке папки указывается наименование предприятия, название и порядковый номер папки, год, месяц, число и количество листов в папке.

При передаче документов в архив и при их уничтожении составляется протокол, который хранится в архиве. Для упорядочивания хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет форму:

1). Дата принятия на хранение

2). Номер полки хранения

3). Название и номер дела

4). Год и месяц дела

5). С какого и по какой номер статьи

6). Количество листов в деле

7). Примечание

дела из архива выдаются по письменному распоряжению главного бухгалтера. Изъятие документов может производиться только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговой инспекцией и налоговой полиции на основании постановлений соответствующего законодательства РФ.

Главный бухгалтер может с разрешения и в присутствии представителей органов снять копии с указанием даты изъятия.

Перечень и сроки хранения документов на предприятии, а также порядок их передачи в гос. архивы утверждены Главным Архивным Управлением 1989 г.

Тема: Требования, предъявляемые к первичным
бухгалтерским документам.

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственных операций.

Первичные документы, в том числе на бумажных и магнитных носителях информации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование документа (формы)

2. код формы

3. дата составления

4. содержание хоз.операции

5. измерение хоз.операции (в натуральном и денежном выражении)

6. наименование должностей и лиц, ответственных за совершение хоз.операций и правильность ее оформления

7. личные подписи и их расшифровка

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы могут быть составлены в момент совершения операции. А если это не представляется возможным, непосредственно по окончанию операции.

Своевременность и достоверность создания первичных документов, передача их в установленном порядке и в сроки для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

В первичных документах и регистрах Б/У неоговоренные исправления не допускаются. Исправленные ошибки должны быть подтверждены подписью лиц, подписывающих документ с указанием даты исправления.

Кассовые и банковские документы исправлять не допускается.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в Б/У, накапливается и систематизируются в регистрах Б/У, рекомендованных Минфином РФ и различными ведомственными организациями при соблюдении общих методологических принципов Б/У.

Информация о х/о, произведенных за определенный период времени из регистров Б/У переносится в ……….. виде бухгалтерская отчетность.

Тема: Право подписи первичных документов.

В соответствии с порядком по ведению Б/У и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34п пункт 14) перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов утверждает руководитель по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которые оформляют хозяйственные операции с денежными средствами подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные операции считаются недействительными (!!!) и не должны приниматься к исполнению, за исключением документов, подписанных руководителем ….. органа исполнительной власти.

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры по товарищескому и коммерческому кредиту.